Automation Minds

Proces: sprzedaż

Obsługa zapytań ofertowych: wdrożenie procesu od formularza do CRM

Zapytania z formularza, maila, telefonu, reklam i portali branżowych trafiają do jednego CRM, mają handlowca i termin odpowiedzi. Projektujemy i wdrażamy ten proces na waszych narzędziach, z jasnym zakresem, etapami i wyceną przed startem.

  • Wszystkie kanały zapytań w jednym miejscu
  • Przydział handlowca i termin odpowiedzi
  • Przekazanie do przygotowania oferty
Umów bezpłatną konsultacjęZadzwoń: +48 726 587 379

Bezpłatna konsultacja 30 min

Umów bezpłatną konsultację

Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.

Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379

Czy to wasz przypadek

Kiedy warto wdrożyć uporządkowaną obsługę zapytań

Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, wdrożenie zwykle szybko się zwraca.

  • Zapytania przychodzą na kilka skrzynek i do prywatnych telefonów handlowców.
  • Nie da się powiedzieć, ile zapytań przyszło w zeszłym miesiącu i ile z nich zamieniło się w sprzedaż.
  • Leady z reklam leżą w panelu reklamowym, dopóki ktoś ich nie pobierze.
  • Zapytania z portali branżowych i porównywarek są przepisywane ręcznie.
  • Nie wiadomo, który handlowiec odpowiada za które zapytanie.
  • CRM jest, ale zapytania trafiają do niego z opóźnieniem albo wcale.

Mapa procesu

Jak wygląda obsługa zapytania po wdrożeniu

Tak przechodzi zapytanie od pierwszego kontaktu do przekazania do oferty. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.

AutomatycznieDecyzja człowieka
  1. 1

    Zebranie zapytań ze wszystkich kanałów

    System

    Formularz na stronie, skrzynka ofertowa, formularze reklam, portale branżowe i czat zasilają jeden CRM. Zapytania przyjęte telefonicznie zespół wpisuje przez krótki formularz.

    Narzędzia: Formularze, poczta, reklamy, CRM

  2. 2

    Uzupełnienie i deduplikacja

    System

    System sprawdza, czy firma lub osoba jest już w CRM, łączy zapytanie z historią klienta i uzupełnia dane firmy z rejestrów po NIP.

    Narzędzia: CRM, rejestry firm

  3. 3

    Przydział do handlowca

    System

    Zapytanie trafia do opiekuna klienta albo według ustalonych zasad: regionu, produktu, wielkości zamówienia lub kolejki. Handlowiec dostaje powiadomienie tam, gdzie pracuje.

    Narzędzia: CRM, Teams, Slack

  4. 4

    Potwierdzenie dla klienta

    System

    Klient od razu dostaje potwierdzenie z imieniem handlowca i informacją, kiedy może spodziewać się kontaktu.

    Narzędzia: Poczta

  5. 5

    Pierwszy kontakt

    Handlowiec

    Handlowiec dzwoni lub pisze do klienta, doprecyzowuje potrzeby i zapisuje ustalenia w CRM. Ta część zostaje w rękach człowieka.

    Narzędzia: CRM

  6. 6

    Kontrola terminów

    System

    Gdy zapytanie czeka na kontakt dłużej niż ustalony czas, handlowiec dostaje przypomnienie, a potem informację dostaje szef sprzedaży.

  7. 7

    Kwalifikacja

    Handlowiec

    Handlowiec oznacza, czy zapytanie jest szansą sprzedaży, a jeśli nie, wybiera powód. Szanse przechodzą do przygotowania oferty, pozostałe do raportu.

    Narzędzia: CRM

  8. 8

    Raport źródeł i wyników

    System

    Raport pokazuje liczbę zapytań według kanałów i handlowców, czas pierwszej odpowiedzi i to, ile zapytań zamieniło się w oferty i sprzedaż.

