Branża: agencje pracy
W agencji pracy liczy się szybkość: kto pierwszy przedstawi klientowi dobrych kandydatów, ten dostaje zlecenie. Tymczasem rekruterzy przepisują CV, szukają kandydatów w skrzynkach, pilnują terminów badań i dokumentów, a biuro zbiera godziny od klientów i liczy rozliczenia. Pomagamy agencjom pracy i rekrutacyjnym zautomatyzować tę pracę na narzędziach, których już używają, z AI tam, gdzie pomaga. Decyzje o kandydatach zawsze podejmują ludzie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy rekruterów i biura da się przenieść na system.
Agencje pracy
Agencja pracy łączy rekrutację, kadry i obsługę klientów. Rekruterzy pozyskują kandydatów i dopasowują ich do zleceń, biuro prowadzi dokumenty pracowników, zbiera ewidencję czasu pracy i rozlicza klientów, koordynatorzy utrzymują kontakt z pracownikami. Spora część tej pracy to przepisywanie danych i pilnowanie terminów. To właśnie tę pracę automatyzujemy.
Automatyzacja nie zastępuje rekrutera. Ocena kandydata, rozmowa, rekomendacja dla klienta i decyzja o zatrudnieniu zostają przy ludziach. Unijne przepisy o AI zaliczają systemy używane do wyboru kandydatów do kategorii wysokiego ryzyka, dlatego AI w naszych wdrożeniach porządkuje informacje i podpowiada, ale nie ocenia ani nie odrzuca kandydatów. System przyjmuje CV, uzupełnia bazę, przypomina o terminach, zbiera godziny i przygotowuje rozliczenia.
Nie wymieniamy systemu rekrutacyjnego ani programu kadrowo-płacowego. Budujemy obok nich to, czego brakuje: połączenia z portalami i pocztą, rejestr dokumentów i terminów, zbieranie ewidencji od klientów, rozliczenia, komunikację z pracownikami. Połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze agencji.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od CV kandydata do faktury dla klienta. Zaczynamy od obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
CV z portali, maili i formularzy w bazie, bez przepisywania.
Wymagania, liczba osób, terminy i statusy obsadzenia.
Kandydaci pasujący do zlecenia jako lista dla rekrutera.
Umowy, badania, BHP, dokumenty pobytowe i ich terminy.
Godziny od klientów w jednym formacie, do akceptacji.
Faktury dla klientów i dane do wynagrodzeń.
Grafiki, informacje i odpowiedzi w języku pracownika.
Obsadzenie zleceń, rotacja, godziny i marża według klientów.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w agencjach. Decyzje o kandydatach zostają przy rekruterach.
Klient zamawia dziesięć osób do magazynu
Rekruter zaczyna od kandydatów z bazy, a nie od nowego ogłoszenia.
Za miesiąc kończy się ważność badań pracownika
Pracownik nie traci możliwości pracy przez przeoczony termin.
Zamknięcie okresu rozliczeniowego
Rozliczenie bez przepisywania godzin.
Bezpieczeństwo
Agencja przetwarza dużo danych osobowych, w tym dokumenty tożsamości, dane o zdrowiu z badań i dokumenty pobytowe. Wdrożenia projektujemy tak, żeby były pod kontrolą.
Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze agencji.
AI porządkuje informacje i podpowiada, ale nie ocenia, nie odrzuca i nie rankinguje kandydatów automatycznie.
Do modeli nie trafiają dokumenty tożsamości ani dane o zdrowiu.
Rekruter widzi kandydatów, kadry dokumenty, klient tylko dane uzgodnione w umowie.
Dane kandydatów przechowywane i usuwane według zgód i zasad agencji.
Każda automatyczna operacja jest zapisana, więc wiadomo, co i kiedy zrobił system.
Przykład z praktyki
Przykład agencji pracy tymczasowej obsługującej kilkunastu klientów i kilkuset pracowników.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| CV | DziśPrzepisywane do bazy. | Po automatyzacjiW bazie automatycznie. |
| Zlecenia | DziśNowe ogłoszenie za każdym razem. | Po automatyzacjiNajpierw kandydaci z bazy. |
| Dokumenty | DziśArkusz terminów. | Po automatyzacjiPrzypomnienia dla koordynatora i pracownika. |
| Godziny | DziśPrzepisywane z plików klientów. | Po automatyzacjiJeden format, do akceptacji. |
| Rozliczenia | DziśKilka dni pracy. | Po automatyzacjiFaktury i dane do płac po akceptacji. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej agencji.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie przerywać obsadzania zleceń.
Rozmawiamy z właścicielem, rekruterem, koordynatorem i osobą od rozliczeń, przeglądamy narzędzia, wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasGodzina rozmowy i informacja o używanych narzędziach.
Projektujemy przepływ i zasady: co robi system, co robi AI, a co zawsze robi człowiek, także od strony ochrony danych.
Od wasAkceptacja projektu.
Budujemy rozwiązanie i testujemy je na wybranych klientach lub zleceniach.
Od wasRekruter i koordynator oceniający testy.
Uruchamiamy rozwiązanie dla całej agencji i pilnujemy działania.
Od wasUwagi zespołu w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża rekruterów i biuro, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla agencji, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla agencji, które chcą uporządkować pracę od kandydata do faktury.
Dla agencji, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
AI zostanie użyte do oceny kandydatów.
Nie wdrażamy automatycznej oceny ani odrzucania kandydatów. AI porządkuje dane, a decyzje podejmuje rekruter.
Przeoczony termin dokumentu pobytowego.
Przypomnienia z wyprzedzeniem i lista dokumentów kończących się w najbliższych tygodniach.
Błędne godziny w rozliczeniu.
Ewidencja od klienta trafia do akceptacji, a rozbieżności są oznaczone.
Dane kandydatów przechowywane za długo.
Okresy przechowywania według zgód i automatyczne przypomnienia o usunięciu.
FAQ
Agencje pracy: pytania i odpowiedzi
Nie. AI porządkuje CV i podpowiada kandydatów spełniających wymagania formalne. Ocena i wybór należą do rekrutera.
Tam, gdzie portal przekazuje aplikacje mailem lub przez API. Zakres sprawdzamy przy przeglądzie.
Zwykle nie. Łączymy się z systemem, z którego korzystacie, a brakujące elementy budujemy obok.
Pilnujemy dokumentów i terminów według listy wymagań przekazanej przez agencję. Ocena prawna i procedury należą do agencji i jej doradców.
Najczęściej od terminów dokumentów albo od ewidencji czasu pracy i rozliczeń. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.
Pierwszy proces zwykle kilka tygodni, łącznie z testem.
Tak. U nich częściej zaczynamy od kandydatów, zleceń i komunikacji z klientami.
Automatyzacja procesów
Rekrutacja, onboarding i dokumenty pracownicze w jednym procesie.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęOutlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
W agencji pracy administracja rośnie razem z liczbą kandydatów, pracowników i klientów. Opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i granice, których nie warto przekraczać.
Wiele agencji ma bazę z tysiącami kandydatów, a mimo to dla każdego zlecenia publikuje nowe ogłoszenie. Powód jest prosty: bazy nie da się przeszukać. Opisujemy, jak ją uporządkować, utrzymać aktualną i zgodną z zasadami ochrony danych.
Klient agencji pracy oczekuje ludzi na konkretny dzień. Agencja, która obsadza zlecenia szybciej i pewniej, dostaje kolejne. Opisujemy, gdzie w procesie obsadzania traci się najwięcej czasu i jak to zmienić.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czy prowadzicie rekrutację stałą, pracę tymczasową czy oba, ilu macie pracowników i klientów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
