Branża: nieruchomości
W nieruchomościach wygrywa ten, kto szybciej odpowie na zapytanie i lepiej zadba o klienta. Tymczasem agenci i zarządcy spędzają godziny na przepisywaniu leadów z portali, aktualizowaniu ofert, przygotowywaniu umów, obsłudze zgłoszeń najemców i rozliczeniach. Pomagamy biurom nieruchomości i firmom zarządzającym zautomatyzować tę pracę na narzędziach, których już używają, z AI tam, gdzie pomaga.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy agentów i zarządców da się przenieść na system.
Nieruchomości
Branża nieruchomości łączy sprzedaż, obsługę klienta i administrację. Agent pozyskuje oferty, odpowiada na zapytania, organizuje prezentacje i prowadzi transakcję. Zarządca dba o najemców, usterki, rozliczenia i raporty dla właścicieli. W obu przypadkach spora część pracy to przepisywanie danych i pilnowanie terminów. To właśnie tę pracę automatyzujemy.
Automatyzacja nie zastępuje agenta ani zarządcy. Rozmowa z klientem, negocjacje, ocena nieruchomości i decyzje dotyczące najemców zostają przy ludziach. System przyjmuje zapytania, przygotowuje dokumenty, przypomina o terminach i zbiera dane do rozliczeń. AI pomaga przy opisach ofert, kwalifikacji zapytań i odpowiedziach na typowe pytania.
Nie wymieniamy CRM ani systemów do zarządzania najmem. Budujemy obok nich to, czego brakuje: połączenia z portalami i pocztą, szablony dokumentów, rejestr zgłoszeń, rozliczenia i raporty. Połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze firmy.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od zapytania klienta do raportu dla właściciela. Zaczynamy od obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
Zapytania z portali ogłoszeniowych i strony w CRM, z szybką odpowiedzią i propozycją terminu prezentacji.
Opisy ofert przygotowane z AI na podstawie danych i zdjęć, do sprawdzenia przez agenta.
Umowy pośrednictwa, najmu i protokoły wypełniane danymi z CRM.
Terminy prezentacji, potwierdzenia i przypomnienia dla klientów i agentów.
Usterki i sprawy najemców w jednym rejestrze, z przydziałem do serwisu i statusami.
Czynsze, media, przypomnienia o płatnościach i rozliczenia z właścicielami.
Przychody, koszty, zgłoszenia i stan nieruchomości w regularnym raporcie.
Asystent odpowiadający na pytania o oferty, procedury i dokumenty biura.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w biurach i firmach zarządzających. Decyzje zostają przy agentach i zarządcach.
Klient pyta o ofertę na portalu ogłoszeniowym
Klient dostaje odpowiedź od razu, a agent nie przepisuje zapytań.
Najemca zgłasza usterkę przez formularz
Najemca wie, co się dzieje, a zarządca widzi wszystkie sprawy w jednym miejscu.
Zamknięcie okresu rozliczeniowego
Właściciele dostają rozliczenia na czas, bez składania arkuszy.
Bezpieczeństwo
Nieruchomości to dane osobowe klientów, najemców i właścicieli, często także dokumenty finansowe. Wdrożenia projektujemy tak, żeby były pod kontrolą.
Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze firmy.
Korzystamy z modeli w planach, w których dane nie służą do trenowania, i przesyłamy tylko to, co potrzebne.
Agent widzi swoich klientów i oferty, zarządca swoje nieruchomości, właściciel firmy całość.
Kopie dokumentów przechowujemy tylko tam, gdzie są potrzebne, z ograniczonym dostępem.
Każda automatyczna operacja jest zapisana, więc wiadomo, co i kiedy zrobił system.
Ceny, warunki umów i decyzje wobec najemców zatwierdza człowiek.
