Spedycja: zlecenia transportowe
Zlecenie dla przewoźnika zawiera dane, które firma już ma: trasę, ładunek, terminy z zapytania, dane przewoźnika i warunki współpracy. Mimo to często powstaje przez kopiowanie z poprzedniego zlecenia i ręczne poprawki, przy których łatwo o błąd. Automatyzujemy tworzenie zleceń: dane trafiają do szablonu firmy, zlecenie idzie do potwierdzenia, a TMS i rozliczenia dostają komplet informacji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są codziennością, zlecenia zabierają spedytorom czas i są źródłem błędów.
Spedycja
Punktem wyjścia jest przyjęta wycena lub zlecenie klienta. Spedytor wybiera przewoźnika i cenę, a system uzupełnia zlecenie danymi z zapytania: trasą, adresami, terminami, ładunkiem i numerami referencyjnymi klienta. Dane przewoźnika pochodzą z bazy przewoźników, a warunki współpracy z szablonu firmy, w odpowiednim języku.
Gotowe zlecenie trafia do spedytora do szybkiego sprawdzenia, a po zatwierdzeniu do przewoźnika z prośbą o potwierdzenie. System pilnuje, czy potwierdzenie przyszło, i przypomina, jeśli go brakuje. Zlecenie i jego status są zapisywane w TMS.
Dane ze zlecenia są potem wykorzystywane dalej: do statusów dla klienta, do sprawdzenia dokumentów po dostawie i do rozliczenia. Dzięki temu informacja wpisana raz nie musi być przepisywana na kolejnych etapach.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do szablonów i TMS firmy.
Trasa, terminy, ładunek i numery referencyjne bez kopiowania.
Zlecenie według wzoru firmy, w języku przewoźnika.
Jednolite warunki i kary umowne dołączane do każdego zlecenia.
Sprawdzenie kompletności danych i weryfikacji przewoźnika.
Zlecenie mailem lub do podpisu elektronicznego, z kontrolą potwierdzenia.
Informacja dla spedytora, gdy potwierdzenie nie przyszło w ustalonym czasie.
Zlecenie, przewoźnik, cena i status w systemie bez ponownego wpisywania.
Aneks lub korekta zlecenia z historią zmian.
Przykładowe przepływy
Od wyboru przewoźnika do potwierdzonego zlecenia.
Spedytor wybiera przewoźnika i cenę
Zlecenie gotowe w chwilę, bez kopiowania i z jednolitymi warunkami.
Przewoźnik nie potwierdził zlecenia w ustalonym czasie
Spedytor wie o problemie, zanim samochód nie przyjedzie na załadunek.
Przykład z praktyki
Przykład firmy, w której kilku spedytorów wystawia codziennie kilkadziesiąt zleceń.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Tworzenie | DziśKopiowanie poprzedniego zlecenia. | Po automatyzacjiZlecenie z danych zapytania i szablonu. |
| Warunki | DziśRóżne wersje u różnych spedytorów. | Po automatyzacjiJednolite warunki w każdym zleceniu. |
| Potwierdzenia | DziśSprawdzane w skrzynce, gdy ktoś pamięta. | Po automatyzacjiKontrola i przypomnienia. |
| TMS i faktura | DziśDane wpisywane ponownie. | Po automatyzacjiDane przekazane dalej automatycznie. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Cztery etapy, z testem na wybranych relacjach przed włączeniem całego zespołu.
Sprawdzamy wzory zleceń, warunki, sposób wysyłki i TMS.
Od wasWzory zleceń i rozmowa z kierownikiem spedycji.
Ustalamy szablony, wersje językowe, zasady kontroli i potwierdzeń.
Od wasAkceptacja szablonów i warunków.
Budujemy przepływ i testujemy go z kilkoma spedytorami.
Od wasSpedytorzy sprawdzający zlecenia testowe.
Włączamy cały zespół i aktualizujemy szablony przy zmianach warunków.
Od wasInformacja o zmianach w warunkach współpracy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża spedytorów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od szablonów, a kontrolę potwierdzeń i TMS dodać później.
Dla firm, które chcą skończyć z kopiowaniem.
Dla firm, które chcą panować nad potwierdzeniami.
Dla firm, które chcą połączyć zlecenia z TMS i rozliczeniami.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędne dane w zleceniu.
Kontrola kompletności i sprawdzenie przez spedytora przed wysyłką.
Zlecenie do niesprawdzonego przewoźnika.
Zlecenie wychodzi dopiero po weryfikacji przewoźnika albo z wyraźnym oznaczeniem, że jej brakuje.
Nieaktualne warunki w szablonie.
Warunki są w jednym miejscu, a ich zmiana obejmuje wszystkie nowe zlecenia.
Rozbieżność między zleceniem a TMS.
TMS jest źródłem danych zlecenia, a zmiany są zapisywane z historią.
FAQ
Zlecenia transportowe: pytania i odpowiedzi
Tak. Szablony przygotowujemy w językach, w których pracujecie z przewoźnikami, a dane zlecenia są wstawiane do właściwej wersji.
Tak, jeśli korzystacie z usługi podpisu elektronicznego. Zlecenie może trafić do podpisu automatycznie, a status potwierdzenia wraca do systemu.
Wiele TMS ma szablony zleceń. Automatyzujemy to, czego brakuje, np. przeniesienie danych z zapytania, kontrolę potwierdzeń czy weryfikację przewoźnika przed wysyłką.
Zmiana zlecenia tworzy nową wersję lub aneks z historią zmian, wysyłaną do przewoźnika do potwierdzenia.
Tak. Dane, szablony i warunki dopasowujemy do relacji krajowych i międzynarodowych.
Automatyzacja procesów
Zamówienia, wysyłki i statusy przesyłek bez ręcznego pilnowania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Sztuczna inteligencja
Rozwiązania budowane pod wasz proces, gdy gotowe narzędzia nie wystarczą.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Spedytorzy spędzają dużą część dnia na przepisywaniu danych między mailami, arkuszami, TMS i fakturami. Opisujemy siedem procesów, od których firmy spedycyjne najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
TMS jest sercem pracy firmy spedycyjnej, ale rzadko obejmuje wszystko. Wyjaśniamy, co zwykle robi TMS, czego brakuje i jak łączyć go z pocztą, AI, KSeF i księgowością, żeby spedytorzy nie przepisywali danych.
Zlecenie dla niesprawdzonego przewoźnika to ryzyko utraty ładunku, pieniędzy i klienta. Opisujemy, co warto sprawdzić przed wysłaniem zlecenia, jakie sygnały powinny zaniepokoić i jak uporządkować weryfikację w firmie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera spedytorom najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym TMS.
