Proces: operacje
Umowa powstaje z szablonu, przechodzi przez akceptacje w ustalonej kolejności, jest podpisywana elektronicznie, a jej najważniejsze dane trafiają do rejestru z przypomnieniami o terminach. Pokazujemy krok po kroku, jak taki proces wygląda i co jest potrzebne, żeby go wdrożyć.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, automatyzacja zwykle szybko się zwraca.
Mapa procesu
Tak przechodzi umowa od wniosku do archiwum i przypomnienia o terminie. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.
Osoba z działu wypełnia krótki formularz: kontrahent, rodzaj umowy, wartość, okres. Dane kontrahenta uzupełniają się z rejestrów po NIP.
Narzędzia: Formularz, Teams lub Forms
System tworzy projekt umowy z właściwego szablonu i wstawia dane z wniosku. Umowa trafia do jednego folderu, w którym istnieje tylko jedna aktualna wersja.
Narzędzia: SharePoint lub Dysk Google
Gdy umowę przysyła druga strona, AI porównuje ją z waszym wzorem i oznacza zapisy, które od niego odbiegają, np. kary, terminy płatności czy odpowiedzialność.
Narzędzia: AI do dokumentów
Umowa przechodzi przez akceptacje w ustalonej kolejności, np. kierownik, prawnik, finanse, zarząd. Ścieżka zależy od rodzaju i wartości umowy. Każdy akceptuje w Teams lub mailu i może dodać uwagi.
Narzędzia: Teams, mail
Gdy umowa czeka zbyt długo na jednej osobie, system przypomina o niej, a wnioskujący widzi, na jakim etapie jest jego sprawa.
Zaakceptowana umowa trafia do podpisu elektronicznego u osób uprawnionych po obu stronach. Rodzaj podpisu dobieramy do wymagań umowy.
Narzędzia: Narzędzie do podpisu elektronicznego
Podpisana umowa trafia do archiwum, a jej dane, takie jak strony, wartość, data końca i okres wypowiedzenia, do rejestru umów z linkiem do dokumentu.
Narzędzia: Rejestr, np. Airtable lub lista SharePoint
Przed terminem wypowiedzenia lub końcem umowy właściciel umowy dostaje przypomnienie z pytaniem, czy przedłużyć, renegocjować czy zakończyć.
Przykład z praktyki
Przykład firmy usługowej, która zawiera umowy z klientami i podwykonawcami, a umowy sprawdza zewnętrzny prawnik.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przygotowanie | DziśKopia ostatniej podobnej umowy i ręczne zmiany. | Po automatyzacjiProjekt z aktualnego szablonu z danymi z wniosku. |
| Wersje | DziśKilka plików w mailach, z różnymi poprawkami. | Po automatyzacjiJedna wersja w jednym folderze, z historią zmian. |
| Akceptacje | DziśMaile i pytania na korytarzu. | Po automatyzacjiŚcieżka akceptacji z przypomnieniami i widocznym etapem. |
| Podpis | DziśWydruk, skan, kurier. | Po automatyzacjiPodpis elektroniczny i automatyczne archiwum. |
| Terminy | DziśUmowy przedłużały się bez decyzji. | Po automatyzacjiPrzypomnienie przed terminem wypowiedzenia. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Efekt
Wszyscy pracują na tym samym dokumencie, a historia zmian i uwag jest zapisana.
Wnioskujący i zarząd widzą, na jakim etapie jest każda umowa i na kogo czeka.
Podpis elektroniczny zastępuje wydruki i kuriera, a podpisana umowa sama trafia do archiwum.
Żadna umowa nie przedłuża się ani nie kończy bez decyzji właściciela.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.
Rozmawiamy z osobą odpowiedzialną za umowy, prawnikiem lub zarządem, spisujemy rodzaje umów i obecne ścieżki akceptacji.
Od wasGodzina rozmowy, lista rodzajów umów i obecne wzory.
Projektujemy ścieżki akceptacji dla rodzajów i wartości umów, strukturę rejestru, uprawnienia i zasady przypomnień.
Od wasDecyzje, kto akceptuje jakie umowy i kto ma dostęp do których dokumentów.
Budujemy obieg w waszym środowisku, przygotowujemy szablony i przenosimy do rejestru umowy, które obowiązują dziś. Testujemy na kilku prawdziwych umowach.
Od wasDostępy do środowiska, aktualne szablony i lista obowiązujących umów.
Uruchamiamy obieg dla wszystkich nowych umów, szkolimy osoby wnioskujące i akceptujące, pilnujemy działania.
Od wasKrótkie szkolenie zespołu i zgłaszanie uwag w pierwszych tygodniach.
Checklista
Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.
Zakres
Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.
Dla firm, które chcą przede wszystkim mieć porządek w umowach i terminach.
Dla firm, w których umowy akceptuje kilka osób.
Dla firm z dużą liczbą umów lub negocjacjami z kontrahentami.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Ktoś pominie obieg i wyśle umowę mailem.
Prosta zasada: umowa bez akceptacji w obiegu nie trafia do podpisu, a szablony są dostępne tylko w obiegu.
Dostęp do poufnych umów dostaną niewłaściwe osoby.
Uprawnienia ustawiamy według rodzaju umowy i działu, a umowy kadrowe trzymamy osobno.
AI przeoczy ważny zapis w umowie kontrahenta.
AI tylko wskazuje różnice względem wzoru. Ocena prawna zawsze należy do prawnika lub zarządu.
Rejestr przestanie być aktualny.
Rejestr uzupełnia się sam po podpisie, a aneksy przechodzą przez ten sam obieg co umowy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.
FAQ
Obieg i akceptacja umów: pytania i odpowiedzi
W większości umów handlowych tak. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Przy umowach, dla których prawo wymaga szczególnej formy, rodzaj podpisu warto potwierdzić z prawnikiem.
Nie zawsze. W wielu firmach obieg umów budujemy na tym, co już macie: SharePoint i Teams albo Dysk Google, z rejestrem w liście lub w Airtable. Osobny system ma sens przy dużej liczbie umów.
Obowiązujące umowy skanujemy lub zbieramy z dysków i przenosimy do rejestru. AI może pomóc odczytać z nich strony, daty i okresy wypowiedzenia, a wyniki sprawdza człowiek.
AI dobrze porównuje umowę z waszym wzorem i wskazuje zapisy, które od niego odbiegają. Nie zastępuje prawnika, ale skraca jego pracę do miejsc, które wymagają uwagi.
Tak. Aneks przechodzi przez tę samą ścieżkę co umowa i jest powiązany z nią w rejestrze, więc terminy i warunki zawsze są aktualne.
Zwykle na Microsoft 365 z Power Automate albo na Google Workspace z platformą automatyzacji, połączonych z narzędziem do podpisu elektronicznego. Narzędzia dobieramy do tego, czego już używacie.
Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Duża liczba starych umów do przeniesienia i integracje z innymi systemami wydłużają projekt. Dokładny plan podajemy po przeglądzie procesu.
Automatyzacja w Microsoft 365, także dla starszych aplikacji desktopowych.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Modele Anthropic do pracy z długimi dokumentami, wiedzą firmy i tekstem.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Doradztwo i strategia
Rozrysowujemy procesy i usuwamy zbędne kroki przed automatyzacją.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Zanim zautomatyzujesz cokolwiek, musisz wiedzieć, jak proces wygląda w praktyce, a nie jak powinien wyglądać. Pokazujemy, jak przeprowadzić mapowanie w jeden warsztat i dojść do konkretnej decyzji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.