Przykład z praktyki
Przykład biura, które prowadzi pośrednictwo i zarządza kilkudziesięcioma mieszkaniami na wynajem.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zapytania | DziśW skrzynkach agentów, część bez odpowiedzi. | Po automatyzacjiW CRM, z odpowiedzią i propozycją prezentacji. |
| Oferty | DziśOpisy pisane od zera. | Po automatyzacjiSzkic z AI, agent dopracowuje. |
| Umowy | DziśKopiowane z poprzednich. | Po automatyzacjiWypełniane danymi z CRM. |
| Usterki | DziśTelefony i SMS-y. | Po automatyzacjiRejestr ze statusami dla najemców. |
| Rozliczenia | DziśArkusze na koniec miesiąca. | Po automatyzacjiRozliczenia i raporty dla właścicieli. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie przerywać obsługi klientów.
Rozmawiamy z właścicielem, agentem i zarządcą, przeglądamy CRM, portale i sposób obsługi najemców, wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasGodzina rozmowy i informacja o używanych narzędziach.
Projektujemy przepływ, szablony i zasady: co robi system, co robi AI, a co zawsze zatwierdza człowiek.
Od wasAkceptacja projektu i przykładowe dokumenty.
Budujemy rozwiązanie obok CRM i testujemy je na wybranych ofertach lub nieruchomościach.
Od wasOsoba, która ocenia wyniki testów.
Uruchamiamy rozwiązanie dla całego zespołu, szkolimy i pilnujemy działania. Kolejne obszary dokładamy, gdy pierwszy działa.
Od wasUwagi zespołu w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża agentów lub zarządców, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla biur, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla firm, które chcą uporządkować pracę od zapytania do raportu dla właściciela.
Dla firm, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Automatyczna odpowiedź poda klientowi błędne informacje o ofercie.
Odpowiedzi korzystają z danych oferty w CRM, a pytania o cenę, negocjacje i szczegóły prawne trafiają do agenta.
Opis z AI będzie zawierał nieprawdziwe parametry.
Opis powstaje z danych oferty i jest sprawdzany przez agenta przed publikacją.
Pilna usterka utknie w kolejce.
Zgłoszenia oznaczone jako pilne trafiają od razu do zarządcy, także SMS-em.
Portal zmieni sposób przekazywania zapytań.
Monitoring połączeń, a zmiany po stronie portali obejmuje opieka.
FAQ
Nieruchomości: pytania i odpowiedzi
Nie. Automatyzujemy przepisywanie zapytań, dokumenty, przypomnienia i rozliczenia. Rozmowy z klientami, prezentacje i negocjacje zostają przy agentach.
Tam, gdzie portal przekazuje zapytania mailem, przez API lub przez system do publikacji ofert, z którego korzystacie. Zakres sprawdzamy przy przeglądzie.
Zwykle nie. Łączymy się z CRM, którego używacie, jeśli ma API lub import i eksport danych. Brakujące elementy budujemy obok niego.
Tak. Zgłoszenia najemców, rozliczenia i raporty dla właścicieli to jedne z najczęstszych wdrożeń w zarządzaniu najmem.
W pośrednictwie najczęściej od leadów z portali, w zarządzaniu od zgłoszeń najemców albo rozliczeń. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.
Pierwszy proces zwykle kilka tygodni. Wdrożenia obejmujące kilka obszarów prowadzimy etapami.
Tak, choć procesy zarządców wspólnot różnią się od zarządzania najmem. Zakres ustalamy po rozmowie.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
CRM z marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta w jednej platformie.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Agent nieruchomości zarabia na transakcjach, a dużą część dnia spędza na przepisywaniu zapytań, umawianiu prezentacji i przygotowywaniu dokumentów. Opisujemy siedem procesów, od których biura i zarządcy najmu najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
CRM w biurze nieruchomości często jest jednocześnie wszystkim i niczym: zawiera oferty, klientów i notatki, ale każdy agent prowadzi go po swojemu. Opisujemy, jak go uporządkować, jakie dane są potrzebne do automatyzacji i kiedy warto rozważyć zmianę systemu.
Przy kilku mieszkaniach arkusz i telefon wystarczają. Przy kilkudziesięciu zarządca spędza dni na dopasowywaniu wpłat, odbieraniu zgłoszeń i składaniu rozliczeń dla właścicieli. Opisujemy, jak poukładać zarządzanie najmem, żeby rosło razem z liczbą lokali.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czy prowadzicie pośrednictwo, zarządzanie czy oba, i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
