Automation Minds

Proces: operacje

Automatyzacja przyjmowania zamówień B2B z maili i plików

Zamówienia przychodzą mailem, w PDF, w Excelu i w treści wiadomości. AI odczytuje je za zespół, system sprawdza ceny i stany, a handlowiec tylko zatwierdza gotowe zamówienie. Pokazujemy krok po kroku, jak taki proces wygląda i co jest potrzebne, żeby go wdrożyć.

  • Zamówienia z maili, PDF i Excela odczytywane przez AI
  • Sprawdzenie cennika, stanów i terminów
  • Zamówienie w systemie i potwierdzenie dla klienta
Umów bezpłatną konsultacjęZadzwoń: +48 726 587 379

Bezpłatna konsultacja 30 min

Umów bezpłatną konsultację

Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.

Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379

Czy to wasz przypadek

Po czym poznać, że przyjmowanie zamówień warto zautomatyzować

Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, automatyzacja zwykle szybko się zwraca.

  • Ktoś codziennie przepisuje pozycje z maili i załączników do systemu.
  • Każdy klient przysyła zamówienie w innej formie i z własnymi nazwami produktów.
  • Błędy w indeksach lub ilościach wychodzą dopiero przy kompletacji albo u klienta.
  • W szczycie sezonu zamówienia czekają na wprowadzenie po kilka dni.
  • Klient dzwoni z pytaniem, czy zamówienie dotarło, bo nie dostał potwierdzenia.
  • Urlop jednej osoby oznacza zator w obsłudze zamówień.

Mapa procesu

Jak wygląda przyjęcie zamówienia po automatyzacji

Tak przechodzi zamówienie od maila klienta do potwierdzenia. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.

AutomatycznieDecyzja człowieka
  1. 1

    Odbiór zamówienia

    System

    System monitoruje skrzynkę zamówień i rozpoznaje wiadomości, które zawierają zamówienie, w treści lub w załączniku: PDF, Excel, Word albo skan.

    Narzędzia: Poczta

  2. 2

    Odczyt danych przez AI

    System

    AI wyciąga z zamówienia klienta, adres dostawy, pozycje, ilości, ceny podane przez klienta, numer zamówienia i oczekiwany termin.

    Narzędzia: AI do dokumentów

  3. 3

    Dopasowanie produktów

    System

    Nazwy i kody klienta są dopasowywane do waszych indeksów na podstawie słownika, historii zamówień i opisu produktu. Każde potwierdzone dopasowanie zapisuje się na przyszłość.

  4. 4

    Sprawdzenie cen, stanów i warunków

    System

    System porównuje ceny z cennikiem klienta, sprawdza dostępność w magazynie i limit kredytowy. Rozbieżności są oznaczone przy konkretnej pozycji.

    Narzędzia: ERP lub system magazynowy

  5. 5

    Zatwierdzenie przez opiekuna

    Obsługa zamówień

    Handlowiec lub osoba z obsługi zamówień widzi gotowy projekt zamówienia obok oryginału. Poprawia oznaczone pozycje i zatwierdza. Zamówienia bez rozbieżności mogą przechodzić bez tego kroku.

  6. 6

    Zamówienie w systemie

    System

    Zatwierdzone zamówienie trafia do ERP lub systemu sprzedaży przez integrację, z załączonym oryginałem od klienta.

    Narzędzia: ERP

  7. 7

    Potwierdzenie dla klienta

    System

    Klient dostaje potwierdzenie z listą pozycji, terminem realizacji i informacją o brakach lub zamiennikach.

    Narzędzia: Poczta

  8. 8

    Wyjątki

    Obsługa zamówień

    Zamówienia nieczytelne, nietypowe lub od nowych klientów trafiają do kolejki do ręcznej obsługi, z podpowiedzią, czego brakuje.

Przykład z praktyki

Przyjmowanie zamówień przed i po automatyzacji

Przykład dystrybutora materiałów, który dostaje zamówienia od kilkudziesięciu stałych klientów, każdy w innej formie.

