W agencji pracy administracja rośnie razem z liczbą kandydatów, pracowników i klientów. Opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i granice, których nie warto przekraczać.
W skrócie
- Najlepszy pierwszy proces to ten, który powtarza się przy każdym kandydacie, pracowniku lub kliencie i zabiera czas rekruterom lub koordynatorom.
- Wiele agencji zaczyna od terminów dokumentów pracowników albo od ewidencji czasu pracy i rozliczeń.
- Baza kandydatów, która pracuje dla agencji, skraca czas obsadzania zleceń.
- AI porządkuje i przyspiesza pracę, ale decyzje o kandydatach podejmują ludzie.
Spis treści
Agencja pracy zarabia, gdy obsadza zlecenia klientów: szybko, dobrymi ludźmi, z kompletem dokumentów. Ale gdy zapytać rekruterów i koordynatorów, czym zajmują się na co dzień, odpowiedzi często dotyczą czegoś innego. Przepisywania CV do bazy, szukania kandydatów w skrzynkach, pilnowania terminów badań i dokumentów, przepisywania godzin od klientów, odpowiadania pracownikom na pytania o grafik i wypłatę.
Ta praca rośnie z każdym nowym klientem i każdym nowym pracownikiem. W agencji pracy tymczasowej z kilkuset pracownikami to dziesiątki godzin tygodniowo. Automatyzacja pozwala przenieść dużą część tej pracy na system, tak żeby rekruterzy i koordynatorzy mieli czas na ludzi.
Poniżej opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Jak wybrać pierwszy proces
Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:
- powtarza się przy każdym kandydacie, pracowniku lub kliencie,
- ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku,
- zabiera czas rekruterom lub koordynatorom, a jego błędy kosztują agencję.
Przed wyborem warto prześledzić jedno zlecenie od telefonu klienta do faktury i jednego pracownika od aplikacji do pierwszej wypłaty. Ile razy dane są przepisywane, ile terminów trzeba pilnować, gdzie najczęściej zdarzają się błędy? Jak przygotować taką mapę, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.
1. Kandydaci i baza CV
Aplikacje przychodzą z portali, maili, formularza i komunikatorów. Rekruterzy przepisują dane z CV do bazy albo zostawiają je w skrzynce. Po roku agencja ma tysiące kandydatów, ale trudno znaleźć wśród nich kogoś konkretnego. Zebranie aplikacji w jednej bazie, odczyt danych z CV, wykrywanie duplikatów i pilnowanie zgód sprawiają, że baza zaczyna pracować dla agencji. Szczegóły opisujemy na stronie kandydaci i baza CV i w artykule baza kandydatów w agencji pracy.
2. Zlecenia od klientów
Wymagania zleceń są w notatkach rekruterów, a dla każdego zlecenia publikuje się nowe ogłoszenie, choć pasujący kandydaci są w bazie. Rejestr zleceń z wymaganiami, lista kandydatów z bazy jako punkt startu dla rekrutera i statusy obsadzenia dla klienta skracają czas obsadzenia. Więcej na stronie zlecenia od klientów i w artykule obsadzanie zleceń w agencji pracy.
3. Dokumenty pracowników
Badania lekarskie, szkolenia BHP, uprawnienia, dokumenty pobytowe: każdy ma termin ważności, a przeoczenie jednego może oznaczać pracownika odesłanego z zakładu albo problem przy kontroli. Karta pracownika z listą wymaganych dokumentów, przypomnienia dla koordynatora i pracownika oraz lista braków przed rozpoczęciem pracy porządkują ten obszar. Opisujemy to na stronie dokumenty pracowników.
4. Ewidencja czasu pracy
Każdy klient przysyła godziny w innym formacie: arkusz, PDF ze skanem, plik z systemu, treść maila. Biuro przepisuje je i porównuje z grafikiem tuż przed wypłatą. Import godzin do jednego formatu, porównanie z grafikiem co tydzień i akceptacja klienta sprawiają, że koniec miesiąca przestaje być wyścigiem z czasem. Szczegóły na stronie ewidencja czasu pracy.
5. Rozliczenia i faktury
Z zaakceptowanych godzin powstają faktury dla klientów według stawek z umów i dane do wynagrodzeń dla programu kadrowo-płacowego. Gdy jedno i drugie powstaje z tej samej ewidencji, znika podwójne przepisywanie i rozbieżności między fakturą a wypłatą. Raport marży pokazuje, na których klientach agencja zarabia. Więcej na stronie rozliczenia i faktury.
6. Komunikacja z pracownikami
Koordynator odbiera dziesiątki telefonów o grafik, miejsce pracy i wypłatę, często w kilku językach. Informacje o grafiku i zmianach wysyłane automatycznie w języku pracownika, asystent odpowiadający na typowe pytania i przekazanie spraw indywidualnych do koordynatora odciążają go od powtarzalnych rozmów. Opisujemy to na stronie komunikacja z pracownikami.
