Automatyzacja procesów
Zapytania z formularzy, maili i telefonów trafiają do CRM same. Oferty powstają z szablonu, a przypomnienia pilnują, żeby żaden klient nie czekał na odpowiedź. Wdrażamy to w małych i średnich firmach, na narzędziach, których już używacie.
Z czym przychodzą firmy
Rzadko winny jest jeden duży problem. Częściej to kilka drobnych zadań, które codziennie zabierają handlowcom po trochę czasu.
Część przychodzi formularzem, część mailem, część telefonicznie albo przez Messengera. Gdy zapytanie trafi do skrzynki osoby na urlopie, klient czeka, a potem kupuje gdzie indziej.
Te same dane klienta trafiają do CRM, do oferty, do arkusza z prognozą i do programu do faktur. Każde przepisanie to stracony czas i okazja do pomyłki.
Kopiowanie starej oferty, poprawianie cen i nazw, szukanie aktualnego cennika. Przy kilku ofertach dziennie to spora część dnia pracy.
Klient prosił o kontakt za dwa tygodnie. Jeśli nikt tego nie zapisał albo przypomnienie zginęło, szansa na sprzedaż przepada po cichu.
W piątek ktoś zbiera dane z CRM i arkuszy, żeby pokazać wyniki tygodnia. Zanim raport jest gotowy, liczby bywają już nieaktualne.
Gdy wpisywanie danych jest uciążliwe, handlowcy odkładają je na piątek albo pomijają. Decyzje zapadają wtedy na podstawie niepełnych danych.
Co robimy
Zaczynamy od miejsca, w którym tracicie najwięcej. Nie trzeba wdrażać wszystkiego naraz.
Formularze na stronie, maile, reklamy na Facebooku i LinkedInie, czat, telefon. Każde zapytanie trafia w jedno miejsce razem z historią kontaktu.
Automat przypisuje zapytanie do właściwej osoby według regionu, produktu albo obłożenia i od razu potwierdza klientowi, że wiadomość dotarła.
Proste reguły albo AI oceniają, które zapytania mają największą szansę na sprzedaż. Handlowiec widzi je na górze listy.
Oferta powstaje z danych w CRM i aktualnego cennika. Handlowiec ją sprawdza i wysyła, zamiast składać od zera.
Sekwencje wiadomości, zadania w CRM i powiadomienia, gdy klient otworzy ofertę albo długo nie odpowiada.
Po wygranej szansie dane trafiają do fakturowania, magazynu albo zespołu realizacji bez ponownego wpisywania.
Lejek, konwersja na kolejnych etapach i wyniki handlowców w dashboardzie, który aktualizuje się sam.
Usuwanie duplikatów, uzupełnianie danych firmy po numerze NIP, jednolite statusy. Bez tego automatyzacja pracuje na złych danych.
Przykład z praktyki
Przykład firmy B2B, która dostaje zapytania przez formularz na stronie i mailem. Tak zmienia się droga jednego zapytania od klienta.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Nowe zapytanie | DziśMail trafia do wspólnej skrzynki. Ktoś go zauważa, gdy znajdzie chwilę. | Po automatyzacjiZapytanie od razu pojawia się w CRM, a klient dostaje potwierdzenie z informacją, kto się odezwie. |
| Dane klienta | DziśHandlowiec przepisuje nazwę firmy, NIP i kontakt do CRM. | Po automatyzacjiDane przechodzą z formularza, a pozostałe uzupełniają się z rejestru po numerze NIP. |
| Przydział | DziśKierownik rozdziela zapytania ręcznie, zwykle raz dziennie. | Po automatyzacjiAutomat przypisuje zapytanie według ustalonych reguł i wysyła powiadomienie właściwej osobie. |
| Oferta | DziśKopia starej oferty w Wordzie i ręczna zmiana cen. | Po automatyzacjiOferta tworzy się z danych w CRM i cennika, a handlowiec tylko ją sprawdza. |
| Follow-up | DziśPrzypomnienie w pamięci albo na karteczce przy monitorze. | Po automatyzacjiZadanie w CRM i przypomnienie, gdy klient nie odpowiada od kilku dni. |
| Raport | DziśPiątkowe zbieranie danych z kilku arkuszy. | Po automatyzacjiDashboard z aktualnym lejkiem, dostępny w każdej chwili. |
Zakres zawsze dopasowujemy do firmy. Czasem wystarczą dwa pierwsze kroki, żeby handlowcy odzyskali sporo czasu.
