Automation Minds

Proces: sprzedaż

Automatyzacja ofertowania: od zapytania do wysłanej oferty

Handlowiec nie składa oferty od zera w Wordzie. Dane z zapytania trafiają do CRM, kalkulacja liczy się z aktualnego cennika, oferta powstaje z szablonu, a system pilnuje rabatów i przypomina o kontakcie. Pokazujemy krok po kroku, jak taki proces wygląda i co jest potrzebne, żeby go wdrożyć.

  • Oferta z szablonu i aktualnego cennika
  • Akceptacja rabatów powyżej progu
  • Przypomnienia o follow-upie i status w CRM
Umów bezpłatną konsultacjęZadzwoń: +48 726 587 379

Bezpłatna konsultacja 30 min

Umów bezpłatną konsultację

Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.

Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379

Czy to wasz przypadek

Po czym poznać, że ofertowanie warto zautomatyzować

Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, automatyzacja zwykle szybko się zwraca.

  • Handlowcy kopiują starą ofertę i ręcznie zmieniają nazwę klienta, pozycje i ceny.
  • W ofertach zdarzają się nieaktualne ceny albo błędy w sumach.
  • Każdy handlowiec ma własną wersję szablonu i oferty wyglądają różnie.
  • Rabaty są udzielane bez wiedzy szefa sprzedaży albo czekają na jego zgodę mailem.
  • Przygotowanie oferty zajmuje kilka dni, a klient w tym czasie dostaje ofertę od konkurencji.
  • Nikt nie wie, ile ofert czeka na odpowiedź klienta i kiedy do nich wrócić.

Mapa procesu

Jak wygląda przygotowanie oferty po automatyzacji

Tak przechodzi oferta od zapytania klienta do decyzji. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.

AutomatycznieDecyzja człowieka
  1. 1

    Zapytanie w CRM

    System

    Zapytanie z formularza, maila lub telefonu trafia do CRM jako szansa sprzedaży, z przypisanym handlowcem. Dane klienta uzupełniają się z rejestrów po NIP.

    Narzędzia: CRM, formularz, poczta

  2. 2

    Zebranie potrzeb

    Handlowiec

    AI wyciąga z treści zapytania i załączników produkty, ilości, terminy i wymagania. Handlowiec uzupełnia to, czego brakuje, w jednym formularzu.

    Narzędzia: CRM, AI do dokumentów

  3. 3

    Kalkulacja

    System

    System liczy cenę z aktualnego cennika, uwzględnia warunki klienta, koszty dostawy i marżę. Handlowiec widzi wynik i może dodać pozycje lub rabat.

    Narzędzia: Cennik, arkusz lub ERP

  4. 4

    Akceptacja rabatu

    Szef sprzedaży

    Gdy rabat lub marża przekracza ustalony próg, szef sprzedaży dostaje prośbę o akceptację w Teams, mailu lub CRM, z podsumowaniem oferty.

    Narzędzia: Teams, CRM

  5. 5

    Dokument oferty

    System

    Oferta powstaje z firmowego szablonu: dane klienta, pozycje, ceny, warunki i termin ważności. AI może przygotować krótki opis dopasowany do potrzeb klienta, który handlowiec sprawdza.

    Narzędzia: Generator dokumentów

  6. 6

    Wysyłka i zapis

    Handlowiec

    Handlowiec wysyła ofertę jednym kliknięciem. Dokument zapisuje się przy szansie w CRM, a etap zmienia się na „oferta wysłana”.

    Narzędzia: Poczta, CRM

  7. 7

    Follow-up

    System

    Po ustalonej liczbie dni handlowiec dostaje zadanie kontaktu z klientem. Przed końcem ważności oferty system przypomina o niej jeszcze raz.

    Narzędzia: CRM

  8. 8

    Decyzja klienta

    Handlowiec

    Przyjęta oferta uruchamia kolejny proces: zamówienie, umowę lub fakturę zaliczkową. Odrzucona trafia do raportu z powodem odrzucenia.

    Narzędzia: CRM, program do faktur

Przykład z praktyki

Ofertowanie przed i po automatyzacji

Przykład firmy usługowo-produkcyjnej, w której kilku handlowców przygotowuje oferty dopasowane do zapytań klientów.