    Narzędzia: CRM, raport

Przykład z praktyki

Zapytania przed i po wdrożeniu

Przykład firmy produkcyjnej, która dostaje zapytania przez stronę, portal branżowy, targi i telefon.

Zapytania przed i po wdrożeniu
KanałyDziśTrzy skrzynki, portal i telefony handlowców.Po automatyzacjiWszystkie zapytania w jednym CRM.
PrzydziałDziśKto pierwszy zobaczy, ten odpowiada.Po automatyzacjiPrzydział według regionu i produktu.
KlientDziśCzeka bez informacji.Po automatyzacjiDostaje potwierdzenie z imieniem handlowca.
TerminyDziśNikt nie wie, na co nie odpowiedziano.Po automatyzacjiPrzypomnienie i informacja dla szefa sprzedaży.
WiedzaDziśBrak danych o skuteczności kanałów.Po automatyzacjiRaport zapytań, odpowiedzi i sprzedaży według źródeł.

To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.

Efekt

Co dostajecie po wdrożeniu

  • Jedno miejsce na zapytania

    Każde zapytanie, z każdego kanału, jest w CRM i ma właściciela.

  • Kontrola czasu odpowiedzi

    Widać, które zapytania czekają, a przypomnienia działają same.

  • Dane o kanałach

    Wiecie, które źródła przynoszą zapytania, a które sprzedaż, i możecie lepiej planować marketing.

  • Płynne przejście do oferty

    Zakwalifikowane zapytanie trafia od razu do przygotowania oferty, z kompletem danych.

Wdrożenie

Jak przebiega wdrożenie

Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.

  1. 1kilka dni

    Przegląd kanałów i procesu

    Spisujemy wszystkie kanały, którymi przychodzą zapytania, sprawdzamy, co dzieje się z nimi dziś, i ustalamy zasady przydziału.

    Od wasGodzina rozmowy z szefem sprzedaży i lista kanałów, w tym portali i reklam.

  2. 2około tygodnia

    Projekt

    Projektujemy pola w CRM, zasady przydziału i terminów, treści potwierdzeń i raport. Jeśli nie macie CRM, pomagamy go wybrać.

    Od wasDecyzje o zasadach przydziału, czasie odpowiedzi i eskalacji.

  3. 3zwykle 2–4 tygodnie

    Budowa i testy

    Podłączamy kolejne kanały do CRM, budujemy przydział, przypomnienia i raport, testujemy na prawdziwych zapytaniach.

    Od wasDostępy do formularzy, skrzynek, kont reklamowych, portali i CRM.

  4. 4stale

    Start i opieka

    Przełączamy zespół na nowy proces, szkolimy handlowców i pilnujemy, żeby żaden kanał nie przestał wysyłać zapytań.

    Od wasInformacja o nowych kanałach i zmianach w zespole sprzedaży.

Checklista

Co warto przygotować przed startem

Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.

  • Lista kanałów, którymi przychodzą zapytania, z dostępami do nich.
  • Informacja, jakiego CRM używacie, albo decyzja o jego wyborze.
  • Zasady przydziału: regiony, produkty, opiekunowie stałych klientów.
  • Oczekiwany czas pierwszej odpowiedzi i kto ma być informowany o opóźnieniach.
  • Treść formularzy i zgód marketingowych, które dziś zbieracie.
  • Lista handlowców i ich zastępców.
  • Osoba po waszej stronie, która będzie właścicielem procesu.

Zakres

Warianty wdrożenia

Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.

  • Podstawowy

    Dla firm, które chcą przede wszystkim, żeby zapytania ze strony nie ginęły.

    • Formularz na stronie i skrzynka ofertowa połączone z CRM
    • Sprawdzanie duplikatów
    • Przydział handlowca i powiadomienie
    • Potwierdzenie dla klienta

  • Rozszerzony

    Dla firm z kilkoma kanałami i zespołem handlowców.

