AI w rekrutacji: jak korzystać odpowiedzialnie i gdzie postawić granicę

Rekruter spędza dużą część dnia na pracy, która nie wymaga jego doświadczenia: przepisuje dane z CV, przegląda setki aplikacji w poszukiwaniu kilku uprawnień, pisze ogłoszenia i wiadomości do kandydatów, tłumaczy instrukcje dla pracowników z zagranicy. To praca, w której AI daje dziś wyraźny efekt.

Jednocześnie rekrutacja to obszar szczególny. Każda decyzja dotyczy człowieka, jego pracy i dochodu. Błąd AI w ocenie kandydata nie jest zwykłą pomyłką, tylko może być niesprawiedliwy lub dyskryminujący. Dlatego w rekrutacji ważniejsze niż pytanie, co AI potrafi, jest pytanie, co powinno robić. W tym artykule opisujemy obie strony.

Co AI robi dobrze

Modele językowe świetnie radzą sobie z porządkowaniem informacji. W pracy rekrutera oznacza to kilka konkretnych zastosowań:

• odczyt CV: dane z CV w różnych formatach i językach trafiają do pól bazy,
• wyszukiwanie: rekruter znajduje w bazie osoby z określonymi uprawnieniami, językiem, lokalizacją,
• ogłoszenia: szkic ogłoszenia z wymagań zlecenia, w kilku językach,
• wiadomości: zaproszenia, pytania o dostępność, informacje organizacyjne w języku kandydata,
• notatki z rozmów: podsumowanie rozmowy do sprawdzenia przez rekrutera.

Każde z tych zastosowań oszczędza czas, a decyzja pozostaje przy rekruterze.

Odczyt CV

Najbardziej czasochłonna praca w agencji to przepisywanie danych z CV do bazy. AI odczytuje doświadczenie, uprawnienia, języki, lokalizację i oczekiwania, a rekruter sprawdza wynik. Wątpliwe pola są oznaczone. Dzięki temu baza jest kompletna i da się ją przeszukiwać, a rekruter nie traci godzin na przepisywanie. Opisujemy to na stronie kandydaci i baza CV.

Ważne, żeby odczyt dotyczył faktów z CV, a nie ocen. AI zapisuje, że kandydat ma uprawnienia na wózek widłowy, ale nie zapisuje, czy jest dobrym kandydatem.

Wyszukiwanie w bazie

Gdy dane z CV są w bazie, rekruter może szybko znaleźć osoby spełniające wymagania formalne zlecenia: uprawnienia, lokalizacja, dostępność, język. To lista, którą rekruter przegląda i z której wybiera osoby do kontaktu. Lista nie jest rankingiem i nie służy do automatycznego odrzucania. Piszemy o tym w artykule baza kandydatów w agencji pracy.

Ogłoszenia i komunikacja

AI przygotowuje szkic ogłoszenia z wymagań zlecenia, w tonie agencji i w kilku językach. Rekruter sprawdza, czy ogłoszenie nie zawiera wymagań, które mogą być dyskryminujące, np. dotyczących wieku czy płci, jeśli nie wynikają z charakteru pracy. Wiadomości do kandydatów i pracowników, w ich języku, oszczędzają czas koordynatorów i zmniejszają ryzyko nieporozumień.

Czego AI nie powinno robić

Najważniejsza granica dotyczy decyzji o ludziach. AI nie powinno:

• oceniać kandydatów, np. przyznawać punktów za dopasowanie do zlecenia,
• tworzyć rankingów, na podstawie których rekruter automatycznie kontaktuje się tylko z najwyżej ocenionymi,
• odrzucać aplikacji bez udziału człowieka,
• analizować zdjęć, głosu czy wyrazu twarzy kandydatów.

Powód jest prosty. Model uczy się na danych, które mogą zawierać uprzedzenia, np. wobec kobiet, osób starszych czy cudzoziemców. Jeśli ocenia kandydatów, może te uprzedzenia powielać, a rekruter często nie wie, dlaczego jeden kandydat dostał lepszą ocenę od drugiego.

