Nieruchomości: umowy i dokumenty
Umowa pośrednictwa, umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy, aneks: dokumenty w nieruchomościach powtarzają się, ale każdy wymaga wpisania danych stron, nieruchomości i warunków. Kopiowanie poprzedniej wersji to prosta droga do błędu. Automatyzujemy dokumenty: powstają z szablonów biura i danych z CRM, trafiają do podpisu i do archiwum, a terminy z umów są pilnowane automatycznie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, przygotowanie dokumentów zabiera czas i rodzi ryzyko błędów.
Nieruchomości
Wzory dokumentów biura zamieniamy w szablony z polami do wypełnienia. Agent lub zarządca wybiera rodzaj dokumentu, a system wypełnia go danymi stron, nieruchomości i warunków z CRM. Brakujące dane są wskazane przed wygenerowaniem dokumentu.
Gotowy dokument trafia do sprawdzenia, a potem do podpisu, także elektronicznego, jeśli z niego korzystacie. Podpisany dokument jest zapisywany w folderze nieruchomości i klienta. Protokół zdawczo-odbiorczy można wypełnić na telefonie ze zdjęciami i stanami liczników.
Terminy z umów, takie jak koniec okresu najmu, waloryzacja czynszu czy termin zwrotu kaucji, trafiają do kalendarza zarządcy z przypomnieniami. AI może też streścić dokumenty otrzymane od drugiej strony, wskazując daty, kwoty i zobowiązania, jako materiał roboczy.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do wzorów i rodzajów transakcji.
Umowy pośrednictwa, najmu i aneksy z polami do wypełnienia.
Strony, nieruchomość i warunki bez przepisywania.
Stan lokalu, liczniki i zdjęcia w protokole zdawczo-odbiorczym.
Dokumenty potrzebne do transakcji według rodzaju nieruchomości.
Dokument do podpisu bez drukowania i skanowania.
Podpisane dokumenty w folderze nieruchomości i klienta.
Koniec najmu, waloryzacje i kaucje w kalendarzu z przypomnieniami.
Najważniejsze dane z dokumentów drugiej strony, jako materiał roboczy.
Przykładowe przepływy
Od danych w CRM do podpisanej umowy.
Najemca zaakceptowany przez właściciela
Umowa gotowa w kilka minut, a terminy nie umykają.
Dzień przekazania mieszkania najemcy
Stan lokalu udokumentowany, co ułatwia rozliczenie przy zakończeniu najmu.
Przykład z praktyki
Przykład firmy zarządzającej kilkudziesięcioma mieszkaniami na wynajem.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Umowy | DziśKopiowane z poprzednich. | Po automatyzacjiZ szablonu i danych z CRM. |
| Protokoły | DziśPapier i zdjęcia w telefonie. | Po automatyzacjiFormularz ze zdjęciami i podpisem. |
| Terminy | DziśPilnowane z pamięci. | Po automatyzacjiKalendarz z przypomnieniami. |
| Archiwum | DziśSkrzynki i segregatory. | Po automatyzacjiFolder nieruchomości i klienta. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od najczęściej używanych dokumentów.
Zbieramy wzory dokumentów i sprawdzamy, skąd pochodzą dane.
Od wasAktualne wzory dokumentów.
Zamieniamy wzory w szablony i ustalamy zasady sprawdzania.
Od wasAkceptacja szablonów.
Budujemy przepływ i testujemy go na nowych umowach.
Od wasOsoba sprawdzająca dokumenty testowe.
Aktualizujemy szablony przy zmianach wzorów.
Od wasInformacja o zmianach we wzorach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża agentów lub zarządców, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od szablonów najważniejszych umów.
Dla firm, które chcą skończyć z kopiowaniem.
Dla firm, które chcą podpisywać bez papieru.
Dla firm zarządzających najmem.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędne dane w umowie.
Dane pochodzą z CRM, brakujące są wskazane, a umowę przed podpisem sprawdza człowiek.
Nieaktualny wzór.
Wzory są w jednym miejscu, a ich zmiana obejmuje wszystkie nowe dokumenty.
Streszczenie AI pominie ważny zapis.
Streszczenie to materiał roboczy. Ważne dokumenty zawsze czyta człowiek.
Dostęp do dokumentów klientów.
Uprawnienia do folderów według ról w firmie.
FAQ
Umowy i dokumenty: pytania i odpowiedzi
Firma, najlepiej z prawnikiem. My zamieniamy wzory w szablony i automatyzujemy ich wypełnianie, nie tworzymy treści prawnych.
Nie. Dokumenty mogą być drukowane i podpisywane tradycyjnie. Podpis elektroniczny to opcja, która oszczędza czas.
Tak, jeśli obie strony podpiszą go elektronicznie lub na ekranie. Formularz zawiera zdjęcia i stany liczników.
Tak, z przypomnieniami dla zarządcy, np. przed końcem umowy lub terminem waloryzacji.
AI może przygotować streszczenie i wskazać daty, kwoty i zobowiązania. Ocena prawna zawsze należy do człowieka.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Agent nieruchomości zarabia na transakcjach, a dużą część dnia spędza na przepisywaniu zapytań, umawianiu prezentacji i przygotowywaniu dokumentów. Opisujemy siedem procesów, od których biura i zarządcy najmu najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Agenci nieruchomości coraz częściej korzystają z AI, zwykle na własną rękę i bez zasad. Opisujemy, w czym AI pomaga agentowi najbardziej, gdzie popełnia błędy i jak biuro może wprowadzić je tak, żeby nie ryzykować danych klientów ani reputacji.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czy prowadzicie pośrednictwo, zarządzanie czy oba, i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
