Automation Minds

Branża: spedycja

Automatyzacja spedycji: mniej przepisywania, więcej czasu na klientów i przewoźników

Spedytor zarabia na relacjach i szybkich decyzjach, a spędza dużą część dnia na przepisywaniu: zapytań do arkusza, danych do zlecenia, statusów do maili, numerów z CMR do faktury. Pomagamy firmom spedycyjnym zautomatyzować tę pracę na narzędziach, których już używają, z AI tam, gdzie pomaga, i z kontrolą spedytora nad każdą decyzją.

  • Bezpłatna konsultacja 30 min
  • Zapytania, wyceny i zlecenia bez przepisywania
  • Statusy dla klientów i dokumenty przewozowe w jednym miejscu
Umów bezpłatną konsultacjęZadzwoń: +48 726 587 379

Bezpłatna konsultacja 30 min

Umów bezpłatną konsultację

Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.

Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379

Czy to wasz przypadek

Po czym poznać, że spedycja potrzebuje automatyzacji

Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy spedytorów da się przenieść na system.

  • Zapytania od klientów przychodzą mailem w różnych formatach i ktoś przepisuje je do arkusza lub TMS.
  • Zlecenie dla przewoźnika powstaje przez kopiowanie danych z zapytania, maila i poprzedniego zlecenia.
  • Klienci dzwonią z pytaniem, gdzie jest ładunek, a spedytor dzwoni do kierowcy, żeby odpowiedzieć.
  • Weryfikacja nowego przewoźnika to kilka stron internetowych i dokumentów sprawdzanych ręcznie.
  • Faktury od przewoźników trzeba dopasować do zleceń, a CMR i potwierdzenia dostaw szuka się w mailach.
  • Nie wiadomo bez arkusza, jaka jest marża na zleceniach i który klient jest najbardziej rentowny.

Spedycja

Automatyzacja w spedycji: co zmienia, a czego nie zmienia

Spedycja to praca na danych, które krążą między klientem, spedytorem i przewoźnikiem: trasa, ładunek, terminy, ceny, dokumenty, statusy. Większość tych danych pojawia się raz, a potem jest przepisywana w kolejnych miejscach. Każde przepisanie to czas i ryzyko błędu, który w transporcie bywa kosztowny. To właśnie tę pracę automatyzujemy.

Automatyzacja nie zastępuje spedytora. Negocjacja ceny, wybór przewoźnika, reakcja na problem na trasie i relacja z klientem zostają przy człowieku. System odczytuje zapytania, przygotowuje zlecenia, sprawdza przewoźników, zbiera statusy i dokumenty, a spedytor zatwierdza to, co wymaga decyzji.

Nie wymieniamy TMS ani giełd transportowych, z których korzystacie. Budujemy obok nich to, czego brakuje: połączenia z pocztą, odczyt dokumentów z AI, automatyczne powiadomienia, rozliczenia i raporty. Połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze firmy.

Rozwiązania

Rozwiązania dla spedycji

Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.

Co robimy

Co automatyzujemy w spedycji

Od zapytania klienta do rozliczenia zlecenia. Zaczynamy od obszaru, który zabiera spedytorom najwięcej czasu.

  1. 01

    Zapytania i wyceny

    Zapytania z maili odczytane i uporządkowane, propozycja ceny na podstawie historii podobnych tras.

  2. 02

    Zlecenia transportowe

    Zlecenie dla przewoźnika z danych zapytania, wysłane do potwierdzenia, bez kopiowania.

  3. 03

    Weryfikacja przewoźników

    Dane z rejestrów, biała lista VAT, dokumenty i ubezpieczenie sprawdzane w jednym miejscu.

  4. 04

    Statusy i awizacje

    Statusy z TMS lub od przewoźnika przekazywane klientowi automatycznie.

  5. 05

    Dokumenty przewozowe

    CMR i potwierdzenia dostaw odczytane, przypisane do zlecenia i sprawdzone pod kątem kompletności.

  6. 06

    Rozliczenia frachtu

    Faktury dla klientów, faktury przewoźników dopasowane do zleceń, marża na zleceniu.

  7. 07

    Płatności

    Przypomnienia o należnościach od klientów i terminy płatności dla przewoźników.

  8. 08

    Raporty

    Marża, wolumen, klienci, trasy i przewoźnicy bez składania arkuszy.

Przykładowe przepływy

Przykładowe automatyzacje w spedycji

Typowe przepływy, które budujemy w firmach spedycyjnych. Decyzje o cenie i przewoźniku zawsze zostają przy spedytorze.