Ofertowanie przed i po automatyzacji
Start ofertyDziśKopia starej oferty w Wordzie.Po automatyzacjiSzansa w CRM z danymi klienta i potrzebami z zapytania.
CenyDziśSzukanie aktualnego cennika w mailach.Po automatyzacjiKalkulacja z jednego, aktualnego cennika.
RabatyDziśPytanie szefa mailem albo decyzja handlowca bez kontroli.Po automatyzacjiAkceptacja powyżej progu z historią decyzji.
DokumentDziśRóżne wersje szablonu, ręczne sumy.Po automatyzacjiJeden szablon, sumy liczone automatycznie.
Follow-upDziśZależny od pamięci handlowca.Po automatyzacjiZadanie i przypomnienie przed końcem ważności oferty.

To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.

Efekt

Co się zmienia po wdrożeniu

  • Szybsza odpowiedź

    Oferta powstaje w czasie potrzebnym na sprawdzenie kalkulacji, a nie na składanie dokumentu.

  • Mniej błędów

    Ceny pochodzą z jednego cennika, a sumy i warunki liczą się same.

  • Kontrola marży

    Rabaty powyżej progu wymagają akceptacji, a każda decyzja jest zapisana przy ofercie.

  • Żadna oferta nie ginie

    Każda wysłana oferta ma termin kolejnego kontaktu, a szef sprzedaży widzi, co czeka na decyzję klienta.

Wdrożenie

Jak przebiega wdrożenie

Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.

  1. 1kilka dni

    Przegląd procesu

    Rozmawiamy z szefem sprzedaży i jednym lub dwoma handlowcami, przeglądamy przykładowe oferty i sprawdzamy, gdzie jest cennik i jak powstaje kalkulacja.

    Od wasGodzina rozmowy, kilka przykładowych ofert różnego typu i aktualny cennik.

  2. 2około tygodnia

    Projekt oferty i zasad

    Projektujemy szablon oferty, zasady kalkulacji, progi akceptacji rabatów i harmonogram follow-upów. Porządkujemy cennik, jeśli jest w kilku wersjach.

    Od wasDecyzje o progach rabatowych, warunkach handlowych i wyglądzie oferty.

  3. 3zwykle 2–4 tygodnie

    Budowa i testy

    Budujemy proces w waszym CRM i testujemy go na prawdziwych zapytaniach. Handlowcy przygotowują oferty równolegle starym i nowym sposobem.

    Od wasDostęp do CRM i jeden lub dwóch handlowców do testów.

  4. 4stale

    Start i opieka

    Przełączamy cały zespół sprzedaży na nowy proces, prowadzimy krótkie szkolenie i dopracowujemy szablon na podstawie pierwszych tygodni.

    Od wasZgłaszanie uwag i informacja o zmianach w cenniku.

Checklista

Co warto przygotować przed startem

Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.

  • Aktualny cennik w jednym miejscu, nawet jeśli dziś jest to arkusz.
  • Zasady kalkulacji: marże, koszty dostawy, warunki dla stałych klientów.
  • Obecny szablon oferty albo kilka ofert, które uważacie za wzorcowe.
  • Progi rabatowe i informacja, kto akceptuje rabaty powyżej nich.
  • Informacja, jakiego CRM używacie, albo decyzja o jego wyborze.
  • Typowy czas, po którym warto wrócić do klienta z pytaniem o decyzję.
  • Osoba po waszej stronie, która będzie właścicielem procesu.

Zakres

Warianty rozwiązania

Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.

  • Podstawowy

    Dla firm, które chcą przede wszystkim skończyć ze składaniem ofert w Wordzie.

    • Szablon oferty generowany z danych w CRM
    • Pozycje i ceny z jednego cennika
    • Zapis oferty przy szansie sprzedaży
    • Przypomnienie o follow-upie

  • Rozszerzony

    Dla zespołów sprzedaży, w których ważna jest kontrola rabatów.

