Airtable w praktyce. 6 zastosowań w małej i średniej firmie

O tym, czym Airtable różni się od arkusza i kiedy warto się przesiąść, piszemy w artykule Airtable czy Excel. Ten tekst jest bardziej praktyczny. Pokazujemy w nim sześć zastosowań, które widzimy najczęściej w małych i średnich firmach, i to, co da się na nich zbudować.

Każde z nich opisujemy według tego samego schematu: jaki problem rozwiązuje, jak wygląda baza i jakie automatyzacje najczęściej się do niej dodaje. To typowe schematy, a nie opisy konkretnych wdrożeń. W każdej firmie wyglądają trochę inaczej, ale rdzeń jest zaskakująco podobny.

1. CRM dopasowany do firmy

Gotowe CRM-y świetnie sprawdzają się przy typowym procesie sprzedaży: lead, oferta, negocjacje, zamknięcie. Problem pojawia się, gdy sprzedaż w firmie wygląda inaczej. Na przykład firma sprzedaje usługi, które przechodzą przez wycenę techniczną, wizję lokalną i akceptację projektu. Albo sprzedaż jest mocno powiązana z realizacją i klient po podpisaniu umowy od razu staje się projektem.

W Airtable CRM składa się zwykle z kilku połączonych tabel: firmy, osoby kontaktowe, szanse sprzedaży, oferty, działania (telefony, spotkania). Handlowiec widzi swoje szanse na tablicy kanban według etapów, kierownik sprzedaży podsumowanie lejka, a zarząd prognozę przychodów.

Automatyzacje, które najczęściej się do tego dodaje:

• zapytania z formularza na stronie trafiają od razu do bazy z przypisaniem do handlowca,
• przypomnienie, gdy szansa sprzedaży nie ruszyła się od kilku dni,
• automatyczne przygotowanie oferty z szablonu na podstawie danych z bazy,
• po wygranej szansie przekazanie danych do programu do faktur i utworzenie projektu.

Jak poukładać samą obsługę zapytań, opisujemy w artykule o automatyzacji obsługi leadów.

2. Baza zleceń i projektów

Firmy usługowe, serwisowe, budowlane czy agencje żyją zleceniami. Każde ma klienta, zakres, termin, osoby przypisane, koszty, materiały i status. W arkuszu wszystko to ląduje w jednym wierszu z kolumną „uwagi”, a historia zmian ginie.

W Airtable zlecenie jest połączone z klientem, pracownikami, materiałami i dokumentami. Kierownik widzi w kalendarzu, kto jest gdzie w danym tygodniu. Technik na telefonie widzi tylko swoje zlecenia i może dodać zdjęcia albo protokół. Biuro widzi, które zlecenia są zakończone i czekają na fakturę.

• klient dostaje automatycznie potwierdzenie terminu i przypomnienie dzień przed wizytą,
• po zmianie statusu na „zakończone” generuje się protokół w PDF i trafia do klienta,
• biuro dostaje listę zleceń gotowych do zafakturowania,
• kierownik dostaje co tydzień podsumowanie opóźnionych zleceń.

3. Rejestr sprzętu, umów i terminów

Samochody służbowe z przeglądami i ubezpieczeniami. Laptopy przypisane do pracowników. Umowy z dostawcami z terminami wypowiedzenia. Certyfikaty i uprawnienia pracowników, które trzeba odnawiać. Każda firma ma takie listy i prawie każda przynajmniej raz przegapiła ważny termin.

Baza w Airtable łączy sprzęt lub umowę z osobą odpowiedzialną i datami. To jedno z najprostszych zastosowań, a daje bardzo szybki efekt, bo automatyczne przypomnienia o terminach działają od pierwszego dnia.

• przypomnienie 30 i 7 dni przed końcem przeglądu, ubezpieczenia czy umowy,
• przy odejściu pracownika lista sprzętu do zwrotu,
• miesięczne zestawienie terminów na kolejny kwartał.

4. Rekrutacja i onboarding

Firma, która zatrudnia kilka razy w roku, rzadko potrzebuje systemu do rekrutacji. Za to przydaje się porządek: jedna baza kandydatów, połączona ze stanowiskami, etapami rozmów i ocenami osób, które prowadziły rozmowy.

Kandydaci aplikują przez formularz, który od razu zapisuje ich w bazie z CV. Rekrutujący widzą tablicę z etapami. Po zatrudnieniu kandydat staje się pracownikiem, a baza uruchamia listę zadań onboardingowych. Ten drugi etap opisujemy szczegółowo w artykule o automatyzacji onboardingu pracownika.

• automatyczne potwierdzenie przyjęcia aplikacji i informacja o kolejnych krokach,
• zaproszenie na rozmowę z linkiem do kalendarza,
• przypomnienie o usunięciu danych kandydatów po upływie okresu, na który wyrazili zgodę.

Ostatni punkt jest ważny ze względu na RODO, o czym piszemy w artykule RODO a automatyzacja procesów.

5. Kalendarz treści i marketing

Zespół marketingu albo właściciel małej firmy planuje posty, artykuły, newslettery i kampanie. Zwykle w arkuszu, w komunikatorze i w kilku dokumentach. Airtable łączy to w jedną bazę: pomysły, treści w przygotowaniu, kanały publikacji, terminy, grafiki i wyniki.

Widok kalendarza pokazuje, co i kiedy wychodzi, a tablica kanban, na jakim etapie jest każda treść: pomysł, pisanie, akceptacja, publikacja. Widok galerii pokazuje grafiki. AI może przygotować pierwszą wersję opisu posta na podstawie notatki, a automatyzacja przypomnieć osobie odpowiedzialnej o terminie publikacji.

6. Zamówienia i obsługa klienta

Firmy, które przyjmują zamówienia mailem, telefonicznie i przez formularz, często nie mają jednego miejsca, w którym widać wszystkie zamówienia i ich status. Baza zamówień w Airtable, połączona z klientami i produktami, daje ten widok.

• zamówienia z maili i formularzy trafiają do bazy automatycznie, a AI odczytuje z maila produkty i ilości,
• klient dostaje potwierdzenie i informację o statusie przy każdej zmianie,
• magazyn widzi listę do skompletowania na dany dzień,
• po wysyłce dane trafiają do programu do faktur.

Co łączy te zastosowania

Wszystkie sześć zastosowań ma podobny rdzeń: kilka powiązanych tabel, widoki dla różnych ról, formularze do wprowadzania danych i automatyzacje, które przypominają, powiadamiają i przenoszą dane do innych systemów.

To ważne z dwóch powodów. Po pierwsze, dobrze zaprojektowaną bazę można rozwijać: CRM dostaje po czasie moduł zleceń, rejestr sprzętu łączy się z bazą pracowników. Po drugie, wiele z tych problemów powtarza się w różnych firmach. Sprawdzony schemat bazy i automatyzacji można szybko dopasować do kolejnej organizacji, zamiast projektować wszystko od zera. Piszemy o tym szerzej w artykule gotowa automatyzacja czy budowana od zera.

Airtable i AI

Airtable ma coraz więcej funkcji AI wbudowanych w samą bazę, a przez automatyzacje łatwo połączyć go także z zewnętrznymi modelami. W praktyce najczęściej wykorzystujemy to do trzech rzeczy.

Pierwsza to uzupełnianie danych: AI przypisuje kategorię zgłoszenia, branżę klienta albo priorytet na podstawie opisu. Druga to odczyt dokumentów i maili: z zamówienia w PDF albo z treści maila powstaje rekord z wypełnionymi polami. Trzecia to szkice tekstów: odpowiedź dla klienta, opis produktu, podsumowanie zlecenia na podstawie notatek technika.

Wszystkie trzy działają dobrze tylko wtedy, gdy baza ma porządną strukturę. AI, które ma przypisać kategorię, potrzebuje listy kategorii, a nie wolnego tekstu. Więcej o zastosowaniach AI w firmie piszemy w artykule AI w codziennej pracy zespołu.

Na co uważać przy wdrożeniu Airtable

Airtable jest łatwy do rozpoczęcia i właśnie dlatego łatwo go źle zaprojektować. Najczęstsze problemy, które widzimy przy bazach budowanych samodzielnie:

• jedna ogromna tabela zamiast kilku powiązanych, czyli arkusz w nowym opakowaniu,
• dziesiątki pól, z których połowa jest pusta albo zdublowana,
• brak uprawnień: każdy może edytować wszystko, łącznie ze strukturą bazy,
• automatyzacje dodawane przez różne osoby, bez opisu, które po czasie się wzajemnie blokują,
• przekroczenie limitów planu, bo nikt nie policzył, ile rekordów i automatyzacji będzie potrzebnych.

Większość z nich wynika z tego, że baza powstała bez planu struktury. Jak taki plan przygotować, opisujemy w artykule dlaczego AI i automatyzacja nie działają na bałaganie w danych.

Jak zacząć

Wybierz jedno zastosowanie z listy, które najbardziej boli, i zacznij od niego. Najczęściej jest to baza, na której pracuje najwięcej osób albo od której zależą pieniądze, np. zlecenia czy CRM. Rejestr terminów to z kolei dobry wybór, jeśli chcesz szybko zobaczyć efekt przy małym nakładzie. Zaprojektuj strukturę, przenieś dane, uruchom z zespołem i dopiero wtedy dodawaj automatyzacje. Po kilku tygodniach zobaczysz, czy baza się przyjęła, i będziesz wiedzieć, co rozbudować.

Airtable to narzędzie, z którym pracujemy szczególnie często. Projektujemy w nim bazy, przenosimy dane z arkuszy i budujemy automatyzacje, które na nich działają, od CRM przez zlecenia po HR. Takie wdrożenia prowadzimy przy automatyzacji oraz AI w niestandardowych procesach, a w zależności od obszaru także przy automatyzacji sprzedaży i marketingu, automatyzacji dla HR czy automatyzacji w produkcji i usługach.