Przyjmowanie zamówień przed i po automatyzacji
OdbiórDziśDwie osoby przeglądają wspólną skrzynkę i dzielą się mailami.Po automatyzacjiZamówienia rozpoznawane automatycznie i kolejkowane.
WprowadzenieDziśPrzepisywanie pozycji z PDF i Excela do systemu.Po automatyzacjiGotowy projekt zamówienia do sprawdzenia.
IndeksyDziśSzukanie produktu po nazwie klienta w katalogu.Po automatyzacjiDopasowanie ze słownika, który uczy się na potwierdzeniach.
KontrolaDziśBłędy wychodzą przy kompletacji.Po automatyzacjiRozbieżności cen i stanów oznaczone przed zatwierdzeniem.
PotwierdzenieDziśWysyłane, gdy ktoś znajdzie czas.Po automatyzacjiWysyłane od razu po wprowadzeniu zamówienia.

To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.

Efekt

Co się zmienia po wdrożeniu

  • Koniec przepisywania

    Zespół sprawdza i zatwierdza zamówienia zamiast wpisywać je pozycja po pozycji.

  • Mniej błędów

    Ceny, indeksy i stany są sprawdzane przed wprowadzeniem zamówienia, a nie przy kompletacji.

  • Szybsze potwierdzenia

    Klient wie, że zamówienie dotarło i kiedy będzie zrealizowane, bez dzwonienia.

  • Odporność na szczyty i urlopy

    Większa liczba zamówień nie oznacza od razu zatoru, a wiedza o produktach klientów jest zapisana w słowniku, nie w głowie jednej osoby.

Wdrożenie

Jak przebiega wdrożenie

Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.

  1. 1kilka dni

    Przegląd procesu

    Rozmawiamy z osobami, które przyjmują zamówienia, zbieramy przykłady od różnych klientów i sprawdzamy, jak wprowadzić dane do waszego systemu.

    Od wasGodzina rozmowy i kilkadziesiąt przykładowych zamówień od różnych klientów.

  2. 2około tygodnia

    Projekt i słownik produktów

    Ustalamy zasady sprawdzania, wyjątki i próg, od którego zamówienie wymaga zatwierdzenia. Budujemy pierwszy słownik dopasowań z historii zamówień.

    Od wasEksport historii zamówień i katalogu produktów oraz decyzje o wyjątkach.

  3. 3zwykle 3–5 tygodni

    Budowa i testy

    Budujemy odczyt, dopasowanie i integrację z systemem. Testujemy na prawdziwych zamówieniach równolegle z ręcznym wprowadzaniem i porównujemy wyniki.

    Od wasDostęp testowy do systemu i osoba, która porównuje wyniki z ręcznym wprowadzeniem.

  4. 4stale

    Start i opieka

    Przełączamy przyjmowanie zamówień na nowy proces, zaczynając od wybranych klientów. Pilnujemy jakości odczytu i rozwijamy słownik.

    Od wasZgłaszanie błędów odczytu w pierwszych tygodniach.

Checklista

Co warto przygotować przed startem

Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.

  • Adres lub adresy, na które przychodzą zamówienia.
  • Przykładowe zamówienia od różnych klientów, w tym trudne i nietypowe.
  • Katalog produktów z indeksami i cenniki klientów.
  • Informacja, jak dziś wprowadzacie zamówienia: ERP, system sprzedaży, sklep B2B, arkusz.
  • Informacja, czy system ma API albo import zamówień z pliku.
  • Zasady: kiedy zamówienie wymaga akceptacji, co z brakami, kto obsługuje nowych klientów.
  • Osoba po waszej stronie, która będzie właścicielem procesu.

Zakres

Warianty rozwiązania

Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.

  • Podstawowy

    Dla firm, które chcą przede wszystkim skończyć z przepisywaniem.

    • Odbiór zamówień z wyznaczonej skrzynki
    • Odczyt danych przez AI z treści i załączników
    • Projekt zamówienia do sprawdzenia obok oryginału
    • Eksport do systemu przez plik importu

  • Rozszerzony

    Dla firm z wieloma klientami i własnymi nazwami produktów.

