Agencje pracy: ewidencja czasu pracy
Jeden klient przysyła godziny w arkuszu, drugi w PDF ze skanem listy, trzeci z systemu rejestracji czasu, czwarty mailem w treści wiadomości. Biuro agencji przepisuje to wszystko, porównuje z grafikiem i wyjaśnia rozbieżności przed terminem wypłat. Automatyzujemy ewidencję: godziny od klientów są zamieniane na jeden format, porównywane z grafikiem, a rozbieżności trafiają do wyjaśnienia przed rozliczeniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, koniec miesiąca to wyścig z czasem.
Agencje pracy
Dla każdego klienta przygotowujemy import godzin w formacie, który przysyła: arkusz, plik z systemu rejestracji czasu, PDF ze skanem listy, wiadomość mail. AI pomaga odczytać nietypowe formaty i skany, a wątpliwe pozycje są oznaczone. Wszystkie godziny trafiają do jednej ewidencji: pracownik, dzień, godziny, rodzaj godzin.
System porównuje godziny z grafikiem i umową: brakujące dni, godziny ponad grafik, nocne i nadliczbowe, pracownicy spoza listy. Rozbieżności trafiają do koordynatora, który wyjaśnia je z klientem lub pracownikiem.
Po wyjaśnieniu klient dostaje zestawienie do akceptacji, a zaakceptowane godziny trafiają do rozliczeń: faktury dla klienta i danych do wynagrodzeń. Pracownik może zobaczyć swoje godziny przed wypłatą, co ogranicza spory.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do klientów i formatów.
Arkusze, pliki z systemów, PDF i maile.
Nietypowe formaty i skany, z oznaczeniem wątpliwości.
Pracownik, dzień, godziny, rodzaj.
Braki, nadwyżki, nocne i nadliczbowe.
Lista dla koordynatora do wyjaśnienia.
Zestawienie do zatwierdzenia.
Podgląd przed wypłatą.
Faktury i wynagrodzenia.
Przykładowe przepływy
Od pliku klienta do zaakceptowanych godzin.
Klient przysyła arkusz z godzinami
Rozbieżności wyjaśniane co tydzień, a nie przed wypłatą.
Zamknięcie okresu
Rozliczenie na podstawie zaakceptowanych godzin.
Przykład z praktyki
Przykład agencji z kilkunastoma klientami i kilkuset pracownikami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Formaty | DziśKilkanaście różnych. | Po automatyzacjiJeden. |
| Przepisywanie | DziśDni pracy. | Po automatyzacjiImport. |
| Rozbieżności | DziśPrzed wypłatą. | Po automatyzacjiCo tydzień. |
| Spory z pracownikami | DziśCzęste. | Po automatyzacjiRzadsze, dzięki podglądowi. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej agencji.
Wdrożenie
Zaczynamy od klientów z największą liczbą pracowników.
Zbieramy formaty godzin od klientów i zasady rozliczeń.
Od wasPrzykładowe pliki.
Przygotowujemy importy dla klientów i zasady porównania.
Od wasWeryfikacja wyników importu.
Testujemy na jednym okresie równolegle z obecnym sposobem.
Od wasOsoba porównująca wyniki.
Dokładamy kolejnych klientów i pilnujemy zmian formatów.
Od wasInformacja o nowych klientach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża rekruterów i biuro, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od importu godzin od kilku klientów.
Dla agencji, które chcą skończyć z przepisywaniem.
Dla agencji z częstymi rozbieżnościami.
Dla agencji, które chcą ograniczyć spory.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędnie odczytane godziny ze skanu.
Wątpliwe pozycje są oznaczone, a zestawienie akceptuje klient.
Klient zmieni format pliku.
Import sprawdza strukturę i zatrzymuje się przy zmianach.
Spór o godziny z pracownikiem.
Pracownik widzi swoje godziny przed wypłatą i może zgłosić uwagę.
Błąd w zasadach godzin nadliczbowych.
Zasady ustala agencja z kadrami, a wyniki są porównywane w teście.
FAQ
Ewidencja czasu pracy: pytania i odpowiedzi
Tak, AI odczytuje skany dobrej jakości, a wątpliwe pozycje są oznaczone.
Nie. Przygotowujemy import dla formatu, który przysyła.
Tak, przez prosty podgląd lub wiadomość przed wypłatą.
Tak, w formacie, który program przyjmuje.
Tak, według zasad ustalonych przez agencję z kadrami.
Automatyzacja procesów
Rekrutacja, onboarding i dokumenty pracownicze w jednym procesie.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęAutomatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
W agencji pracy administracja rośnie razem z liczbą kandydatów, pracowników i klientów. Opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i granice, których nie warto przekraczać.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Zaoszczędzone godziny to tylko część zwrotu z automatyzacji. Pokazujemy, jak policzyć ROI przed wdrożeniem, jakie koszty doliczyć i które wskaźniki śledzić, żeby wynik obronił się przed zarządem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czy prowadzicie rekrutację stałą, pracę tymczasową czy oba, ilu macie pracowników i klientów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
