AI dla księgowych: jak sztuczna inteligencja pomaga w pracy biura rachunkowego

Księgowość od lat słyszy, że zostanie zautomatyzowana. Tymczasem w większości biur zespół pracuje tak samo ciężko jak kiedyś, a czasem ciężej, bo przybywa obowiązków i klientów. Sztuczna inteligencja zmienia tę sytuację w konkretnych miejscach, choć inaczej, niż obiecują hasła o księgowości bez księgowych.

W tym artykule opisujemy, gdzie AI faktycznie pomaga księgowym, gdzie się myli i jak biuro rachunkowe może zacząć z niego korzystać bez ryzyka dla jakości pracy i danych klientów.

Co AI robi dobrze w biurze rachunkowym

Modele językowe, takie jak te w ChatGPT czy Claude, dobrze radzą sobie z tekstem i dokumentami. W pracy biura rachunkowego przekłada się to na kilka zastosowań.

Odczyt danych z dokumentów

AI odczytuje dane z faktur, paragonów, rachunków i faktur zagranicznych, także wtedy, gdy każdy dokument ma inny układ. W przeciwieństwie do klasycznego OCR rozumie, co jest sprzedawcą, a co nabywcą, gdzie są pozycje i jaka jest stawka VAT. Po wejściu KSeF ma to znaczenie przede wszystkim przy dokumentach spoza systemu, które nadal trzeba wprowadzić. Szerzej opisujemy to na stronie odczyt dokumentów z AI.

Propozycje opisu kosztów

Na podstawie wcześniejszych dokumentów klienta AI może proponować kategorię kosztu czy konto. Klient, który co miesiąc kupuje paliwo, usługi telekomunikacyjne i materiały biurowe, ma powtarzalne koszty, które księgowa opisuje za każdym razem tak samo. AI przygotowuje propozycję, a księgowa ją zatwierdza lub poprawia.

Streszczenia i porządkowanie informacji

Umowa leasingu, pismo z urzędu, długi wątek mailowy z klientem: AI potrafi szybko streścić dokument i wskazać najważniejsze informacje, np. daty, kwoty i zobowiązania. Księgowa nadal czyta dokument, gdy jest to potrzebne, ale wie, na co zwrócić uwagę.

Odpowiedzi na powtarzalne pytania

Klienci biura pytają o te same rzeczy: jakie dokumenty dostarczyć, do kiedy, jak rozliczyć samochód w firmie. Asystent AI oparty na materiałach biura może odpowiadać na pytania ogólne, wskazując źródło, a pytania o konkretną sytuację przekazywać księgowej. Piszemy o tym na stronie komunikacja z klientami biura.

Pisanie wiadomości i materiałów

Wiadomości do klientów o zmianach w przepisach, instrukcje, odpowiedzi na trudne maile: AI przygotowuje szkic, który księgowa poprawia. To proste zastosowanie, które oszczędza czas, jeśli tylko w szkicu nie ma danych klientów, które nie powinny trafić do zewnętrznego narzędzia.

Przykład z praktyki

Weźmy biuro, które prowadzi kilkuset małych firm. Spora część dokumentów spoza KSeF to paragony za paliwo, zakupy w sklepach budowlanych i faktury od zagranicznych platform. Bez AI każdy taki dokument ktoś otwiera, odczytuje i przepisuje. Z AI dokument trafia do odczytu automatycznie, a księgowa widzi listę dokumentów z odczytanymi danymi i propozycją opisu, z wyraźnie oznaczonymi tymi, przy których model nie był pewny. Jej praca zmienia się z przepisywania na sprawdzanie. To przykład ilustracyjny, a efekt w konkretnym biurze zależy od rodzaju i jakości dokumentów, dlatego warto go sprawdzić na próbce przed wdrożeniem.

Gdzie AI się myli

Każde z tych zastosowań ma swoje ograniczenia, które trzeba znać, zanim AI trafi do codziennej pracy.

• Obliczenia. Modele językowe nie są kalkulatorami. Potrafią się pomylić w sumowaniu czy przeliczeniu waluty. Obliczenia powinny wykonywać program księgowy i proste reguły, a nie model.
• Przepisy. AI może podać nieaktualną stawkę, pomylić przepisy albo opisać rozwiązanie, które brzmi przekonująco, ale jest błędne. Odpowiedzi o przepisach zawsze trzeba sprawdzić w źródle.
• Sytuacje nietypowe. AI dobrze radzi sobie z tym, co typowe. Przy nietypowej transakcji czy wyjątku w umowie jego propozycja może być błędna, a jednocześnie wyglądać wiarygodnie.
• Kontekst klienta. Model nie wie, co ustalono z klientem, jeśli nie ma tego w danych, do których ma dostęp.

