Spedycja: rozliczenia frachtu
Każde zlecenie w spedycji ma dwie strony: przychód od klienta i koszt przewoźnika. Rozliczenie ich wymaga dopasowania faktur do zleceń, sprawdzenia kwot i dokumentów, wystawienia faktury klientowi i pilnowania płatności w obie strony. Automatyzujemy tę pracę: faktury powstają po komplecie dokumentów, faktury przewoźników są dopasowywane do zleceń, a marża na każdym zleceniu i kliencie jest widoczna na bieżąco.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje dotyczą waszej firmy, rozliczenia kosztują czas i mogą ukrywać straty.
Spedycja
Po dostawie i otrzymaniu kompletu dokumentów zlecenie przechodzi do rozliczenia. System przygotowuje dane do faktury dla klienta: frachtu, kosztów dodatkowych ze zlecenia i uzgodnionych zmian. Po sprawdzeniu przez spedytora lub dział rozliczeń faktura powstaje w programie do faktur i trafia do KSeF i do klienta.
Faktury przewoźników są odczytywane, w tym te z KSeF, i dopasowywane do zleceń po numerze zlecenia, przewoźniku i kwocie. Kwota z faktury jest porównywana z ceną w zleceniu, a rozbieżności trafiają do wyjaśnienia. Zgodne faktury przechodzą do płatności zgodnie z terminem i warunkami przewoźnika.
Gdy przychód i koszt są przypisane do zlecenia, marża jest liczona automatycznie. Kierownik widzi marżę na zleceniach, klientach, trasach i spedytorach, a należności i zobowiązania w jednym raporcie.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do TMS i programu do faktur firmy.
Fracht, koszty dodatkowe i zmiany ze zlecenia w jednym miejscu.
Faktura w programie do faktur, wysyłana do KSeF i do klienta z dokumentami.
Odczyt faktur i dopasowanie do zleceń.
Porównanie faktury przewoźnika z ceną w zleceniu.
Postoje i dodatkowe usługi przenoszone na fakturę klienta po zatwierdzeniu.
Terminy płatności dla przewoźników i przypomnienia o należnościach od klientów.
Marża na zleceniu, kliencie, trasie i spedytorze na bieżąco.
Należności, zobowiązania, wolumen i rentowność bez składania arkuszy.
Przykładowe przepływy
Od zrealizowanego zlecenia do zapłaty w obie strony.
Zlecenie ma komplet dokumentów
Faktura wychodzi zaraz po dostawie dokumentów, a nie na koniec miesiąca.
Faktura przewoźnika w KSeF lub mailu
Rozbieżności są widoczne od razu, a przewoźnicy dostają płatności na czas.
Przykład z praktyki
Przykład firmy spedycyjnej z kilkuset zleceniami miesięcznie.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Faktury klientów | DziśWystawiane zbiorczo z opóźnieniem. | Po automatyzacjiPo komplecie dokumentów, z kosztami dodatkowymi. |
| Faktury przewoźników | DziśDopasowywane ręcznie. | Po automatyzacjiDopasowane automatycznie, rozbieżności oznaczone. |
| Marża | DziśLiczona w arkuszu raz w miesiącu. | Po automatyzacjiWidoczna na bieżąco dla każdego zlecenia. |
| Płatności | DziśTerminy pilnowane ręcznie. | Po automatyzacjiPrzypomnienia i raport należności i zobowiązań. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Rozliczenia testujemy na jednym okresie równolegle z obecnym sposobem pracy.
Sprawdzamy, jak dziś powstają faktury, jak dopasowuje się koszty i skąd pochodzą dane o marży.
Od wasRozmowa z osobą od rozliczeń i dostęp do informacji o TMS i programie do faktur.
Ustalamy zasady fakturowania, dopasowania, tolerancji kwot i raportów.
Od wasAkceptacja zasad.
Budujemy przepływy i porównujemy wyniki z rozliczeniem przygotowanym ręcznie.
Od wasOsoba porównująca wyniki.
Przełączamy rozliczenia i rozwijamy raporty.
Od wasUwagi działu rozliczeń.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża spedytorów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od faktur przewoźników albo od faktur dla klientów.
Dla firm, które chcą panować nad fakturami przewoźników.
Dla firm, które chcą szybciej fakturować.
Dla firm, które chcą widzieć marżę na bieżąco.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Faktura przewoźnika zostanie zapłacona mimo rozbieżności.
Faktury z różnicą ponad ustaloną tolerancję trafiają do wyjaśnienia przed płatnością.
Koszt dodatkowy nie trafi na fakturę klienta.
Koszty dodatkowe ze zlecenia są widoczne przy przygotowaniu faktury i wymagają decyzji.
Błędne dopasowanie faktury do zlecenia.
Dopasowanie opiera się na kilku cechach, a niepewne przypadki trafiają do sprawdzenia.
Różne waluty i kursy.
Zasady przeliczeń ustalamy z działem finansów, a obliczenia wykonują systemy, nie model AI.
FAQ
Rozliczenia frachtu: pytania i odpowiedzi
Tak. Faktura powstaje w waszym programie do faktur, który wysyła ją do KSeF, albo przez bezpośrednie połączenie z KSeF.
Tak. Faktury spoza KSeF odczytujemy z AI i dopasowujemy do zleceń tak samo jak faktury krajowe.
Jako różnica między przychodem od klienta a kosztem przewoźnika i kosztami dodatkowymi przypisanymi do zlecenia, według zasad ustalonych z firmą.
Możemy przygotować paczkę przelewów do zatwierdzenia w banku. Samo zatwierdzenie płatności zostawiamy osobie upoważnionej.
Część TMS ma moduły rozliczeń. Sprawdzamy, co robi wasz, i automatyzujemy brakujące elementy, np. dopasowanie faktur z KSeF czy raporty marży.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
TMS jest sercem pracy firmy spedycyjnej, ale rzadko obejmuje wszystko. Wyjaśniamy, co zwykle robi TMS, czego brakuje i jak łączyć go z pocztą, AI, KSeF i księgowością, żeby spedytorzy nie przepisywali danych.
Zaoszczędzone godziny to tylko część zwrotu z automatyzacji. Pokazujemy, jak policzyć ROI przed wdrożeniem, jakie koszty doliczyć i które wskaźniki śledzić, żeby wynik obronił się przed zarządem.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera spedytorom najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym TMS.