  • Zapytanie od klienta

    Mail z zapytaniem o transport

    1. 1AI odczytuje trasę, ładunek, terminy i wymagania
    2. 2Zapytanie trafia do TMS lub bazy zapytań, z historią podobnych tras
    3. 3Spedytor dostaje propozycję ceny i szkic odpowiedzi do zatwierdzenia

    Klient dostaje wycenę szybciej, a spedytor nie przepisuje maila.

  • Zlecenie dla przewoźnika

    Spedytor wybiera przewoźnika

    1. 1Sprawdzenie przewoźnika w rejestrach i na białej liście VAT
    2. 2Zlecenie z danych zapytania i warunków przewoźnika, z szablonu firmy
    3. 3Wysyłka do potwierdzenia i zapis w TMS

    Zlecenie gotowe w kilka chwil, bez kopiowania danych i z kontrolą przewoźnika.

  • Po dostawie

    Przewoźnik przesyła CMR i fakturę

    1. 1Odczyt CMR i faktury, przypisanie do zlecenia
    2. 2Porównanie kwoty z faktury z ceną w zleceniu
    3. 3Faktura dla klienta i przypomnienie o terminie płatności dla przewoźnika

    Zlecenie zamknięte z kompletem dokumentów, a rozbieżności widoczne od razu.

Bezpieczeństwo

Dane, systemy i kontrola

Spedycja pracuje na danych klientów i przewoźników oraz na wielu systemach naraz. Wdrożenie projektujemy tak, żeby niczego nie rozregulować.

  • Dane w UE lub u was

    Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze firmy.

  • AI bez trenowania na danych

    Korzystamy z modeli w planach, w których dane nie służą do trenowania, i przesyłamy tylko to, co potrzebne do zadania.

  • TMS jako źródło prawdy

    Dane zleceń zostają w TMS. Automatyzacja je uzupełnia, a nie tworzy równoległej bazy.

  • Ślad działań

    Każda automatyczna operacja jest zapisana, więc wiadomo, co i kiedy zrobił system.

  • Uprawnienia

    Spedytor widzi swoje zlecenia i klientów, kierownik całość.

  • Spedytor decyduje

    Cena, przewoźnik i odpowiedzi na reklamacje zawsze należą do człowieka.

Przykład z praktyki

Spedycja przed i po automatyzacji

Przykład firmy spedycyjnej z kilkunastoma spedytorami, obsługującej transport krajowy i międzynarodowy.

Spedycja przed i po automatyzacji
ZapytaniaDziśPrzepisywane z maili do arkusza.Po automatyzacjiOdczytane przez AI, z historią podobnych tras.
ZleceniaDziśKopiowane z poprzednich zleceń.Po automatyzacjiTworzone z danych zapytania i szablonu.
PrzewoźnicyDziśSprawdzani ręcznie na kilku stronach.Po automatyzacjiWeryfikacja w jednym miejscu przed zleceniem.
StatusyDziśTelefon do kierowcy, telefon do klienta.Po automatyzacjiInformacja dla klienta automatycznie.
Dokumenty i fakturyDziśCMR szukane w mailach, faktury dopasowywane ręcznie.Po automatyzacjiDokumenty przy zleceniu, rozbieżności oznaczone.

To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.

Wdrożenie

Jak przebiega wdrożenie w spedycji

Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie zatrzymywać bieżących zleceń.

  1. 1kilka dni

    Przegląd firmy

    Rozmawiamy z kierownikiem spedycji i jednym ze spedytorów, przeglądamy TMS, pocztę i program do faktur, wybieramy obszar z największą stratą czasu.

    Od wasGodzina rozmowy i informacja o używanych systemach.

  2. 2około tygodnia

    Projekt

    Projektujemy przepływ i zasady: co robi system, co robi AI, a co zawsze zatwierdza spedytor.

    Od wasAkceptacja projektu i przykładowe dokumenty.

  3. 3zwykle 2–4 tygodnie

    Budowa i testy

    Budujemy rozwiązanie obok TMS i testujemy je na wybranych klientach lub trasach.

    Od wasSpedytor, który ocenia wyniki testów.

  4. 4stale

    Start i opieka

    Uruchamiamy rozwiązanie dla całego zespołu, szkolimy spedytorów i pilnujemy działania. Kolejne obszary dokładamy, gdy pierwszy działa.

    Od wasUwagi zespołu w pierwszych tygodniach.

Bezpłatna konsultacja 30 min

Porozmawiajmy o waszej spedycji

W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża spedytorów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.

Umów bezpłatną konsultację+48 726 587 379

Zakres

Warianty współpracy

Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.

  • Jeden proces

    Dla firm, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.

    • Przegląd i wybór procesu
    • Automatyzacja jednego obszaru, np. zleceń dla przewoźników
    • Połączenie z TMS lub pocztą
    • Szkolenie zespołu

  • Spedycja

    Dla firm, które chcą uporządkować pracę od zapytania do rozliczenia.

    • Kilka połączonych procesów: zapytania, zlecenia, statusy, rozliczenia
    • Odczyt zapytań i dokumentów z AI
    • Integracja z TMS i programem do faktur
    • Raporty marży i wolumenu
    • Opieka po wdrożeniu

  • Agenci w abonamencie

    Dla firm, które nie chcą zajmować się technologią.

    • Agenci AI do konkretnych zadań, np. odczytu zapytań lub statusów
    • Infrastruktura i utrzymanie po naszej stronie
    • Monitoring i miesięczny raport
    • Stała miesięczna opłata

Koszty

Od czego zależy koszt

Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:

  • liczba procesów i systemów, które łączymy,
  • możliwości integracji TMS, z którego korzystacie,
  • liczba zapytań, zleceń i dokumentów, które przetwarza AI,
  • liczba klientów, którym przekazujemy statusy, i ich wymagania,
  • zakres opieki po wdrożeniu.

Ryzyka

Na co uważamy w spedycji

  • AI błędnie odczyta datę, adres lub wagę ładunku.

    Odczytane dane trafiają do sprawdzenia przez spedytora przed wysłaniem wyceny lub zlecenia, a niepewne pola są oznaczone.

  • Zlecenie trafi do nieuczciwego przewoźnika.

    Weryfikacja przewoźnika przed zleceniem i lista przewoźników sprawdzonych. Decyzja o współpracy zostaje przy spedytorze.

  • Klient dostanie nieaktualny status.

    Statusy opieramy na danych z TMS lub od przewoźnika, z informacją o czasie aktualizacji.

  • TMS nie ma API.

    Korzystamy z importu i eksportu plików albo poczty, a połączenie projektujemy pod możliwości waszego systemu.

FAQ

Spedycja: pytania i odpowiedzi

Najczęściej zadawane pytania

Czy automatyzacja zastąpi spedytorów?

Nie. Automatyzujemy przepisywanie danych, dokumenty, powiadomienia i rozliczenia. Negocjacje, wybór przewoźnika i relacja z klientem zostają przy spedytorze.

Czy musimy zmieniać TMS?

Zwykle nie. Łączymy się z TMS, którego używacie, przez API, import i eksport plików albo pocztę. Brakujące elementy budujemy obok niego.

Czy łączycie się z giełdami transportowymi?

Tam, gdzie giełda udostępnia API lub eksport danych, a firma ma do tego dostęp na swoim koncie. Zakres sprawdzamy przy przeglądzie, bo zależy od giełdy i planu.

Czy AI odczyta zapytania w różnych językach?

Tak. Modele AI dobrze radzą sobie z zapytaniami po polsku, angielsku, niemiecku i w innych językach. Odczytane dane zawsze sprawdza spedytor.

Od czego najlepiej zacząć?

Najczęściej od zapytań i zleceń, bo tam spedytorzy tracą najwięcej czasu na przepisywanie. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.

Ile trwa wdrożenie?

Pierwszy proces zwykle kilka tygodni. Wdrożenia obejmujące kilka obszarów prowadzimy etapami.

Czy pracujecie z firmami transportowymi z własną flotą?

Tak. Procesy w dziale spedycji firmy transportowej są podobne. Jeśli interesuje was także praca magazynu i floty, zajrzyjcie na stronę o logistyce.

Zobacz też

Powiązane usługi

Procesy, które automatyzujemy w spedycji

Narzędzia

Z Poradnika

Ciężarówka na drodze
Spedycja6 min czytania

Co zautomatyzować w spedycji? 7 procesów na początek

Spedytorzy spędzają dużą część dnia na przepisywaniu danych między mailami, arkuszami, TMS i fakturami. Opisujemy siedem procesów, od których firmy spedycyjne najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.

Bezpłatna konsultacja 30 min

Porozmawiajmy o automatyzacji spedycji

Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera spedytorom najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym TMS.

  • 30 minut rozmowy o waszych procesach i wąskich gardłach
  • Wskazanie 1–2 obszarów z najszybszym zwrotem z automatyzacji
  • Oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego