Obsadzanie zleceń w agencji pracy: jak robić to szybciej i pewniej

W agencji pracy tymczasowej czas jest wszystkim. Klient dzwoni w środę i potrzebuje dwudziestu osób od poniedziałku. Agencja, która dostarczy ludzi na czas, z kompletem dokumentów, dostanie kolejne zlecenia. Agencja, która dostarczy połowę albo z opóźnieniem, może stracić klienta na rzecz konkurencji.

Obsadzanie zleceń zależy oczywiście od rynku pracy i dostępności ludzi. Ale duża część czasu ginie w samej agencji: na niekompletnych wymaganiach, szukaniu od zera, brakujących dokumentach i komunikacji. W tym artykule opisujemy, jak to zmienić.

Gdzie ginie czas

Przy typowym zleceniu czas traci się zwykle w kilku miejscach:

• wymagania: zlecenie przyjęte telefonicznie, bez ważnych szczegółów, które wychodzą dopiero przy pierwszych kandydatach,
• start od zera: nowe ogłoszenie, choć pasujący kandydaci są w bazie,
• kontakt z kandydatami: telefony do każdej osoby z osobna,
• dokumenty: badania i szkolenia organizowane w ostatniej chwili,
• informacja dla klienta: klient dzwoni z pytaniem o postęp, a rekruter odrywa się od pracy.

Każdy z tych punktów można poprawić organizacją i automatyzacją.

Kompletne wymagania od początku

Zlecenie przyjęte w pośpiechu przez telefon często nie zawiera ważnych informacji: wymaganych uprawnień, zmian, miejsca zbiórki, stroju, stawki, osoby kontaktowej u klienta. Brakujące szczegóły wychodzą przy pierwszych kandydatach i trzeba wracać do klienta. Formularz zlecenia, który klient wypełnia sam albo rekruter podczas rozmowy, z listą pól wymaganych, sprawia, że zlecenie jest kompletne od początku. Opisujemy to na stronie zlecenia od klientów.

Start od bazy

Najszybciej obsadza się zlecenia osobami, które agencja już zna: kandydatami z bazy i pracownikami, którym kończy się przydział u innego klienta. Gdy baza jest uporządkowana, rekruter może przy nowym zleceniu w kilka minut zobaczyć listę osób spełniających wymagania formalne i dostępnych w danym terminie. Ogłoszenie publikuje dopiero wtedy, gdy baza nie wystarcza.

To wymaga bazy, którą da się przeszukać: z uprawnieniami, językami, lokalizacją i aktualną dostępnością. Jak ją zbudować, opisujemy w artykule baza kandydatów w agencji pracy.

Pracownicy kończący przydział

Pracownik, któremu kończy się praca u jednego klienta, to najlepszy kandydat do kolejnego zlecenia: zna agencję, ma dokumenty, sprawdził się w pracy. Jednocześnie to osoba, którą agencja łatwo traci, jeśli nikt nie zaproponuje jej kolejnej pracy. System może przypominać rekruterowi o pracownikach kończących przydział i podpowiadać pasujące otwarte zlecenia. Kontakt i decyzja należą do rekrutera.

Kontakt z kandydatami

Dzwonienie do kilkudziesięciu osób z pytaniem o dostępność zabiera godziny. Wiadomość wysłana do wybranych przez rekrutera osób, w ich języku, z krótkim opisem pracy i pytaniem o dostępność, pozwala zebrać odpowiedzi w kilka godzin. Rekruter dzwoni do osób, które odpowiedziały pozytywnie, i rozmawia o szczegółach. Odpowiedzi trafiają do zlecenia, więc rekruter widzi, ile osób jest już potwierdzonych.

Dokumenty przed pierwszym dniem

Pracownik bez aktualnych badań lub szkolenia BHP nie może zacząć pracy. Gdy dokumenty organizuje się w ostatniej chwili, część osób nie dojeżdża na pierwszy dzień albo jest odsyłana. Karta pracownika z listą wymaganych dokumentów pokazuje braki od razu po potwierdzeniu, a przypomnienia dla koordynatora i pracownika pozwalają zorganizować badania i szkolenia z wyprzedzeniem. Opisujemy to na stronie dokumenty pracowników.

