Proces: finanse
Klienci dostają uprzejme przypomnienia przed terminem i po nim, handlowiec wie, kto zalega, a zarząd widzi należności bez składania arkusza. Pokazujemy krok po kroku, jak taki proces wygląda i co jest potrzebne, żeby go wdrożyć.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, automatyzacja zwykle szybko się zwraca.
Mapa procesu
Tak przechodzi faktura sprzedażowa od wystawienia do zapłaty albo przekazania do dalszej windykacji. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.
System regularnie pobiera wystawione faktury z programu do fakturowania lub z KSeF, razem z terminem płatności, kwotą i danymi kontaktowymi klienta.
Narzędzia: Program do faktur, KSeF
Wpłaty z wyciągów bankowych są dopasowywane do faktur po numerze, kwocie i nadawcy. Płatności częściowe i niejasne trafiają do sprawdzenia.
Narzędzia: Bank, plik wyciągu lub API
Kilka dni przed terminem klient dostaje krótką wiadomość z numerem faktury, kwotą i numerem rachunku. Klienci, którzy zawsze płacą na czas, mogą być z tego wyłączeni.
Narzędzia: Poczta
Po terminie wychodzą kolejne wiadomości według ustalonego harmonogramu, z coraz bardziej stanowczym tonem. Wpłata zatrzymuje przypomnienia od razu.
Narzędzia: Poczta, SMS
Handlowiec opiekujący się klientem dostaje powiadomienie w CRM lub Teams. Może sam zadzwonić albo wstrzymać przypomnienia, jeśli z klientem są inne ustalenia.
Narzędzia: CRM, Teams
Po ustalonym czasie system przygotowuje wezwanie do zapłaty z wyliczeniem należności. Osoba z finansów sprawdza je i decyduje o wysyłce.
Sprawy bez reakcji trafiają na listę do decyzji: wstrzymanie dostaw, rozmowa zarządu albo przekazanie do kancelarii lub firmy windykacyjnej.
Raport z należnościami według klientów, handlowców i wieku zadłużenia odświeża się sam i trafia do zarządu w ustalonym rytmie.
Narzędzia: Raport, arkusz lub BI
Przykład z praktyki
Przykład hurtowni, która sprzedaje firmom z odroczonym terminem płatności i ma kilku handlowców.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Kontrola terminów | DziśKsięgowa raz w tygodniu filtruje arkusz z fakturami. | Po automatyzacjiSystem codziennie sprawdza terminy i wpłaty. |
| Przypomnienia | DziśPisane ręcznie, gdy jest czas, często dopiero po kilku tygodniach. | Po automatyzacjiWysyłane same przed terminem i w ustalonych odstępach po nim. |
| Handlowiec | DziśDowiaduje się o zaległości przypadkiem. | Po automatyzacjiDostaje powiadomienie i widzi zaległości klienta w CRM. |
| Wezwania | DziśPrzygotowywane od zera w Wordzie. | Po automatyzacjiGotowy projekt wezwania z wyliczeniem do zatwierdzenia. |
| Raport | DziśSkładany ręcznie na prośbę zarządu. | Po automatyzacjiAktualny w każdej chwili, z podziałem na wiek należności. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Efekt
Każda faktura dostaje przypomnienie we właściwym momencie, niezależnie od tego, ile pracy ma dział finansów.
Wpłaty łączą się z fakturami same, a człowiek sprawdza tylko niejasne przypadki.
Osoba, która zna klienta, wie o zaległości i może zareagować rozmową, a nie tylko mailem.
Zarząd widzi, kto zalega, od kiedy i na jaką kwotę, bez czekania na raport.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.
Rozmawiamy z osobą z finansów i jednym z handlowców, sprawdzamy, skąd pobrać faktury i wpłaty, i spisujemy obecne zasady postępowania z dłużnikami.
Od wasGodzina rozmowy, przykładowe wyciągi i faktury oraz obecne wzory przypomnień, jeśli są.
Ustalamy harmonogram przypomnień, treść wiadomości na każdym etapie, wyjątki dla wybranych klientów i zasady eskalacji.
Od wasAkceptacja treści i decyzje, kiedy angażować handlowca, a kiedy zarząd.
Łączymy program do faktur, bank i pocztę. Przez pierwsze dni przypomnienia trafiają do was do podglądu, zanim zaczną wychodzić do klientów.
Od wasDostępy do programu do faktur i wyciągów oraz osoba, która sprawdza wyniki testów.
Włączamy wysyłkę do klientów, pilnujemy działania i dopracowujemy treści na podstawie reakcji klientów.
Od wasZgłaszanie uwag i informacja o klientach, którzy wymagają innego podejścia.
Checklista
Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.
Zakres
Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.
Dla firm, które chcą przede wszystkim regularnie przypominać o płatnościach.
Dla firm z handlowcami, którzy opiekują się klientami.
Dla firm z dużą liczbą faktur lub kredytem kupieckim.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Przypomnienie trafi do klienta, który już zapłacił.
Wpłaty sprawdzamy tuż przed wysyłką, a niejasne płatności wstrzymują przypomnienie do czasu wyjaśnienia.
Zbyt stanowczy ton zaszkodzi relacji z klientem.
Treści ustalamy z wami, pierwsze przypomnienia są uprzejme, a handlowiec może wstrzymać wysyłkę.
Klient ma indywidualne ustalenia, o których system nie wie.
Lista wyjątków i możliwość wyłączenia przypomnień dla klienta lub faktury jednym kliknięciem.
Dane osobowe trafią w niewłaściwe miejsce.
Wysyłamy tylko na adresy rozliczeniowe, ograniczamy dostęp do danych i dokumentujemy przetwarzanie zgodnie z RODO.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.
FAQ
Przypomnienia o płatnościach i windykacja: pytania i odpowiedzi
Nie. Proces pobiera faktury z programu, którego już używacie, przez API, KSeF albo plik eksportu.
Z wyciągów bankowych. Wpłaty są dopasowywane do faktur po numerze, kwocie i nadawcy. Gdy dopasowanie jest niepewne, sprawę sprawdza człowiek.
Uprzejme przypomnienie przed terminem jest w relacjach B2B standardem i często jest dobrze przyjmowane. Ton kolejnych wiadomości ustalacie sami, a dla wybranych klientów można je wyłączyć.
Przygotowuje je z wyliczeniem należności, ale decyzję o wysyłce podejmuje człowiek. Tak samo przy przekazaniu sprawy do kancelarii.
Tak, w wariancie pełnym. Potrzebna jest bramka SMS i numery telefonów do osób odpowiedzialnych za płatności.
Zwykle na platformie automatyzacji, takiej jak n8n lub Make, połączonej z programem do faktur, bankiem, pocztą i CRM. Narzędzie dobieramy do tego, czego już używacie.
Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Integracja z bankiem przez API i blokada zamówień wydłużają projekt. Dokładny plan podajemy po przeglądzie procesu.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Wizualne scenariusze łączące setki aplikacji, dobre do złożonej logiki bez programowania.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Prosty CRM sprzedażowy z lejkiem, który handlowcy faktycznie lubią używać.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Zaoszczędzone godziny to tylko część zwrotu z automatyzacji. Pokazujemy, jak policzyć ROI przed wdrożeniem, jakie koszty doliczyć i które wskaźniki śledzić, żeby wynik obronił się przed zarządem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.