Nadzór człowieka w praktyce

Nadzór człowieka nie może być formalnością. Rekruter, który przegląda listę dwustu kandydatów przygotowaną przez system i klika zatwierdź przy pierwszych dziesięciu, nie sprawuje realnego nadzoru. Dlatego warto projektować rozwiązania tak, żeby rekruter widział, dlaczego kandydat znalazł się na liście: jakie wymagania formalne spełnia. Lista uporządkowana według daty aplikacji lub dostępności, a nie według oceny modelu, zostawia decyzję o kolejności kontaktu przy rekruterze.

Dobrą praktyką jest też okresowe sprawdzanie, kogo agencja zaprasza do rozmów i zatrudnia. Jeśli pewne grupy kandydatów są systematycznie pomijane, warto zrozumieć dlaczego. Dotyczy to procesów z AI i bez niego.

Szkolenie rekruterów

Nawet najlepiej zaprojektowane narzędzie nie pomoże, jeśli rekruterzy nie wiedzą, jak z niego korzystać i czego unikać. Krótki warsztat na prawdziwych zadaniach, z omówieniem zasad i przykładów błędów AI, to podstawa wdrożenia. O szkoleniach piszemy na stronie usługi szkolenia AI dla zespołów.

Przepisy

Unijne przepisy o AI zaliczają systemy używane do rekrutacji i wyboru kandydatów, w tym do filtrowania aplikacji i oceny kandydatów, do kategorii wysokiego ryzyka. Takie systemy podlegają szczególnym wymaganiom, m.in. dotyczącym nadzoru człowieka, jakości danych i przejrzystości. Szczegóły i terminy obowiązywania warto omówić z prawnikiem.

Najprostszy sposób na ograniczenie ryzyka to projektowanie rozwiązań tak, żeby AI nie podejmowało decyzji o kandydatach. Odczyt danych, wyszukiwanie po wymaganiach formalnych i pomoc w pisaniu to zastosowania, w których decyzja w oczywisty sposób pozostaje przy rekruterze.

Dane kandydatów

CV zawiera dane osobowe, często więcej, niż kandydat musiałby podać. Rekruterzy, którzy wklejają CV do prywatnych kont czatów AI, przekazują te dane poza kontrolą agencji. Dlatego potrzebne są:

• konta firmowe w planach, w których dane nie służą do trenowania modeli,
• zasady, jakie dane wolno przekazywać do AI, a jakie nie, np. dokumentów tożsamości i danych o zdrowiu,
• rozwiązania z ustalonym przepływem danych zamiast wklejania do czatu,
• informacja dla kandydatów o wykorzystaniu narzędzi w procesie, zgodnie z zasadami agencji.

Więcej o zasadach przetwarzania danych piszemy w artykule RODO a automatyzacja procesów.

Porównanie zastosowań

Pytania do dostawców narzędzi

Coraz więcej systemów rekrutacyjnych ma wbudowane funkcje AI. Przed ich włączeniem warto zapytać dostawcę: co dokładnie robi funkcja, czy ocenia lub rankinguje kandydatów, na jakich danych działa, gdzie przetwarzane są dane, czy dane służą do trenowania modeli i jak dostawca podchodzi do wymagań unijnych przepisów o AI. Funkcja, która ocenia kandydatów, wymaga szczególnej uwagi i rozmowy z prawnikiem.

Odpowiedzi warto zachować w dokumentacji agencji, razem z opisem, jak funkcja jest używana w praktyce.

To ułatwia odpowiedź na pytania klientów, kandydatów i kontrolujących.

Dokumentację warto aktualizować przy każdej zmianie.

Jak zacząć

Najlepiej od zasad i krótkiego warsztatu dla rekruterów: co wolno, czego nie, z jakich narzędzi korzystać. Potem od odczytu CV do bazy i szablonów wiadomości, bo dają szybki efekt bez ryzyka dla kandydatów. Wyszukiwanie w bazie warto dodać, gdy dane są uporządkowane. Szersze spojrzenie znajdziecie na stronie AI w agencji pracy, a o tym, jak AI zmienia pracę zespołów, w artykule AI w codziennej pracy zespołu.