Biura rachunkowe: rozliczenia i nowi klienci
Biuro rozlicza klientów według pakietów, liczby dokumentów, pracowników lub dodatkowych usług. Policzenie tego co miesiąc dla kilkuset klientów to praca, przy której łatwo o pominięcie. Automatyzujemy rozliczenia biura: dane do faktur zbierają się z bieżącej pracy, faktury powstają po akceptacji, a przypomnienia o płatnościach wychodzą same. Porządkujemy też przyjęcie nowego klienta, od oferty po założenie go w systemach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje dotyczą waszego biura, część przychodu może umykać, a czas zespołu idzie na administrację.
Biura rachunkowe
Dane do faktur biura zbierają się z bieżącej pracy: liczba dokumentów klienta ze zbierania dokumentów lub programu księgowego, liczba pracowników z kadr i płac, usługi dodatkowe odnotowane przez księgowe. Na koniec miesiąca system przygotowuje zestawienie dla każdego klienta według jego pakietu i cennika.
Zestawienie trafia do akceptacji właściciela lub kierownika biura. Po akceptacji w programie do faktur powstają faktury, które trafiają do KSeF i do klientów. System pilnuje płatności i przypomina klientom przed terminem i po nim, a właściciel widzi należności w jednym raporcie.
Drugi element to przyjęcie nowego klienta. Z formularza lub oferty system pobiera dane firmy z rejestrów po NIP, przygotowuje umowę i pełnomocnictwa z szablonów, zakłada klienta w bazie biura z obowiązkami i księgową prowadzącą oraz wysyła klientowi listę dokumentów startowych.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do cennika biura i narzędzi, których używa.
Liczba dokumentów, pracowników i usług dodatkowych zbierana z bieżącej pracy.
Kwota dla każdego klienta według pakietu i cennika.
Zestawienia do sprawdzenia przez właściciela lub kierownika przed fakturą.
Faktury w programie do faktur, wysyłane do KSeF i do klientów.
Uprzejme przypomnienia przed terminem i po nim.
Informacja o klientach, którzy regularnie wychodzą poza zakres pakietu.
Oferta, umowa i pełnomocnictwa z szablonów wypełniane danymi klienta.
Dane z rejestrów, założenie w systemach biura i lista dokumentów startowych.
Przykładowe przepływy
Od zamknięcia miesiąca do zapłaty i od zapytania do nowego klienta.
Koniec miesiąca
Faktury wychodzą w pierwszych dniach miesiąca i obejmują wszystkie usługi.
Klient akceptuje ofertę
Klient jest gotowy do obsługi w dniu podpisania umowy.
Przykład z praktyki
Przykład biura z kilkoma pakietami i cennikiem usług dodatkowych.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dane do faktur | DziśZliczane ręcznie przed wystawieniem faktur. | Po automatyzacjiZbierane z bieżącej pracy. |
| Usługi dodatkowe | DziśCzęść nie trafia na fakturę. | Po automatyzacjiOdnotowane i doliczone automatycznie. |
| Płatności | DziśBrak systematycznych przypomnień. | Po automatyzacjiPrzypomnienia i raport należności. |
| Nowy klient | DziśDane przepisywane do kilku dokumentów. | Po automatyzacjiUmowa i założenie klienta z jednego formularza. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Rozliczenia testujemy na jednym zamknięciu miesiąca równolegle z obecnym sposobem.
Sprawdzamy cennik, pakiety, sposób zbierania danych do faktur i przyjmowania klientów.
Od wasCennik, wzory umów i rozmowa z osobą od rozliczeń.
Ustalamy źródła danych, zasady naliczania, akceptację i treści przypomnień.
Od wasAkceptacja zasad rozliczeń i treści wiadomości.
Budujemy przepływy i porównujemy wyniki z rozliczeniem przygotowanym ręcznie.
Od wasOsoba, która porównuje wyniki.
Przełączamy rozliczenia i pilnujemy działania przy kolejnych zamknięciach.
Od wasInformacja o zmianach w cenniku i pakietach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od faktur i płatności albo od przyjmowania klientów.
Dla biur, które chcą szybciej i dokładniej rozliczać klientów.
Dla biur, które pozyskują wielu nowych klientów.
Dla biur, które chcą mieć kontrolę nad przychodem i rentownością klientów.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędna faktura trafi do klienta.
Zestawienia akceptuje właściciel lub kierownik przed wystawieniem faktur.
Niepełne dane do faktur.
System pokazuje, dla których klientów brakuje danych, zanim powstanie zestawienie.
Przypomnienie o płatności zaszkodzi relacji.
Treści ustalacie sami, a dla wybranych klientów przypomnienia można wyłączyć.
Błędy w danych z rejestrów.
Dane z rejestrów są propozycją, którą sprawdza osoba przyjmująca klienta.
FAQ
Rozliczenia biura i nowi klienci: pytania i odpowiedzi
Tak. Zasady naliczania zapisujemy dla każdego pakietu i klienta, także dla wyjątków i rabatów.
Ze zbierania dokumentów lub z programu księgowego, jeśli udostępnia te dane. Usługi dodatkowe księgowe odnotowują w miejscu, w którym pracują.
Tak. Faktura powstaje w waszym programie do faktur, który wysyła ją do KSeF, albo przez bezpośrednie połączenie z KSeF.
Tak, jeśli korzystacie z usługi podpisu elektronicznego. Umowa z szablonu może trafić do podpisu automatycznie.
Tak. Gdy dane o pracy i przychodach są w jednym miejscu, łatwo zobaczyć, którzy klienci wymagają więcej pracy niż przewiduje ich pakiet.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
W biurze rachunkowym sporo czasu zabiera praca, która nie wymaga wiedzy księgowej. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Zaoszczędzone godziny to tylko część zwrotu z automatyzacji. Pokazujemy, jak policzyć ROI przed wdrożeniem, jakie koszty doliczyć i które wskaźniki śledzić, żeby wynik obronił się przed zarządem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje biuro i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych klientów.
