Proces: kadry
Podpisana umowa uruchamia przygotowanie stanowiska: konta, dostępy, sprzęt, dokumenty i plan pierwszych dni. Gdy pracownik odchodzi, ten sam proces odbiera dostępy i pilnuje zwrotu sprzętu. Projektujemy i wdrażamy go na waszych narzędziach, z jasnym zakresem i wyceną przed startem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, wdrożenie zwykle szybko się zwraca.
Mapa procesu
Tak przechodzi pracownik od podpisania umowy do pierwszego dnia, a potem do odejścia. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.
Kadry wprowadzają nową osobę raz: imię i nazwisko, stanowisko, dział, przełożony, data startu. To jedno zgłoszenie uruchamia cały proces.
Narzędzia: Formularz lub program kadrowy
System tworzy zadania z terminami dla kadr, IT, biura i przełożonego, zależnie od stanowiska: dokumenty, badania, szkolenie BHP, sprzęt, plan pierwszego tygodnia.
Narzędzia: Planner, Asana lub Airtable
Konto w Microsoft 365 lub Google Workspace powstaje automatycznie, razem z grupami, kanałami Teams i folderami. Dostępy do pozostałych systemów są zakładane według profilu stanowiska albo trafiają jako zadanie do administratora.
Narzędzia: Microsoft 365, Google Workspace
Biuro lub IT dostaje zadanie przygotowania sprzętu według profilu stanowiska, a wydany sprzęt zapisuje się w ewidencji przy pracowniku.
Narzędzia: Ewidencja sprzętu
Kilka dni przed startem przełożony i kadry widzą, co jest gotowe, a co nie. Opóźnione zadania wywołują przypomnienia.
Nowa osoba dostaje wiadomość powitalną z planem pierwszych dni, a przełożony przypomnienia o rozmowach po pierwszym tygodniu i miesiącu.
Wszystkie nadane konta, uprawnienia i sprzęt są zapisane przy pracowniku. Zmiana stanowiska aktualizuje dostępy według nowego profilu.
Narzędzia: Rejestr dostępów
Wprowadzenie daty końca umowy uruchamia listę: blokada kont w dniu odejścia, przekazanie skrzynki i plików, zwrot sprzętu, zmiana haseł do kont wspólnych. Każdy krok ma właściciela i termin.
Narzędzia: Microsoft 365, Google Workspace
Przykład z praktyki
Przykład firmy usługowej, która zatrudnia regularnie, a IT prowadzi zewnętrzna firma.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Informacja | DziśKadry piszą maile do IT i biura, każdy w innym czasie. | Po automatyzacjiJedno zgłoszenie uruchamia zadania dla wszystkich. |
| Konta | DziśZakładane ręcznie, często w dniu startu. | Po automatyzacjiKonto i grupy gotowe przed pierwszym dniem. |
| Sprzęt | DziśBez ewidencji, wydawany na słowo. | Po automatyzacjiZapisany przy pracowniku, z protokołem. |
| Odejście | DziśKonta aktywne jeszcze przez kilka tygodni. | Po automatyzacjiBlokada w dniu odejścia, zwrot sprzętu pilnowany. |
| Audyt | DziśTrudno ustalić, kto ma dostęp do czego. | Po automatyzacjiRejestr dostępów przy każdym pracowniku. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Efekt
Konta, sprzęt i plan pierwszych dni są przygotowane przed startem nowej osoby.
Dostępy są odbierane w dniu odejścia, a sprzęt i dane wracają do firmy.
Każdy dział przyjmuje nowe osoby według tej samej, opisanej ścieżki.
Rejestr pokazuje, kto ma dostęp do jakich systemów i danych, co ułatwia audyty i spełnienie wymogów RODO.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.
Spisujemy z kadrami i IT, jak dziś wygląda przyjęcie i odejście pracownika, oraz robimy listę systemów, kont wspólnych i sprzętu.
Od wasGodzina rozmowy z kadrami i IT oraz lista używanych systemów.
Dla każdego rodzaju stanowiska ustalamy dostępy, sprzęt i zadania. Projektujemy listy zadań dla przyjęcia i odejścia oraz rejestr dostępów.
Od wasDecyzje, jakie dostępy i sprzęt należą się na danym stanowisku.
Budujemy proces w waszym środowisku, w tym automatyczne zakładanie i blokowanie kont. Testujemy na kontach testowych i przy najbliższym zatrudnieniu.
Od wasUprawnienia administratora lub współpraca z waszym IT oraz osoba testująca.
Przełączamy przyjęcia i odejścia na nowy proces, uzupełniamy rejestr dostępów obecnych pracowników i aktualizujemy profile przy zmianach.
Od wasInformacja o nowych systemach i stanowiskach.
Checklista
Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.
Zakres
Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.
Dla firm, które chcą przede wszystkim mieć jedną listę zadań dla wszystkich działów.
Dla firm pracujących w Microsoft 365 lub Google Workspace.
Dla firm z wieloma systemami lub wymaganiami bezpieczeństwa.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Automatyczne zakładanie kont nada zbyt szerokie uprawnienia.
Profile stanowisk zatwierdzacie wy, a dostępy do wrażliwych systemów zawsze wymagają akceptacji.
Blokada kont zadziała za wcześnie lub za późno.
Blokada opiera się na dacie końca umowy z kadr, a kadry i przełożony dostają informację przed jej wykonaniem.
Część systemów nie pozwala zakładać kont automatycznie.
Takie konta trafiają jako zadanie do właściciela systemu, z terminem i przypomnieniem.
Dane pracowników będą widoczne dla zbyt wielu osób.
Każdy dział widzi tylko swoje zadania, a dane kadrowe zostają w kadrach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.
FAQ
Onboarding i offboarding pracownika: pytania i odpowiedzi
Arkusz trzeba pamiętać uzupełnić. Tu jedno zgłoszenie uruchamia zadania dla wszystkich działów, zakłada konta i pilnuje terminów, a przy odejściu odbiera dostępy.
Tak. W obu środowiskach konto, grupy i foldery można zakładać i blokować automatycznie, z uprawnieniami nadanymi przez administratora.
Proces wysyła zadania także do zewnętrznego IT, a zakładanie kont budujemy razem z nim, na uprawnieniach, które przyznacie.
Proces pilnuje zadań związanych z dokumentami, np. badań czy szkolenia BHP. Same dokumenty kadrowe zostają w waszym programie kadrowym lub teczkach osobowych.
Tak. Bywa to dobry pierwszy krok, bo zamyka najpoważniejsze ryzyko: aktywne konta osób, które już nie pracują w firmie.
Najczęściej na Microsoft 365 z Power Automate albo na Google Workspace z platformą automatyzacji, np. Make lub n8n, z listą zadań w Plannerze, Asanie lub Airtable.
Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Automatyczne konta w wielu systemach i rejestr dostępów wydłużają projekt. Dokładny plan i wycenę podajemy po przeglądzie.
Automatyzacja w Microsoft 365, także dla starszych aplikacji desktopowych.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Automatyzacja procesów
Rekrutacja, onboarding i dokumenty pracownicze w jednym procesie.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Pierwsze dni w nowej pracy często mijają na czekaniu na laptopa i dostępy. Pokazujemy, jak poukładać onboarding tak, żeby pilnował się sam, bez wdrażania drogiego systemu HR.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Make, Zapier, n8n, Power Automate, a może własny kod? Pokazujemy, czym te narzędzia się różnią, gdzie kryją się koszty i jak wybrać platformę, która nie zablokuje firmy za rok.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.
