Automatyzacja procesów
CRM nie wie, co dzieje się w programie księgowym, sklep nie zna stanów magazynu, a zespół przepisuje dane między nimi. Łączymy systemy tak, żeby informacja wpisana raz trafiała wszędzie tam, gdzie jest potrzebna.
Z czym przychodzą firmy
Każdy system osobno działa dobrze. Kłopoty zaczynają się na styku między nimi.
Dane klienta z CRM do programu do faktur, zamówienie ze sklepu do ERP, godziny z arkusza do płac.
Adres klienta zmieniony w jednym miejscu, a w pozostałych stary. Faktura idzie pod zły adres.
Informacja trafia do kolejnego systemu dopiero, gdy ktoś ją przepisze. Czasem po kilku dniach.
Ktoś kiedyś połączył systemy, ale nikt nie wie jak. Gdy przestaje działać, nikt tego nie zauważa.
Dwa systemy nie mają wbudowanego połączenia, a dostawcy nie są zainteresowani jego budową.
Eksport z jednego systemu, poprawki w Excelu, import do drugiego. Co tydzień.
Co robimy
Zaczynamy od przepływów danych, które najczęściej są przepisywane ręcznie.
Rysujemy, jakie systemy działają w firmie i jakie dane przechodzą między nimi.
Wygrana szansa sprzedaży tworzy fakturę, a płatność wraca do CRM.
Zamówienia trafiają do ERP, a stany magazynowe wracają do sklepu.
Dane z formularzy trafiają od razu do CRM, Airtable albo systemu zgłoszeń.
Maile i spotkania zapisują się przy właściwym kliencie w CRM.
Połączenia z systemami bez gotowych integracji, także ze starszymi programami.
Powiadomienia o błędach integracji i dziennik wymiany danych.
Opis wszystkich integracji, żeby było wiadomo, co z czym jest połączone.
Przykład z praktyki
Przykład firmy, która używała CRM, programu do faktur i arkusza do rozliczeń.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Wygrana szansa | DziśHandlowiec wysyła mail do księgowości z danymi do faktury. | Po automatyzacjiZmiana statusu w CRM tworzy fakturę w programie do faktur. |
| Dane klienta | DziśPrzepisywane z CRM do programu do faktur. | Po automatyzacjiPobierane automatycznie, zawsze aktualne. |
| Płatność | DziśHandlowiec nie wie, czy klient zapłacił. | Po automatyzacjiStatus płatności widoczny przy kliencie w CRM. |
| Rozliczenia prowizji | DziśArkusz składany ręcznie na koniec miesiąca. | Po automatyzacjiZestawienie oparte na opłaconych fakturach, gotowe w każdej chwili. |
| Błąd integracji | DziśNikt nie zauważa, że połączenie przestało działać. | Po automatyzacjiPowiadomienie dla odpowiedzialnej osoby przy pierwszym błędzie. |
Integracje projektujemy tak, żeby jedno źródło było właścicielem danych. To zapobiega konfliktom i nadpisywaniu informacji.
Jak pracujemy
Integracje muszą działać latami. Dlatego tak samo ważne jak budowa są monitoring i dokumentacja.
Spisujemy systemy, dane i przepływy. Ustalamy, który system jest źródłem jakich danych.
Wybieramy najprostszą drogę: gotowe połączenie, narzędzie bez kodu albo API.
Budujemy integrację i testujemy ją na danych testowych i wybranych prawdziwych przypadkach.
Włączamy integrację i obserwujemy wymianę danych w pierwszych tygodniach.
Reagujemy na błędy i zmiany w systemach, na przykład aktualizacje API dostawców.
Technologia
Łączymy popularne systemy używane w polskich firmach i te mniej typowe.
Make, n8n, Zapier
integracje bez kodu i z niewielką ilością kodu
Microsoft Power Automate
integracje w środowisku Microsoft 365
REST API, webhooki
połączenia z systemami bez gotowych integracji
Pipedrive, HubSpot, Livespace
systemy CRM
Comarch, enova, Subiekt, Fakturownia
ERP, handel i fakturowanie
Shoper, WooCommerce, BaseLinker
sprzedaż internetowa
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Zapier jest najprostszy, Make daje więcej możliwości przy rozsądnym koszcie, a n8n można uruchomić na własnym serwerze, co pomaga przy wymaganiach dotyczących danych. Wybieramy narzędzie pod konkretny przypadek.
Szukamy innej drogi: dostęp do bazy danych, import i eksport plików, poczta albo automatyzacja interfejsu. Rzadko zdarza się, że integracja jest niemożliwa.
Ustawiamy monitoring i powiadomienia o błędach. Przy stałej opiece reagujemy na problemy i dostosowujemy integracje do zmian w systemach.
Stosujemy osobne konta techniczne z minimalnymi uprawnieniami, szyfrowane połączenia i zapis wymiany danych. Projektujemy przepływy zgodnie z RODO.
Zależy od systemów i liczby przepływów. Proste połączenie dwóch popularnych aplikacji to niewielki koszt, integracja ze starszym ERP wymaga więcej pracy. Wycenę przygotowujemy po przeglądzie systemów.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Make, Zapier, n8n, Power Automate, a może własny kod? Pokazujemy, czym te narzędzia się różnią, gdzie kryją się koszty i jak wybrać platformę, która nie zablokuje firmy za rok.
Obsługa zapytań, faktury, onboarding, raporty. Te same problemy wracają w firmach z różnych branż. Pokazujemy, kiedy warto sięgnąć po sprawdzone rozwiązanie dopasowane do firmy, a kiedy lepiej zaprojektować wszystko od początku.
Sztuczna inteligencja
Rozwiązania budowane pod wasz proces, gdy gotowe narzędzia nie wystarczą.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Wypisz systemy, z których korzystacie, i dane, które dziś przepisujecie. Podpowiemy, jak je połączyć najprościej.