7. Onboarding pracownika
Nowy pracownik musi dostać umowę, skierowanie na badania, termin szkolenia BHP, informacje na pierwszy dzień, dane kontaktowe koordynatora. Gdy to wszystko dzieje się ręcznie, łatwo coś pominąć, a pracownik zaczyna pracę bez potrzebnych informacji. Automatyczny onboarding prowadzi pracownika krok po kroku, a koordynator widzi, na jakim jest etapie. Ogólne zasady opisujemy w artykule automatyzacja onboardingu pracownika.
Jak policzyć, czy się opłaca
Przed wyborem procesu warto zebrać kilka liczb: ile aplikacji przychodzi miesięcznie i ile czasu zajmuje ich przepisanie, ile godzin biuro poświęca na ewidencję i rozliczenia, ile razy w ostatnim roku pracownik nie mógł pracować przez przeterminowany dokument, ile czasu mija od zlecenia klienta do jego obsadzenia. Każdy dzień szybszego obsadzenia to przychód dla agencji i zadowolony klient. Jak liczyć efekty, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.
Porównanie procesów
| Proces | Efekt | Trudność | Czy potrzebne AI |
|---|---|---|---|
| Kandydaci i baza CV | Baza, którą da się przeszukać | Średnia | Tak, do odczytu CV |
| Zlecenia | Szybsze obsadzanie | Średnia | Opcjonalnie do ogłoszeń |
| Dokumenty pracowników | Nic nie wygasa niezauważone | Niska | Opcjonalnie do odczytu dat |
| Ewidencja czasu pracy | Rozbieżności co tydzień, nie przed wypłatą | Średnia | Opcjonalnie do skanów |
| Rozliczenia | Faktury i płace z jednych danych | Średnia | Nie |
| Komunikacja | Mniej telefonów do koordynatora | Średnia | Tak, do asystenta i tłumaczeń |
| Onboarding | Pracownik przygotowany na pierwszy dzień | Niska | Nie |
Warto też pamiętać o sezonowości. Wiele agencji ma okresy, w których zleceń jest kilka razy więcej niż zwykle, np. przed świętami w logistyce. Automatyzacja wdrożona przed takim okresem pozwala go przejść bez zatrudniania osób tymczasowych do biura agencji.
Przed sezonem warto też sprawdzić bazę i dokumenty pracowników, którzy wracają co roku.
Gdy terminy badań i szkoleń są znane z wyprzedzeniem, sezon zaczyna się bez nerwowego szukania wolnych terminów.
Czego nie automatyzować
Automatyzacja w agencji pracy ma jasną granicę. System może przyjąć aplikację, odczytać CV, przypomnieć o terminie i przygotować fakturę. Nie powinien oceniać kandydatów, odrzucać aplikacji ani decydować, kogo przedstawić klientowi. Unijne przepisy o AI zaliczają systemy używane do wyboru kandydatów do kategorii wysokiego ryzyka, a dyskryminacja w rekrutacji to realne ryzyko prawne i wizerunkowe. Decyzje o ludziach zostają przy ludziach. Szerzej piszemy o tym w artykule AI w rekrutacji.
Dane osobowe
Agencja przetwarza dużo danych: CV, dokumenty tożsamości, dane o zdolności do pracy, dokumenty pobytowe. Automatyzacja nie zmienia zasad, ale ułatwia ich przestrzeganie: zgody z datą i odnowieniem, usuwanie danych według zasad, uprawnienia według ról. Więcej piszemy w artykule RODO a automatyzacja procesów.
Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu
Najlepiej zacząć od jednego procesu i jednego klienta lub grupy pracowników, przetestować rozwiązanie przez kilka tygodni i dopiero potem rozszerzyć. Rekruterzy i koordynatorzy powinni brać udział w projektowaniu, bo to oni wiedzą, gdzie tracą czas. Całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja agencji pracy.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie procesy w agencji pracy można zautomatyzować?
Najczęściej obsługę aplikacji i bazy kandydatów, rejestr zleceń, dokumenty pracowników, ewidencję czasu pracy, rozliczenia, komunikację z pracownikami i onboarding.
Od którego procesu zacząć?
Najczęściej od terminów dokumentów pracowników albo od ewidencji czasu pracy i rozliczeń. Agencje rekrutacji stałej często zaczynają od bazy kandydatów.
Czy AI może wybierać kandydatów?
Nie powinno. AI porządkuje CV i pomaga wyszukiwać, a ocena i wybór należą do rekrutera.
Czy musimy zmieniać system rekrutacyjny?
Zwykle nie. Łączymy się z systemem, z którego korzystacie, a brakujące elementy budujemy obok.
Ile trwa wdrożenie pierwszego procesu?
Zwykle kilka tygodni, łącznie z testem na jednym kliencie lub grupie pracowników.
Jak możemy pomóc
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.