Dane i cyfryzacja
Zmiana CRM, programu do faktur czy przejście z arkuszy do bazy danych to moment, w którym łatwo zgubić dane. Planujemy i przeprowadzamy migrację tak, żeby zespół następnego dnia pracował na kompletnych, uporządkowanych danych.
Z czym przychodzą firmy
Nowy system bywa lepszy od starego, ale tylko wtedy, gdy trafią do niego dobre dane.
Kontakty zostają przeniesione, ale bez notatek, maili i historii zamówień.
Zlecenia nie wiedzą, do jakiego klienta należą, a faktury do jakiego zlecenia.
Duplikaty i błędy ze starego systemu trafiają do nowego i od razu go zaśmiecają.
Przez kilka dni nikt nie wie, w którym systemie pracować, a sprawy czekają.
Zespół znajduje kilka błędów i wraca do starych arkuszy „na wszelki wypadek”.
Stary program eksportuje dane w formacie, którego nowy system nie przyjmie bez przekształceń.
Co robimy
Migrację traktujemy jak projekt, a nie jednorazowy import pliku.
Spisujemy, jakie dane są w starych systemach, które przenosimy, a które archiwizujemy.
Ustalamy, które pole ze starego systemu trafia do którego pola w nowym, i co z polami bez odpowiednika.
Usuwamy duplikaty, ujednolicamy formaty i uzupełniamy braki, zanim dane trafią do nowego systemu.
Zmieniamy formaty dat, statusy i struktury tak, żeby pasowały do nowego systemu.
Klienci, zlecenia, faktury i notatki zachowują powiązania także po migracji.
Przenosimy dane na środowisko testowe i sprawdzamy wynik z zespołem.
Ustalamy dzień przełączenia, zamrożenie zmian w starym systemie i plan awaryjny.
Porównujemy liczby rekordów i sumy kontrolne, a zespół sprawdza znane przypadki.
Przykład z praktyki
Przykład firmy, która przechodziła z kilku arkuszy i starego CRM do jednego nowego systemu.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Źródła | DziśStary CRM i arkusze handlowców z różnymi danymi. | Po automatyzacjiJedna baza klientów w nowym CRM, bez duplikatów. |
| Historia | DziśNotatki i maile zostają w starym systemie. | Po automatyzacjiHistoria kontaktów przeniesiona i przypisana do klientów. |
| Przełączenie | DziśKilka dni pracy w dwóch systemach naraz. | Po automatyzacjiPrzełączenie w jeden dzień, według planu. |
| Zaufanie do danych | DziśZespół wraca do arkuszy, bo nie wierzy nowym danym. | Po automatyzacjiZespół sprawdził dane przed startem i od razu pracuje w nowym systemie. |
Stary system warto zostawić w trybie tylko do odczytu na jakiś czas. Daje to spokój, gdyby trzeba było coś sprawdzić.
Jak pracujemy
Najważniejsze decyzje zapadają przed przeniesieniem pierwszego rekordu.
Poznajemy stary i nowy system, dane i ich zależności. Ustalamy, co przenosimy.
Przygotowujemy mapę pól i porządkujemy dane w kopii.
Przenosimy dane na próbę i sprawdzamy wynik razem z zespołem.
W ustalonym dniu przenosimy dane ostatecznie i uruchamiamy nowy system.
Przez pierwsze tygodnie pomagamy zespołowi i poprawiamy to, co wyjdzie w praktyce.
Technologia
Przenosimy dane między popularnymi systemami i z programów, które nie mają gotowych narzędzi do migracji.
Excel, Google Sheets, Access
najczęstsze źródła danych
Pipedrive, HubSpot, Livespace
systemy CRM
Airtable
bazy danych dla zespołów
Comarch, enova, Subiekt
programy handlowe i księgowe
Python, Power Query
przekształcanie i czyszczenie danych
Make, n8n
migracja przez API i synchronizacja
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Nie, jeśli migracja jest dobrze zaplanowana. Przenosimy notatki, historię i powiązania tam, gdzie nowy system na to pozwala. Resztę archiwizujemy w dostępnej formie.
Zależy od ilości danych i liczby źródeł. Samo przełączenie planujemy tak, żeby trwało jak najkrócej, najczęściej jeden dzień albo weekend.
Szukamy innej drogi: bezpośredni dostęp do bazy, raporty systemu albo API. Rzadko zdarza się, że danych nie da się wyciągnąć.
Najlepszy. Przenoszenie bałaganu do nowego systemu to strata szansy. Porządkujemy dane przed migracją, a nie po niej.
Tak. Jeśli wybór nie jest jeszcze przesądzony, pomagamy porównać narzędzia pod kątem waszych procesów i danych.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Make, Zapier, n8n, Power Automate, a może własny kod? Pokazujemy, czym te narzędzia się różnią, gdzie kryją się koszty i jak wybrać platformę, która nie zablokuje firmy za rok.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Napisz, z jakiego systemu i do jakiego przenosicie dane. Podpowiemy, jak zaplanować migrację, żeby niczego nie zgubić.