    • Wszystko z wariantu podstawowego
    • Słownik dopasowań produktów uczący się na potwierdzeniach
    • Sprawdzanie cen z cennikiem klienta i stanów magazynowych
    • Integracja z ERP przez API
    • Automatyczne potwierdzenie dla klienta

  • Pełny

    Dla firm z dużą liczbą zamówień i kredytem kupieckim.

    • Wszystko z wariantu rozszerzonego
    • Automatyczne wprowadzanie zamówień bez rozbieżności
    • Kontrola limitów kredytowych i zaległości
    • Propozycje zamienników przy brakach
    • Raport czasu obsługi i błędów zamówień

Koszty

Od czego zależy koszt

Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:

  • liczba formatów zamówień i to, jak bardzo różnią się między klientami,
  • wielkość katalogu i to, czy klienci używają waszych indeksów, czy własnych nazw,
  • sposób wprowadzania danych do systemu: plik importu czy integracja przez API,
  • zakres kontroli: ceny, stany, limity kredytowe, zamienniki,
  • koszty narzędzi, np. platformy automatyzacji i modeli AI, zależne od liczby i długości zamówień.

Ryzyka

Na co uważamy przy wdrożeniu

  • AI źle odczyta ilość lub produkt.

    Porównujemy sumy i ceny z cennikiem, oznaczamy niepewne pozycje, a na starcie każde zamówienie zatwierdza człowiek.

  • Klient użyje nazwy produktu, której nie ma w słowniku.

    Pozycja trafia do sprawdzenia z propozycjami dopasowania, a potwierdzony wybór zapisuje się na przyszłość.

  • Zamówienie trafi do systemu dwa razy.

    Sprawdzamy numer zamówienia klienta i treść, a duplikaty zatrzymujemy przed wprowadzeniem.

  • Zmiana formatu zamówień u klienta.

    AI radzi sobie z różnymi układami dokumentów, a spadek jakości odczytu wychwytujemy podczas opieki po wdrożeniu.

Bezpłatna konsultacja 30 min

Chcecie zobaczyć, jak to wyglądałoby u was?

W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.

Umów bezpłatną konsultację+48 726 587 379

FAQ

Przyjmowanie zamówień B2B: pytania i odpowiedzi

Najczęściej zadawane pytania

Czy AI poradzi sobie z zamówieniami w różnych formatach?

Tak. Modele AI odczytują zamówienia z treści maila, PDF, Excela i skanów bez przygotowywania osobnego szablonu dla każdego klienta. Wyniki sprawdzamy i oznaczamy niepewne pozycje.

Czy musimy zmieniać ERP?

Nie. Zamówienia trafiają do systemu, którego już używacie, przez integrację lub import z pliku.

Co z klientami, którzy używają własnych nazw produktów?

Budujemy słownik dopasowań na podstawie historii zamówień. Każde potwierdzone dopasowanie zapisuje się, więc z czasem ręcznych poprawek jest coraz mniej.

Czy każde zamówienie musi zatwierdzać człowiek?

Na starcie tak. Gdy jakość odczytu jest sprawdzona, zamówienia bez rozbieżności mogą przechodzić automatycznie, a człowiek obsługuje tylko wyjątki.

Czy dane zamówień są bezpieczne przy użyciu AI?

Korzystamy z modeli w planach, w których dane nie służą do trenowania, i przetwarzamy tylko to, co potrzebne do zamówienia. Szczegóły ustalamy z wami przed startem.

Na czym to działa technicznie?

Zwykle na platformie automatyzacji, takiej jak n8n lub Make, z modelem AI do odczytu dokumentów i integracją z waszym ERP. Narzędzia dobieramy do tego, czego już używacie.

Ile trwa wdrożenie?

Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Słownik produktów i integracja z ERP wydłużają projekt. Dokładny plan podajemy po przeglądzie procesu.

Zobacz też

Narzędzia w tym procesie

Powiązane usługi

Z Poradnika

Bezpłatna konsultacja 30 min

Porozmawiajmy o waszym procesie

Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.

  • 30 minut rozmowy o waszych procesach i wąskich gardłach
  • Wskazanie 1–2 obszarów z najszybszym zwrotem z automatyzacji
  • Oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego