Biura rachunkowe: odczyt dokumentów
KSeF objął dużą część faktur, ale do biura nadal trafiają paragony, faktury zagraniczne, rachunki, umowy i dokumenty w skanach. Przepisywanie ich danych do programu księgowego to praca, którą AI wykonuje dziś dobrze. Budujemy rozwiązania, w których AI odczytuje dane, proponuje opis dokumentu na podstawie historii klienta, a księgowy sprawdza wynik i zatwierdza.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje dotyczą waszego biura, przepisywanie danych zabiera czas, który mógłby trafić do klientów.
Biura rachunkowe
Dokument trafia do odczytu z miejsca, w którym biuro go zbiera: ze skrzynki, folderu klienta albo portalu. Model AI odczytuje z niego dane: sprzedawcę, NIP, numer i daty, pozycje, stawki i kwoty VAT, walutę i termin płatności. W przeciwieństwie do klasycznego OCR rozumie układ dokumentu, więc radzi sobie z różnymi wzorami faktur, paragonami i dokumentami w językach obcych.
Odczytane dane przechodzą kontrolę: czy kwoty się sumują, czy NIP ma poprawny format, czy dokument nie był już wprowadzony. Na podstawie historii klienta system proponuje opis kosztu, np. kategorię i konto, a dokumenty, przy których model nie jest pewny odczytu, są wyraźnie oznaczone.
Księgowy widzi dokument obok odczytanych danych i zatwierdza je albo poprawia. Dopiero zatwierdzone dane trafiają do programu księgowego przez import pliku lub API. Poprawki zapisujemy, żeby propozycje opisu były coraz trafniejsze dla danego klienta.
Co robimy
Zakres zależy od rodzaju dokumentów i programu księgowego biura.
Sprzedawca, NIP, numer, daty, pozycje, VAT, waluta i termin płatności.
Faktury spoza KSeF, paragony, rachunki, faktury zagraniczne, noty i skany.
Sumy, format NIP, duplikaty i zgodność z danymi z KSeF.
Kategoria i konto proponowane na podstawie wcześniejszych dokumentów klienta.
Dokumenty wymagające uwagi trafiają na początek kolejki.
Dokument obok danych, zatwierdzenie lub poprawka jednym kliknięciem.
Import zatwierdzonych danych do programu księgowego.
Poprawki księgowych są uwzględniane w kolejnych propozycjach opisu dla klienta.
Przykładowe przepływy
Od skanu do danych w programie księgowym.
Zdjęcie paragonu w folderze klienta
Księgowy zatwierdza gotowe dane zamiast przepisywać paragon.
Faktura w języku obcym od dostawcy z UE
Księgowy od razu wie, czego dotyczy faktura, a decyzję podatkową podejmuje sam.
Przykład z praktyki
Przykład biura, w którym spora część dokumentów klientów to paragony i faktury spoza KSeF.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dane z dokumentu | DziśPrzepisywane ręcznie pole po polu. | Po automatyzacjiOdczytane przez AI, sprawdzane przez księgowego. |
| Opis kosztu | DziśZa każdym razem od nowa. | Po automatyzacjiPropozycja na podstawie historii klienta. |
| Duplikaty | DziśWychodzą przy uzgadnianiu. | Po automatyzacjiOznaczane przed wprowadzeniem. |
| Dokumenty obce | DziśDodatkowy czas na tłumaczenie treści. | Po automatyzacjiStreszczenie po polsku obok danych. |
To przykład ilustracyjny. Skuteczność odczytu zależy od jakości dokumentów, dlatego sprawdzamy ją na waszych plikach przed wdrożeniem.
Wdrożenie
Zanim uruchomimy odczyt, sprawdzamy jego jakość na waszych dokumentach.
Zbieramy zanonimizowaną próbkę typowych dokumentów i sprawdzamy jakość odczytu.
Od wasKilkadziesiąt przykładowych dokumentów różnych klientów.
Ustalamy zakres danych, kontrole, zasady propozycji opisu i format przekazania do programu księgowego.
Od wasInformacja o programie księgowym i sposobie importu.
Budujemy przepływ i ekran sprawdzenia, testujemy go na wybranych klientach.
Od wasKsięgowa, która porównuje wyniki z ręcznym wprowadzaniem.
Włączamy kolejnych klientów i pilnujemy jakości odczytu przy nowych typach dokumentów.
Od wasZgłaszanie dokumentów, z którymi odczyt sobie nie radzi.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od samego odczytu, a propozycje opisu dodać, gdy zbierze się historia.
Dla biur, które chcą skończyć z przepisywaniem.
Dla biur, które chcą skrócić także opisywanie kosztów.
Dla biur, które chcą połączyć zbieranie, odczyt i KSeF.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po teście na waszej próbce. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
AI pomyli kwotę lub stawkę VAT.
Kontrola sum i ekran sprawdzenia przed importem. Do programu księgowego trafiają tylko zatwierdzone dane.
Propozycja opisu będzie błędna.
Propozycja jest podpowiedzią. Księgowy ją zatwierdza lub poprawia, a poprawka wpływa na kolejne propozycje.
Dane klientów trafią do modelu, który na nich trenuje.
Korzystamy z modeli w planach bez trenowania na danych i przesyłamy tylko to, co potrzebne do odczytu.
Słaba jakość skanów i zdjęć.
Nieczytelne dokumenty są oznaczane od razu, a klient dostaje prośbę o lepszą kopię.
FAQ
Odczyt dokumentów z AI: pytania i odpowiedzi
Klasyczny OCR szuka tekstu w określonych miejscach dokumentu. Model AI rozumie układ dokumentu, więc lepiej radzi sobie z nietypowymi wzorami, paragonami i dokumentami w językach obcych, a do tego może proponować opis kosztu.
W wielu biurach tak. KSeF obejmuje faktury krajowe, ale paragony, faktury zagraniczne, rachunki i inne dokumenty nadal trzeba wprowadzić. To one często zabierają najwięcej czasu.
Nie. AI odczytuje dane i proponuje opis, a do programu księgowego trafiają one dopiero po zatwierdzeniu przez księgowego.
Z programami, które pozwalają na import plików lub mają API. Sposób przekazania danych dobieramy po sprawdzeniu waszego programu.
Przed wdrożeniem testujemy odczyt na próbce waszych dokumentów i pokazujemy wyniki. Dopiero wtedy decydujecie o dalszych krokach.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Modele Anthropic do pracy z długimi dokumentami, wiedzą firmy i tekstem.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
AI nie zastąpi księgowego, ale może przejąć sporą część pracy przy dokumentach i komunikacji. Opisujemy, gdzie sztuczna inteligencja pomaga w biurze rachunkowym, gdzie się myli i jak zacząć z niej korzystać.
Księgowi coraz częściej korzystają z ChatGPT i innych czatów AI, zwykle bez ustalonych zasad. Wyjaśniamy, co dzieje się z danymi wpisanymi do czatu, jak ustawić konta i jakie zasady wprowadzić w biurze.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje biuro i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych klientów.