    • Wszystko z wariantu podstawowego
    • Formularze reklam, portale branżowe i czat
    • Zasady przydziału według regionu lub produktu
    • Przypomnienia i eskalacja do szefa sprzedaży
    • Raport zapytań według źródeł

  • Pełny

    Dla firm, które chcą połączyć zapytania z całym procesem sprzedaży.

    • Wszystko z wariantu rozszerzonego
    • Odczyt zapytań z maili i załączników przez AI
    • Uzupełnianie danych firm z rejestrów
    • Przekazanie do procesu przygotowania ofert
    • Raport od zapytania do sprzedaży i faktury

Koszty

Od czego zależy koszt

Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:

  • liczba kanałów i to, czy mają gotowe integracje z CRM,
  • stan CRM i danych klientów, w tym liczba duplikatów do uporządkowania,
  • złożoność zasad przydziału i eskalacji,
  • zakres raportu i połączenie z procesem ofertowania,
  • koszty narzędzi, np. licencji CRM, platformy automatyzacji i modeli AI.

Ryzyka

Na co uważamy przy wdrożeniu

  • Jeden z kanałów przestanie przesyłać zapytania.

    Monitorujemy połączenia i dostajemy powiadomienie, gdy z kanału długo nie przychodzą zapytania.

  • Handlowcy będą dalej przyjmować zapytania poza CRM.

    Prosty formularz do zapytań telefonicznych i zasada, że raport sprzedaży liczy tylko zapytania z CRM.

  • Ten sam klient pojawi się w CRM kilka razy.

    Sprawdzanie duplikatów po mailu, telefonie i NIP przed utworzeniem nowego rekordu.

  • Dane z formularzy będą przetwarzane bez właściwych zgód.

    Przeglądamy treść formularzy i zgód, a w CRM zapisujemy, na co klient wyraził zgodę.

Bezpłatna konsultacja 30 min

Chcecie zobaczyć, jak to wyglądałoby u was?

W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.

Umów bezpłatną konsultację+48 726 587 379

FAQ

Obsługa zapytań ofertowych: pytania i odpowiedzi

Najczęściej zadawane pytania

Czym ta usługa różni się od samego wdrożenia CRM?

CRM to narzędzie. Tu wdrażamy cały proces wokół niego: podłączenie wszystkich kanałów, zasady przydziału, terminy, potwierdzenia i raport. CRM może być już u was albo pomagamy go wybrać.

Czy podłączycie formularze z reklam i portali branżowych?

Tak, jeśli dany kanał ma integrację lub wysyła powiadomienia mailowe. Formularze reklam, popularne portale i czat na stronie podłączamy zwykle bez problemu.

Z jakimi CRM pracujecie?

Najczęściej z Pipedrive i HubSpot, a także z innymi systemami, które mają API. Przy prostszych potrzebach budujemy bazę zapytań w Airtable.

Czy klient dostanie automatyczną odpowiedź na zapytanie?

Dostanie potwierdzenie z informacją, kto się z nim skontaktuje i kiedy. Merytoryczną odpowiedź przygotowuje handlowiec.

Co dzieje się z zapytaniem po kwalifikacji?

Szansa sprzedaży przechodzi do przygotowania oferty. Ten etap opisujemy osobno na stronie procesu przygotowania ofert, a oba procesy można wdrożyć razem.

Na czym to działa technicznie?

Na waszym CRM połączonym z formularzami, pocztą i kanałami reklamowymi przez integracje lub platformę automatyzacji, np. Make lub n8n.

Ile trwa wdrożenie?

Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Każdy kolejny kanał i integracja z ofertowaniem wydłużają projekt. Dokładny plan i wycenę podajemy po przeglądzie kanałów.

Zobacz też

Narzędzia w tym procesie

Powiązane usługi

Z Poradnika

Bezpłatna konsultacja 30 min

Porozmawiajmy o waszym procesie

Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.

  • 30 minut rozmowy o waszych procesach i wąskich gardłach
  • Wskazanie 1–2 obszarów z najszybszym zwrotem z automatyzacji
  • Oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego