Spedycja: weryfikacja przewoźników
Zlecenie dla nieznanego przewoźnika to ryzyko: od niedopełnionych formalności po próby oszustwa, w których ktoś podszywa się pod prawdziwą firmę. Sprawdzenie przewoźnika wymaga zajrzenia do kilku rejestrów i dokumentów, a w pośpiechu łatwo coś pominąć. Automatyzujemy tę pracę: dane przewoźnika są sprawdzane w jednym miejscu, dokumenty mają pilnowane terminy ważności, a spedytor widzi wynik przed zleceniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, sprawdzanie przewoźników zależy od pośpiechu i pamięci.
Spedycja
Spedytor wpisuje NIP przewoźnika albo system odczytuje go z oferty lub dokumentów. Automatyzacja pobiera dane z publicznych rejestrów, sprawdza status podatnika VAT i rachunek na białej liście, porównuje dane kontaktowe z tymi, które przewoźnik podał, i sprawdza historię współpracy w bazie firmy.
Dokumenty przewoźnika, takie jak licencja, polisa OCP czy zaświadczenia, trafiają do bazy przewoźników. AI może odczytać z nich zakres i terminy ważności, a system przypomina o zbliżającym się końcu ważności i oznacza przewoźnika, jeśli dokument wygasł.
Wynik weryfikacji spedytor widzi w jednym miejscu: co jest w porządku, czego brakuje, co budzi wątpliwości. Decyzja o współpracy zostaje przy nim. Automatyzacja nie wykryje każdego oszustwa, ale sprawia, że podstawowe kontrole są wykonywane zawsze i tak samo.
Co robimy
Zakres kontroli ustalamy z firmą, zgodnie z jej procedurami.
Nazwa, adres, forma prawna i status firmy z publicznych rejestrów.
Status podatnika i rachunek do zapłaty sprawdzone przed zleceniem i przed płatnością.
Licencja, polisa OCP i inne dokumenty w bazie, z odczytanym zakresem i terminem.
Przypomnienia przed wygaśnięciem i oznaczenie przewoźnika po terminie.
Porównanie adresu mailowego, telefonu i rachunku z danymi w bazie i rejestrach.
Zlecenia, problemy, reklamacje i uwagi spedytorów przy przewoźniku.
Przewoźnicy po pełnej weryfikacji, do szybkiego wyboru.
Zapis, kto i kiedy sprawdził przewoźnika i z jakim wynikiem.
Przykładowe przepływy
Od nowego przewoźnika do decyzji o zleceniu.
Spedytor wpisuje NIP lub system odczytuje go z oferty
Spedytor widzi wynik w jednym miejscu, zanim wyśle zlecenie.
Zbliża się koniec ważności polisy OCP przewoźnika
Zlecenia nie trafiają do przewoźników bez ważnego ubezpieczenia.
Przykład z praktyki
Przykład firmy, która część przewoźników pozyskuje z giełd transportowych.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Sprawdzenie | DziśKilka stron i rejestrów, każdy spedytor inaczej. | Po automatyzacjiJedna weryfikacja według procedury firmy. |
| Dokumenty | DziśW mailach, bez kontroli terminów. | Po automatyzacjiW bazie, z przypomnieniami. |
| Rachunek | DziśSprawdzany przy płatności albo wcale. | Po automatyzacjiSprawdzany przed zleceniem i przed płatnością. |
| Historia | DziśW pamięci spedytorów. | Po automatyzacjiPrzy przewoźniku, dostępna dla zespołu. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od opisania procedury weryfikacji, a potem ją automatyzujemy.
Spisujemy z wami, co należy sprawdzić przed zleceniem i jakie dokumenty są wymagane.
Od wasObecne zasady i doświadczenia z problemowymi przewoźnikami.
Porządkujemy dane przewoźników i dokumenty w jednej bazie.
Od wasEksport obecnej listy przewoźników i dokumenty.
Budujemy weryfikację i przypomnienia, testujemy na nowych przewoźnikach.
Od wasSpedytorzy oceniający wyniki.
Włączamy weryfikację dla całego zespołu i aktualizujemy ją przy zmianach procedur.
Od wasInformacja o zmianach procedur.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża spedytorów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od sprawdzania danych, a bazę dokumentów dodać później.
Dla firm, które chcą sprawdzać przewoźników zawsze tak samo.
Dla firm, które chcą panować nad dokumentami.
Dla firm, które chcą połączyć weryfikację ze zleceniami i płatnościami.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Automatyczna weryfikacja da fałszywe poczucie bezpieczeństwa.
Wynik pokazuje, co sprawdzono, a czego nie. Decyzja i ostrożność zostają przy spedytorze.
Rejestr lub usługa jest niedostępna.
Brak wyniku jest wyraźnie oznaczony, a weryfikację można powtórzyć lub wykonać ręcznie.
Oszust podszywa się pod prawdziwego przewoźnika.
Porównujemy dane kontaktowe i rachunek z danymi w bazie i rejestrach, a niezgodności oznaczamy do wyjaśnienia.
Nieaktualne dokumenty w bazie.
Terminy ważności są pilnowane automatycznie, a przewoźnik po terminie jest oznaczany.
FAQ
Weryfikacja przewoźników: pytania i odpowiedzi
Publiczne rejestry firm i białą listę podatników VAT, a dodatkowo inne źródła, które firma uwzględnia w swojej procedurze, jeśli udostępniają dane, z których może korzystać automatyzacja.
Nie. Sprawia, że podstawowe kontrole są wykonywane zawsze i tak samo, a niezgodności są widoczne. Ostrożność i decyzja zostają przy spedytorze.
Tak, odczyta zakres, sumę ubezpieczenia i termin ważności, które trafiają do bazy do sprawdzenia przez spedytora.
Częściowo. Dla przewoźników z UE można sprawdzić m.in. numer VAT w systemie VIES. Zakres dla innych krajów ustalamy indywidualnie.
W systemie, którego używacie, np. w TMS, Airtable lub Microsoft 365. Nie przenosimy danych do nowych usług bez potrzeby.
Automatyzacja procesów
Zamówienia, wysyłki i statusy przesyłek bez ręcznego pilnowania.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęOutlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Zlecenie dla niesprawdzonego przewoźnika to ryzyko utraty ładunku, pieniędzy i klienta. Opisujemy, co warto sprawdzić przed wysłaniem zlecenia, jakie sygnały powinny zaniepokoić i jak uporządkować weryfikację w firmie.
Spedytorzy spędzają dużą część dnia na przepisywaniu danych między mailami, arkuszami, TMS i fakturami. Opisujemy siedem procesów, od których firmy spedycyjne najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Airtable potrafi zastąpić kilka arkuszy i drogich programów naraz, jeśli jest dobrze zaprojektowany. Pokazujemy sześć zastosowań, które sprawdzają się w małych i średnich firmach, razem z automatyzacjami, które na nich działają.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera spedytorom najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym TMS.
