Dane i cyfryzacja
Arkusz działa dobrze, dopóki firma jest mała. Potem pojawiają się kolejne zakładki, kopie i obejścia. Projektujemy bazę danych, w której klienci, zlecenia, produkty i dokumenty są połączone i łatwo je rozbudować.
Z czym przychodzą firmy
Większość firm trafia do nas nie dlatego, że chce bazy danych, tylko dlatego, że arkusze zaczęły przeszkadzać w pracy.
Klienci, zlecenia, faktury i kontakty w osobnych zakładkach, połączone formułami, których nikt nie rozumie.
Adres klienta wpisany w pięciu arkuszach. Po zmianie trzeba pamiętać, żeby poprawić wszystkie.
Plik zbudował ktoś, kto dziś ma inne obowiązki. Każda zmiana grozi zepsuciem formuł.
Każdy widzi wszystko albo nic. Nie da się ukryć marż przed jednymi, a pokazać innym.
Kilka tysięcy wierszy, dziesiątki formuł i plik otwiera się coraz dłużej.
Automatyzacje i raporty nie działają dobrze na arkuszu, który ciągle zmienia układ.
Co robimy
Projekt bazy to przede wszystkim rozmowa o tym, jak działa firma. Technologia jest drugorzędna.
Ustalamy, jakie obiekty istnieją w firmie, na przykład klient, zlecenie, produkt, i jak są ze sobą powiązane.
Dla każdego obiektu projektujemy pola, typy danych i zasady ich wypełniania.
Zlecenie wie, do jakiego klienta należy, a klient widzi wszystkie swoje zlecenia i faktury.
Handlowiec widzi swoje szanse, magazyn swoje zamówienia, zarząd podsumowania.
Kto może widzieć, edytować i usuwać dane. Wrażliwe informacje dostępne tylko dla wybranych.
Proste formularze, które pozwalają dodać dane bez ryzyka zepsucia struktury.
Zapis, kto i kiedy zmienił dane, żeby łatwo wyjaśnić rozbieżności.
Struktura, do której łatwo dołożyć nowe moduły, automatyzacje i raporty.
Przykład z praktyki
Przykład firmy usługowej, która prowadziła zlecenia w dużym arkuszu z wieloma zakładkami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dane klienta | DziśKopiowane do każdego zlecenia, z literówkami. | Po automatyzacjiZapisane raz i powiązane ze wszystkimi zleceniami. |
| Status zlecenia | DziśKolor komórki, który każdy rozumie inaczej. | Po automatyzacjiLista statusów z datą zmiany i osobą odpowiedzialną. |
| Dostęp | DziśCały zespół widzi ceny zakupu i marże. | Po automatyzacjiMarże widzi tylko zarząd, reszta zespołu swoje widoki. |
| Wyszukiwanie | DziśRęczne filtrowanie w kilku zakładkach. | Po automatyzacjiWidok wszystkich zleceń klienta jednym kliknięciem. |
| Rozbudowa | DziśKażda nowa kolumna psuje formuły. | Po automatyzacjiNowe pola i tabele dodawane bez ryzyka dla istniejących danych. |
Baza nie musi być skomplikowana. Dobry projekt często ma mniej tabel, niż się wydaje na początku.
Jak pracujemy
Zaczynamy od rozmowy o firmie, nie od technologii. Narzędzie wybieramy na końcu, pod projekt.
Poznajemy, jakie informacje zbieracie, kto z nich korzysta i jakie decyzje na nich podejmuje.
Rysujemy schemat obiektów i powiązań. Omawiamy go z zespołem na prostych przykładach.
Dobieramy technologię do skali, budżetu i umiejętności zespołu: Airtable, SQL albo inne.
Budujemy bazę, przenosimy dane z arkuszy i ustawiamy widoki oraz uprawnienia.
Uczymy zespół korzystać z bazy i rozbudowujemy ją o automatyzacje i raporty.
Technologia
Wybieramy narzędzie, z którym wasz zespół będzie w stanie pracować na co dzień.
Airtable
baza bez kodu, wygodna dla zespołów biznesowych
PostgreSQL, Supabase
klasyczne bazy relacyjne dla większych zbiorów
Microsoft Dataverse, SharePoint
bazy w środowisku Microsoft 365
Softr, Interfaces
aplikacje i portale na bazie danych
dbdiagram, Miro
schematy modelu danych
Make, n8n
automatyzacje na bazie danych
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Nie zawsze. Jeśli arkusz działa i nikt się z nim nie męczy, nie ma sensu go zmieniać. Baza ma sens, gdy dane są powiązane, kilka osób pracuje na nich jednocześnie i zaczynają się pomyłki.
Airtable sprawdza się, gdy zespół sam chce zarządzać danymi i widokami, a skala nie jest bardzo duża. Klasyczna baza, na przykład PostgreSQL, jest lepsza przy dużych zbiorach danych i złożonych integracjach.
Tak. Migracja danych jest częścią wdrożenia. Przy okazji porządkujemy duplikaty i formaty.
Projektujemy widoki i formularze tak, żeby praca była prostsza niż w arkuszu. Szkolimy zespół i zostawiamy krótkie instrukcje.
Tak. Przy Airtable większość zmian można robić samodzielnie. Pokazujemy, jak dodawać pola i widoki bez psucia struktury.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Airtable potrafi zastąpić kilka arkuszy i drogich programów naraz, jeśli jest dobrze zaprojektowany. Pokazujemy sześć zastosowań, które sprawdzają się w małych i średnich firmach, razem z automatyzacjami, które na nich działają.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Sztuczna inteligencja
Rozwiązania budowane pod wasz proces, gdy gotowe narzędzia nie wystarczą.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Dane i cyfryzacja
Dokumenty i dane uporządkowane tak, żeby AI z nich korzystało.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opisz, co trzymacie w arkuszach i co sprawia najwięcej kłopotów. Podpowiemy, czy baza danych ma sens i w jakim narzędziu.