Z tych ograniczeń wynika jedna zasada: wynik AI to materiał do sprawdzenia, a nie gotowa decyzja. Do ksiąg, deklaracji i odpowiedzi w sprawach podatkowych nic nie trafia bez zatwierdzenia księgowego.

Czat AI czy AI w procesach biura

W wielu biurach AI pojawia się najpierw jako czat używany przez pojedyncze osoby: ktoś pyta ChatGPT o interpretację, ktoś prosi o streszczenie umowy. To przydatne, ale ma dwa problemy. Pierwszy to dane: na prywatnych kontach nie wiadomo, gdzie trafiają dokumenty klientów. Drugi to skala: efekt zależy od tego, czy dana osoba pamięta, żeby z AI skorzystać.

Największy efekt daje AI połączone z procesami biura. Dokument od klienta trafia do odczytu automatycznie, propozycja opisu pojawia się sama, a odpowiedź na pytanie klienta korzysta z materiałów biura. Wtedy AI pracuje przy każdym dokumencie i każdym kliencie, a biuro ma kontrolę nad tym, jakie dane i dokąd są przesyłane. Różnicę między tymi podejściami opisujemy na stronie AI w biurze rachunkowym.

Bezpieczeństwo danych klientów

Biuro rachunkowe przetwarza pełne dane finansowe klientów, często także dane osobowe ich pracowników. Korzystanie z AI musi to uwzględniać:

• konta firmowe w planach, w których dane nie służą do trenowania modeli,
• przesyłanie do modeli tylko tych danych, które są potrzebne do zadania,
• umowy powierzenia z dostawcami i jasne zasady przechowywania,
• spisane zasady korzystania z AI dla zespołu.

Szczegółowo piszemy o tym w artykule ChatGPT dla księgowych a dane klientów.

Jak zmienia się praca zespołu

Wdrożenie AI w biurze zmienia przede wszystkim charakter pracy, a nie liczbę zadań. Mniej jest przepisywania i szukania, więcej sprawdzania i rozmowy z klientem. Dla części zespołu to dobra zmiana, bo odchodzi najbardziej monotonna praca. Dla innych to obawa, że narzędzie ich zastąpi albo że trzeba będzie nauczyć się czegoś zupełnie nowego.

Dlatego przy wdrożeniu warto zaangażować zespół od początku: pokazać, jak działa rozwiązanie, dać możliwość zgłaszania uwag i jasno powiedzieć, że odpowiedzialność za księgi zostaje przy księgowych. Dobrze wdrożone AI daje biuru czas, który można przeznaczyć na doradztwo, nowych klientów albo po prostu na pracę bez nadgodzin pod koniec miesiąca. Więcej o tym, jak wprowadzać AI do codziennej pracy zespołu, piszemy w artykule AI w codziennej pracy zespołu.

Od czego zacząć

Biuro, które chce zacząć korzystać z AI, może podejść do tego w trzech krokach:

1. 1Zasady i szkolenie. Ustalcie, z jakich narzędzi zespół może korzystać, jakie dane wolno do nich wpisywać i kto sprawdza wyniki. Krótkie szkolenie pokaże zespołowi, jak pracować z AI bez ryzyka. Takie szkolenia prowadzimy jako szkolenia AI dla zespołów.
2. 2Jeden proces z AI. Wybierzcie proces, w którym AI da widoczny efekt, najczęściej odczyt dokumentów spoza KSeF. Sprawdźcie jakość na próbce waszych dokumentów, zanim go wdrożycie.
3. 3Kolejne zastosowania. Gdy pierwszy proces działa, dodajcie kolejne: propozycje opisu, asystenta dla klientów, streszczenia.

AI warto traktować jako część szerszej automatyzacji biura, a nie osobny projekt. Wiele procesów, takich jak zbieranie dokumentów czy terminy, nie wymaga AI, a daje równie duży efekt. Przegląd takich procesów znajdziecie w artykule co zautomatyzować w biurze rachunkowym.