Jak pracujemy
Pracujemy etapami. Po każdym widzicie działające rozwiązanie, a nie tylko dokumentację.
Poznajemy drogę klienta od pierwszego kontaktu do faktury, narzędzia, których używacie, i miejsca, w których handlowcy tracą czas.
Rozrysowujemy proces, wskazujemy, co zautomatyzować najpierw, i wyceniamy pierwszy etap. Znacie koszt, zanim zaczniemy pracę.
Ujednolicamy statusy w CRM, usuwamy duplikaty i ustalamy, które pola są obowiązkowe. Automatyzacja działa dobrze tylko na dobrych danych.
Budujemy automatyzacje na waszych narzędziach i sprawdzamy je na prawdziwych zapytaniach, zanim przejmą codzienną pracę.
Pokazujemy handlowcom, co się zmienia, i zostawiamy krótką instrukcję. Pierwsze tygodnie obserwujemy razem z wami.
Gdy pierwszy etap działa, dokładamy kolejne: oferty, raporty, połączenie z fakturowaniem. Możemy też przejąć stałą opiekę nad automatyzacjami.
Technologia
Najpierw sprawdzamy, co już macie. Żeby zautomatyzować sprzedaż, rzadko trzeba zmieniać CRM.
Pipedrive
CRM lubiany przez małe zespoły sprzedaży
HubSpot
CRM z marketingiem i sekwencjami maili
Livespace
polski CRM dla firm B2B
Airtable
własny CRM dla nietypowego procesu
Make, Zapier, n8n
łączenie narzędzi i logika automatyzacji
Fakturownia, inFakt, wFirma
faktury po wygranej szansie
Google Workspace, Microsoft 365
poczta, kalendarz i dokumenty ofert
ChatGPT, Claude
streszczenia zapytań i szkice odpowiedzi
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Zwykle nie. Najczęściej budujemy automatyzacje wokół CRM, który już macie, na przykład Pipedrive, HubSpot albo Livespace. Zmianę proponujemy tylko wtedy, gdy obecne narzędzie blokuje pracę albo gdy firma dopiero wybiera swój pierwszy CRM.
To zależy od liczby kanałów, narzędzi i tego, co chcecie zautomatyzować najpierw. Po pierwszej rozmowie i przeglądzie procesu dostajecie wycenę konkretnego etapu, a nie całego projektu w ciemno.
Pierwszy etap, na przykład zbieranie leadów do CRM z automatycznym przydziałem, zwykle uruchamiamy w ciągu kilku tygodni. Większe projekty dzielimy na etapy, żeby efekty były widoczne wcześnie.
Nie. Automat przejmuje przepisywanie, przypomnienia i raporty. Rozmowy z klientami, negocjacje i budowanie relacji zostają przy ludziach, którzy mają na nie więcej czasu.
Projektujemy przepływy zgodnie z RODO: dane trafiają tylko tam, gdzie są potrzebne, a dostęp mają wybrane osoby. Gdy to wymagane, pomagamy wybrać narzędzia przechowujące dane w Unii Europejskiej.
Tak, w konkretnych zadaniach. AI streszcza długie zapytania, podpowiada szkic odpowiedzi, porządkuje notatki po rozmowie i pomaga ocenić, które leady obsłużyć najpierw. Decyzję zawsze podejmuje człowiek.
Zapytanie od klienta traci wartość z każdą godziną bez odpowiedzi. Pokazujemy, jak poukładać drogę leada od formularza do rozmowy handlowej, żeby nic nie ginęło, a handlowcy nie tracili czasu na przepisywanie.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Pytanie o cenę pada na każdej pierwszej rozmowie i trudno na nie odpowiedzieć bez poznania procesu. Pokazujemy, z czego składa się koszt automatyzacji, co go podnosi, a co obniża, i jak czytać wycenę, żeby porównywać oferty uczciwie.
Doradztwo i strategia
Rozrysowujemy procesy i usuwamy zbędne kroki przed automatyzacją.
Sztuczna inteligencja
Rozwiązania budowane pod wasz proces, gdy gotowe narzędzia nie wystarczą.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, skąd przychodzą zapytania i co dzieje się z nimi dalej. W 30 minut wskażemy, co zautomatyzować najpierw i czy to się opłaci.
