Biura rachunkowe: terminy i zamknięcie miesiąca
W biurze, które obsługuje kilkuset klientów, każdy miesiąc to setki obowiązków z różnymi terminami. Często pilnuje się ich w arkuszu, w kalendarzach poszczególnych osób albo w pamięci. Budujemy jedno miejsce, w którym widać status każdego klienta, zbliżające się terminy i obciążenie zespołu, a przypomnienia wysyłają się same.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są znajome, biuro zależy od pamięci i arkuszy bardziej, niż powinno.
Biura rachunkowe
Podstawą jest uporządkowana baza klientów: forma prawna, sposób rozliczenia, obowiązki, księgowa prowadząca i osoba zastępująca. Na jej podstawie system tworzy co miesiąc listę zadań dla każdego klienta, z terminami wynikającymi z jego rodzaju i ustaleń z biurem.
Status zadań aktualizuje się z kilku źródeł: kompletności dokumentów, informacji z programu księgowego i zatwierdzeń księgowych. Kierownik widzi, którzy klienci czekają na dokumenty, którzy są w trakcie, a którzy są już zamknięci. Zbliżający się termin bez zamknięcia uruchamia przypomnienie dla księgowej, a przy nieobecności także dla osoby zastępującej.
Kalendarz obowiązków przygotowujemy razem z biurem, na podstawie tego, jak pracujecie. System pomaga pilnować terminów, ale nie zastępuje wiedzy księgowej o tym, jakie obowiązki ma klient i kiedy.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do wielkości biura i narzędzi, których już używa.
Rodzaj klienta, sposób rozliczenia, obowiązki, prowadząca i zastępstwo w jednym miejscu.
Lista zadań dla każdego klienta tworzona automatycznie, z terminami.
Dokumenty, księgowanie, zatwierdzenie, wysłanie informacji do klienta.
Informacja dla księgowej o zbliżających się terminach i zaległościach.
Przy nieobecności zadania i przypomnienia trafiają do osoby zastępującej.
Postęp zamknięcia miesiąca w całym biurze i u każdej osoby.
Liczba klientów, dokumentów i zadań na osobę.
Obowiązki i zadania nowego klienta tworzone przy jego przyjęciu.
Przykładowe przepływy
Od początku miesiąca do zamknięcia ostatniego klienta.
Pierwszy dzień miesiąca
Każda księgowa ma listę zadań na miesiąc bez przepisywania arkusza.
Kilka dni przed terminem zadanie jest nadal otwarte
Zaległości są widoczne wcześniej, a nie w dniu terminu.
Przykład z praktyki
Przykład biura z kilkunastoma księgowymi i kilkuset klientami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Lista klientów | DziśArkusz aktualizowany ręcznie. | Po automatyzacjiBaza z obowiązkami i statusami. |
| Zadania | DziśKażda księgowa pamięta o swoich klientach. | Po automatyzacjiZadania tworzone automatycznie co miesiąc. |
| Postęp | DziśKierownik pyta zespół. | Po automatyzacjiWidok zamknięcia na bieżąco. |
| Nieobecności | DziśTrudno ustalić, co jest do zrobienia. | Po automatyzacjiZadania i przypomnienia u osoby zastępującej. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Najwięcej pracy wymaga uporządkowanie bazy klientów. Resztę budujemy na niej.
Sprawdzamy, jak biuro dziś pilnuje terminów i statusów, i jakie dane o klientach są dostępne.
Od wasObecny arkusz lub lista klientów i rozmowa z kierownikiem.
Porządkujemy bazę klientów i razem z wami ustalamy kalendarz obowiązków.
Od wasWeryfikacja danych klientów i obowiązków.
Budujemy zadania, statusy i przypomnienia, testujemy je przez jedno zamknięcie miesiąca.
Od wasKsięgowe, które pracują na nowym widoku i zgłaszają uwagi.
Przechodzimy w pełni na nowy sposób pracy i rozwijamy raporty.
Od wasAktualizacja obowiązków przy zmianach u klientów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od bazy klientów i statusów, a raporty dodać później.
Dla biur, które chcą zastąpić arkusz.
Dla biur, które chcą pilnować terminów systemowo.
Dla biur, które chcą zarządzać obciążeniem i rozwojem.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędny kalendarz obowiązków klienta.
Kalendarz ustalamy z biurem i weryfikujemy przy pierwszym zamknięciu. Odpowiedzialność za rozliczenie zostaje u księgowej.
Statusy nie będą aktualne.
Część statusów aktualizuje się automatycznie, a ręczna zmiana to jedno kliknięcie w miejscu, w którym księgowa i tak pracuje.
Zespół uzna to za kontrolę.
Widok pokazuje przede wszystkim, kto na co czeka i gdzie potrzebna jest pomoc, a nie tylko wyniki poszczególnych osób.
Zbyt wiele przypomnień.
Przypomnienia ustawiamy tak, żeby dotyczyły tylko zadań zagrożonych terminem.
FAQ
Terminy i zamknięcie miesiąca: pytania i odpowiedzi
Niektóre programy mają elementy organizacji pracy. Często jednak nie łączą statusu dokumentów, zamknięcia i komunikacji z klientem. Sprawdzamy, co ma wasz program, i budujemy tylko to, czego brakuje.
Najczęściej w Airtable albo w Microsoft 365, jeśli biuro już z niego korzysta. Wybór zależy od liczby klientów i tego, jak zespół pracuje.
Biuro. Kalendarz przygotowujemy razem z wami na podstawie waszego sposobu pracy, a system pilnuje go co miesiąc.
Tak. Zadania roczne dodajemy do kalendarza, a widok pokazuje postęp rozliczeń w całym biurze.
Jeśli chcecie, tak. Informacja o statusie może trafiać do klientów automatycznie, co opisujemy na stronie o komunikacji z klientami.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęOutlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
W biurze rachunkowym sporo czasu zabiera praca, która nie wymaga wiedzy księgowej. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Zanim zautomatyzujesz cokolwiek, musisz wiedzieć, jak proces wygląda w praktyce, a nie jak powinien wyglądać. Pokazujemy, jak przeprowadzić mapowanie w jeden warsztat i dojść do konkretnej decyzji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje biuro i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych klientów.