    • Wszystko z wariantu podstawowego
    • Kalkulacja z marżą, kosztami dostawy i warunkami klienta
    • Akceptacja rabatów powyżej progu
    • Odczyt zapytań i załączników przez AI
    • Raport ofert: wysłane, przyjęte, odrzucone i powody

  • Pełny

    Dla firm z rozbudowaną kalkulacją lub produktami konfigurowanymi.

    • Wszystko z wariantu rozszerzonego
    • Konfigurator produktów i wariantów
    • Ceny i stany pobierane z ERP
    • Akceptacja oferty przez klienta online
    • Automatyczne zamówienie lub faktura zaliczkowa po przyjęciu

Koszty

Od czego zależy koszt

Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:

  • złożoność kalkulacji: prosty cennik czy konfiguracja z wieloma wariantami,
  • stan cennika i to, ile pracy wymaga jego uporządkowanie,
  • liczba szablonów ofert, np. dla różnych linii produktów lub języków,
  • integracja z ERP i programem do faktur,
  • koszty narzędzi, np. licencji CRM, generatora dokumentów i modeli AI.

Ryzyka

Na co uważamy przy wdrożeniu

  • Cennik w systemie przestanie być aktualny.

    Jedna osoba odpowiada za cennik, a zmiany wprowadza w jednym miejscu, z którego korzystają wszystkie oferty.

  • Handlowcy wrócą do własnych szablonów.

    Szablon projektujemy razem z nimi, a oferta spoza procesu nie trafia do raportu sprzedaży ani do akceptacji rabatu.

  • AI źle zrozumie zapytanie klienta.

    AI tylko podpowiada dane, a handlowiec zawsze sprawdza pozycje przed kalkulacją.

  • Akceptacja rabatu spowolni ofertę.

    Próg ustawiamy tak, żeby akceptacji wymagały tylko nietypowe przypadki, a prośba trafia tam, gdzie szef sprzedaży i tak pracuje.

Bezpłatna konsultacja 30 min

Chcecie zobaczyć, jak to wyglądałoby u was?

W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.

Umów bezpłatną konsultację+48 726 587 379

FAQ

Przygotowanie ofert: pytania i odpowiedzi

Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebujemy CRM, żeby zautomatyzować ofertowanie?

Najlepiej tak, bo oferta powinna być zapisana przy kliencie i szansie sprzedaży. Jeśli nie macie CRM, pomagamy go wybrać i wdrożyć, np. Pipedrive lub HubSpot, albo budujemy prostszą bazę ofert w Airtable.

Czy oferta może zachować nasz wygląd?

Tak. Szablon odtwarzamy na podstawie waszej obecnej oferty albo projektujemy nowy, w formacie PDF lub Word.

Czy AI napisze ofertę za handlowca?

AI pomaga odczytać zapytanie i przygotować opis dopasowany do klienta. Ceny, pozycje i warunki pochodzą z cennika i kalkulacji, a handlowiec sprawdza ofertę przed wysyłką.

Co, jeśli kalkulacja jest skomplikowana?

Odtwarzamy wasze zasady kalkulacji w systemie, a przy wielu wariantach budujemy konfigurator. Najpierw opisujemy reguły razem z osobą, która dziś liczy oferty.

Czy klient może zaakceptować ofertę online?

Tak, w wariancie pełnym. Akceptacja przez link uruchamia od razu zamówienie, umowę lub fakturę zaliczkową.

Na czym to działa technicznie?

Zwykle na CRM, takim jak Pipedrive lub HubSpot, połączonym z generatorem dokumentów i platformą automatyzacji, np. Make lub n8n. Narzędzia dobieramy do tego, czego już używacie.

Ile trwa wdrożenie?

Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Konfigurator produktów i integracja z ERP wydłużają projekt. Dokładny plan podajemy po przeglądzie procesu.

Zobacz też

Narzędzia w tym procesie

Powiązane usługi

Z Poradnika

Bezpłatna konsultacja 30 min

Porozmawiajmy o waszym procesie

Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.

  • 30 minut rozmowy o waszych procesach i wąskich gardłach
  • Wskazanie 1–2 obszarów z najszybszym zwrotem z automatyzacji
  • Oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego