Co zautomatyzować w biurze rachunkowym? 7 procesów na początek

Gdy pytamy właścicieli biur rachunkowych, co zabiera zespołowi najwięcej czasu poza samym księgowaniem, odpowiedzi są podobne niezależnie od wielkości biura: pogoń za dokumentami, przepisywanie danych, pilnowanie, kto jest już zamknięty, wysyłanie kwot do zapłaty i odpowiadanie na te same pytania klientów. To praca potrzebna, ale niewymagająca wiedzy księgowej. Właśnie ją najłatwiej przekazać systemom.

W wielu biurach dochodzi do tego jeszcze jeden problem: brak rąk do pracy. Doświadczonych księgowych trudno znaleźć, a liczba klientów i obowiązków rośnie. Automatyzacja nie zastąpi księgowej, ale może sprawić, że ten sam zespół obsłuży więcej klientów bez pracy po godzinach.

Poniżej opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.

Jak wybrać pierwszy proces

Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:

• powtarza się co miesiąc u wielu klientów,
• ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku,
• zabiera czas księgowym, a nie tylko osobie z administracji, bo wtedy efekt jest najbardziej odczuwalny.

Przed wyborem warto rozrysować proces z osobami, które go wykonują. Często już sama mapa pokazuje kroki, które można usunąć albo uprościć bez żadnej technologii. Jak to zrobić, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.

1. Zbieranie dokumentów od klientów

To najczęstszy pierwszy proces i zwykle ten, który najbardziej obciąża zespół przed terminami. Dokumenty przychodzą mailem, przez komunikatory, zdjęciami z telefonu i na papierze, a ktoś musi je zebrać, nazwać, przypisać do klienta i sprawdzić, czego brakuje.

Automatyzacja zbiera dokumenty z kanałów, których klienci już używają, rozpoznaje klienta po nadawcy lub numerze NIP, zapisuje pliki w folderze klienta i miesiąca, a przed terminem wysyła przypomnienia z listą braków. Zespół widzi status kompletności każdego klienta bez otwierania skrzynek. Szczegóły opisujemy na stronie dokumenty od klientów biura.

2. Odczyt danych z dokumentów

KSeF objął faktury krajowe, ale do biura nadal trafiają paragony, faktury zagraniczne, rachunki i skany. Ich dane ktoś przepisuje do programu księgowego. Tu AI daje dziś wyraźny efekt: odczytuje dane z dokumentu, sprawdza sumy i duplikaty, a na podstawie historii klienta proponuje opis kosztu. Księgowy sprawdza wynik i zatwierdza, zamiast przepisywać.

Ważne jest jedno: do ksiąg nic nie trafia bez zatwierdzenia. AI może pomylić kwotę lub stawkę VAT, dlatego dobrze zaprojektowane rozwiązanie oznacza dokumenty z niepewnym odczytem i pokazuje dokument obok danych. Więcej na stronie odczyt dokumentów z AI.

3. Praca z KSeF dla wielu klientów

KSeF uporządkował faktury, ale dodał biurom nową pracę: pobieranie faktur dla każdego klienta, pilnowanie uprawnień i łączenie faktur z dokumentami spoza systemu. Część programów księgowych robi to dobrze, część tylko częściowo.

Automatyzacja pobiera faktury klientów na podstawie nadanych uprawnień, zapisuje je obok innych dokumentów i oznacza faktury przesłane przez klienta drugi raz. O tym, jak zorganizować pracę biura z KSeF, piszemy w artykule KSeF w pracy biura rachunkowego.

4. Terminy i zamknięcie miesiąca

W biurze z kilkuset klientami każdy miesiąc to setki obowiązków z różnymi terminami. Często pilnuje się ich w arkuszu albo w pamięci poszczególnych osób. Automatyzacja tworzy co miesiąc listę zadań dla każdego klienta, pokazuje status zamknięcia i przypomina o terminach, także osobie zastępującej księgową na urlopie.

Kierownik biura widzi, którzy klienci czekają na dokumenty, którzy są w trakcie, a którzy są zamknięci, bez pytania zespołu. Opisujemy to na stronie terminy i zamknięcie miesiąca.

5. Kwoty do zapłaty i komunikacja z klientami

Wysyłanie kwot podatków i składek każdemu klientowi osobno to klasyczny przykład pracy do automatyzacji. Po zatwierdzeniu zamknięcia przez księgową system wysyła wiadomość z kwotą, rachunkiem i terminem, a przed terminem przypomina o płatności.

Drugi element to pytania. Część z nich dotyczy statusu: czy dokumenty dotarły, ile do zapłaty. Na takie pytania system może odpowiadać na podstawie danych biura, a pytania ogólne może obsłużyć asystent AI oparty na materiałach biura. Pytania o konkretną sytuację podatkową trafiają do księgowej. Szczegóły na stronie komunikacja z klientami.

6. Przyjęcie nowego klienta

Nowy klient oznacza przepisywanie jego danych do oferty, umowy, pełnomocnictw, programu księgowego i listy klientów. Automatyzacja pobiera dane firmy z rejestrów po NIP, wypełnia umowę i pełnomocnictwa z szablonów, zakłada klienta w systemach biura z obowiązkami i księgową prowadzącą oraz wysyła klientowi listę dokumentów startowych.

To proces, który nie powtarza się codziennie, ale w biurach, które szybko rosną, oszczędza sporo czasu i ogranicza błędy w danych na starcie współpracy.

7. Rozliczenia biura z klientami

Biuro rozlicza klientów według pakietów, liczby dokumentów, pracowników i usług dodatkowych. Zliczanie tego ręcznie co miesiąc łatwo kończy się pominiętymi usługami i fakturami wystawianymi z opóźnieniem. Automatyzacja zbiera dane do faktur z bieżącej pracy, przygotowuje zestawienia do akceptacji i pilnuje płatności. Opisujemy to na stronie rozliczenia biura i nowi klienci.

Porównanie procesów

Ta tabela to uproszczenie. Trudność zależy od programu księgowego, którego używa biuro, i od stanu danych o klientach. Dlatego przed wyborem warto zrobić krótki przegląd.

Czego nie automatyzować

Automatyzacja w biurze rachunkowym ma jasną granicę. System może zebrać dokumenty, odczytać dane, zaproponować opis i przypomnieć o terminie. Nie powinien samodzielnie księgować, składać deklaracji ani doradzać klientom w sprawach podatkowych. Te decyzje wymagają wiedzy i odpowiedzialności księgowego. Dobrze zaprojektowane wdrożenie zawsze zostawia je człowiekowi i jasno pokazuje, co zrobił system.

Druga granica to dane klientów. Biuro ma dostęp do pełnych danych finansowych klientów, więc wdrożenie trzeba zaprojektować tak, żeby było wiadomo, gdzie dane trafiają i kto ma do nich dostęp. Piszemy o tym w artykule RODO a automatyzacja procesów.

Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu

Większość pracy, która obciąża biuro poza samym księgowaniem, da się zautomatyzować obok programu księgowego, którego już używacie, często bez AI. Najlepiej zacząć od jednego procesu, który powtarza się co miesiąc i najbardziej przeszkadza zespołowi, przetestować go na grupie klientów i dopiero potem włączyć wszystkich. Całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja biura rachunkowego, a o roli AI piszemy w artykule AI dla księgowych.