Proces: obsługa klienta
Klient sam wybiera wolny termin, dostaje potwierdzenie i przypomnienie, a gdy musi przełożyć wizytę, robi to jednym kliknięciem. Zespół przestaje umawiać terminy przez telefon i ma kalendarz, który zgadza się z rzeczywistością. Pokazujemy krok po kroku, jak taki proces wygląda i co jest potrzebne, żeby go wdrożyć.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, automatyzacja zwykle szybko się zwraca.
Mapa procesu
Tak przechodzi wizyta od rezerwacji do kontaktu po jej zakończeniu. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.
Klient wybiera usługę, osobę i wolny termin na stronie, w linku z maila albo przez czat. Widzi tylko terminy, które są faktycznie dostępne w kalendarzach zespołu.
Narzędzia: Narzędzie do rezerwacji, strona, czat
Przy rezerwacji klient podaje dane potrzebne do wizyty, np. opis problemu, model urządzenia, adres albo dokumenty. Dzięki temu wizyta jest przygotowana.
Narzędzia: Formularz
Wizyta trafia do kalendarza właściwej osoby razem z danymi klienta i blokuje termin. Dane klienta zapisują się w CRM lub bazie klientów.
Narzędzia: Kalendarz Google lub Outlook, CRM
Klient dostaje potwierdzenie z terminem, adresem lub linkiem do spotkania, informacją, jak się przygotować, i linkiem do zmiany terminu.
Narzędzia: Mail, SMS
Przed wizytą klient dostaje przypomnienie, np. dzień wcześniej i kilka godzin przed. Może jednym kliknięciem potwierdzić obecność albo przełożyć wizytę.
Narzędzia: SMS, mail
Gdy klient odwoła wizytę, termin wraca do puli, a osoby z listy oczekujących dostają propozycję wcześniejszego terminu.
Osoba prowadząca wizytę ma w kalendarzu wszystkie informacje od klienta i historię poprzednich wizyt.
Klient dostaje podsumowanie, prośbę o opinię lub propozycję kolejnego terminu. Nieobecności są zapisywane, a zasady, np. przedpłata przy kolejnej rezerwacji, uruchamiają się same.
Narzędzia: Mail, CRM
Przykład z praktyki
Przykład firmy serwisowej, w której kilku techników jeździ do klientów, a terminy umawia biuro.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Rezerwacja | DziśTelefon do biura w godzinach pracy. | Po automatyzacjiKlient sam wybiera wolny termin online, także wieczorem. |
| Informacje | DziśTechnik dowiaduje się o problemie na miejscu. | Po automatyzacjiOpis usterki i model urządzenia są w kalendarzu przed wizytą. |
| Przypomnienie | DziśBiuro dzwoni dzień wcześniej, jeśli zdąży. | Po automatyzacjiSMS z przypomnieniem i linkiem do zmiany terminu. |
| Odwołania | DziśKlienta nie ma w domu, technik traci czas. | Po automatyzacjiKlient przekłada wizytę wcześniej, termin wraca do puli. |
| Grafik | DziśKalendarz w biurze i telefony techników. | Po automatyzacjiJeden kalendarz widoczny dla biura i techników. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Efekt
Rezerwacje, potwierdzenia i zmiany terminów dzieją się bez udziału recepcji lub biura.
Przypomnienia i łatwe przekładanie sprawiają, że klienci rzadziej zapominają o wizycie.
Osoba prowadząca wizytę wie wcześniej, czego dotyczy sprawa.
Zwolnione terminy trafiają do osób z listy oczekujących zamiast przepadać.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.
Rozmawiamy z osobą, która dziś umawia wizyty, spisujemy rodzaje usług, czas trwania, grafiki i zasady odwołań.
Od wasGodzina rozmowy, lista usług i grafik zespołu.
Dobieramy narzędzie do rezerwacji, np. gotowe rozwiązanie albo rezerwacje w kalendarzu Google lub Microsoft Bookings, i projektujemy formularz oraz treści wiadomości.
Od wasDecyzje o zasadach rezerwacji, odwołań i przypomnień.
Konfigurujemy rezerwacje, łączymy je z kalendarzami, CRM i SMS, dodajemy rezerwację na stronę i testujemy na wewnętrznych wizytach.
Od wasDostępy do kalendarzy i strony oraz osoba, która testuje rezerwacje.
Udostępniamy rezerwacje klientom, pilnujemy działania i dopracowujemy przypomnienia na podstawie pierwszych tygodni.
Od wasInformacja o zmianach w grafiku i usługach.
Checklista
Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.
Zakres
Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.
Dla małych zespołów, które chcą przede wszystkim skończyć z umawianiem przez telefon.
Dla firm z kilkoma osobami lub lokalizacjami.
Dla firm z wizytami w terenie lub dużą liczbą rezerwacji.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Rezerwacja online nałoży się na termin umówiony telefonicznie.
Wszystkie wizyty, także telefoniczne, trafiają do tego samego kalendarza, z którego korzysta system rezerwacji.
Klienci nie będą korzystać z rezerwacji online.
Link do rezerwacji umieszczamy na stronie, w stopce maili i w wiadomościach, a biuro może umawiać przez ten sam system.
Przypomnienia trafią na nieaktualny numer.
Numer i mail klient potwierdza przy rezerwacji, a nieudane wysyłki są widoczne dla zespołu.
Dane klientów trafią do zewnętrznego narzędzia bez zabezpieczeń.
Wybieramy narzędzia z umową powierzenia danych i zbieramy tylko informacje potrzebne do wizyty.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.
FAQ
Umawianie wizyt i przypomnienia: pytania i odpowiedzi
Nie zawsze. Małym zespołom często wystarczają rezerwacje w kalendarzu Google lub Microsoft Bookings. Gotowy system rezerwacji ma sens przy wielu usługach, osobach i lokalizacjach.
Tak. Biuro umawia wizyty w tym samym systemie, więc kalendarz zawsze jest jeden, a klient dostaje te same potwierdzenia i przypomnienia.
Tak, wysyłka SMS jest zwykle rozliczana za wiadomość przez bramkę SMS. Przypomnienia mailowe nie generują takich kosztów.
Tak. Rezerwację osadzamy na stronie jako widżet albo przycisk, a wizyty zapisują się w kalendarzu i CRM.
W wariancie pełnym system uwzględnia czas dojazdu i rejon, a technik dostaje plan dnia z adresami i informacjami od klientów.
Zwykle na kalendarzu Google lub Outlook z narzędziem do rezerwacji, połączonym przez platformę automatyzacji, np. Make lub n8n, z bramką SMS i CRM. Narzędzia dobieramy do tego, czego już używacie.
Wariant podstawowy często kilka dni. Integracje z CRM, płatnościami i planowanie tras wydłużają projekt. Dokładny plan podajemy po przeglądzie procesu.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Wizualne scenariusze łączące setki aplikacji, dobre do złożonej logiki bez programowania.
CRM z marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta w jednej platformie.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada klientom na stronie i w Messengerze o każdej porze.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Obsługa zapytań, faktury, onboarding, raporty. Te same problemy wracają w firmach z różnych branż. Pokazujemy, kiedy warto sięgnąć po sprawdzone rozwiązanie dopasowane do firmy, a kiedy lepiej zaprojektować wszystko od początku.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.