Informacja dla klienta

Klient, który nie wie, ile osób jest już potwierdzonych, dzwoni do rekrutera. Każdy taki telefon odrywa rekrutera od pracy. Automatyczna informacja o postępie obsadzenia, np. raz dziennie albo po każdej zmianie, uspokaja klienta i pokazuje, że agencja panuje nad zleceniem. Gdy obsadzenie jest zagrożone, rekruter może wcześniej porozmawiać z klientem o rozwiązaniach.

Pierwszy dzień pracy

Obsadzenie zlecenia kończy się nie na potwierdzeniu, tylko na tym, że pracownicy przyjeżdżają pierwszego dnia. Informacja na pierwszy dzień, wysłana dzień wcześniej w języku pracownika, z adresem, godziną, miejscem zbiórki, strojem i kontaktem, zmniejsza liczbę osób, które się zgubiły albo nie przyjechały. Rano koordynator może dostać listę osób, które potwierdziły przyjazd.

Jak mierzyć obsadzanie

Kilka prostych miar pokazuje, czy proces działa: czas od przyjęcia zlecenia do pełnego obsadzenia, odsetek zleceń obsadzonych na czas, odsetek osób z bazy w obsadzeniu, liczba osób, które nie przyjechały pierwszego dnia. Te dane pojawiają się same, gdy zlecenia i kandydaci są w jednym rejestrze. Jak liczyć efekty zmian, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.

Porównanie: obsadzanie dziś i po uporządkowaniu

Zlecenia powtarzalne

Wielu klientów agencji zamawia pracowników regularnie, np. co sezon albo przy każdym większym zamówieniu. Takie zlecenia warto traktować jako szablony: wymagania, informacje na pierwszy dzień, lista dokumentów i osoby, które pracowały przy poprzednim zleceniu, są gotowe od razu. Rekruter zaczyna od kontaktu z osobami, które już znają miejsce pracy, a klient dostaje ludzi, których zna.

Współpraca z klientem po obsadzeniu

Po obsadzeniu warto zebrać od klienta krótką informację zwrotną: czy pracownicy przyszli, czy sprawdzili się w pracy, czy są problemy. Krótki formularz po pierwszym tygodniu wystarczy. Informacje trafiają do historii pracowników w bazie i pomagają przy kolejnych zleceniach, a klient widzi, że agencja dba o jakość, a nie tylko o liczbę osób.

Rola koordynatora

Koordynator jest łącznikiem między pracownikami a klientem po obsadzeniu. Gdy informacje o grafiku, zmianach i dokumentach wychodzą automatycznie, koordynator ma czas na to, co wymaga człowieka: rozmowę z pracownikiem, który ma problem, wizytę u klienta, szybką reakcję, gdy ktoś nie przyszedł. To przekłada się na mniejszą rotację i zadowolenie klientów.

Rotacja pracowników

Szybkie obsadzanie traci sens, jeśli pracownicy odchodzą po kilku dniach. Warto śledzić, ile osób kończy pracę przed końcem przydziału i dlaczego. Krótka ankieta lub rozmowa z pracownikiem, który odchodzi, i zapisanie powodu w bazie pomagają zauważyć problemy u konkretnych klientów lub przy konkretnych rodzajach pracy.

Te informacje pomagają też w rozmowie z klientem o warunkach pracy.

Zapis powodów odejść zajmuje chwilę.

Granice

Automatyzacja przyspiesza obsadzanie, ale nie zastępuje rekrutera. Lista kandydatów z bazy to punkt startu, a nie wybór. Decyzja, kogo zaproponować klientowi, należy do rekrutera, który zna kandydatów i klienta. O odpowiedzialnym korzystaniu z AI w rekrutacji piszemy w artykule AI w rekrutacji, a o pozostałych procesach w artykule co zautomatyzować w agencji pracy.