Biura rachunkowe: KSeF
KSeF zmienił sposób, w jaki faktury trafiają do biura. Dokumenty są w jednym systemie, ale trzeba je pobrać dla każdego klienta, połączyć z dokumentami spoza KSeF i pilnować uprawnień. Automatyzujemy tę pracę: faktury klientów pobierają się same, trafiają do właściwego miejsca i są gotowe do księgowania razem z resztą dokumentów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje dotyczą biura, KSeF zamiast oszczędzać czas, dodał nową listę czynności.
Biura rachunkowe
Biuro pracuje w KSeF na podstawie uprawnień nadanych przez klientów. Na tej podstawie automatyzacja regularnie pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe każdego klienta, zapisuje je w jego folderze i dopisuje do zestawienia dokumentów za dany miesiąc. Zespół nie musi logować się do KSeF dla każdego klienta osobno.
Faktury z KSeF trafiają do tego samego miejsca co dokumenty spoza systemu: paragony, faktury zagraniczne i rachunki. Dzięki temu księgowy widzi pełny obraz klienta w jednym zestawieniu, a system może wskazać np. fakturę przesłaną przez klienta mailem, która jest już w KSeF.
Automatyzacja pilnuje też organizacji: listy klientów z aktywnymi uprawnieniami, informacji o problemach z pobieraniem i statusu dokumentów klienta w danym miesiącu. Jeśli program księgowy biura sam pobiera faktury z KSeF, nie dublujemy tego, tylko uzupełniamy to, czego brakuje.
Co robimy
Zakres ustalamy po sprawdzeniu, co już robi wasz program księgowy.
Regularne pobieranie faktur zakupowych i sprzedażowych klientów.
Faktury w folderze klienta i miesiąca, w formacie XML i czytelnym podglądzie.
Dokumenty z KSeF i spoza KSeF w jednym zestawieniu klienta.
Oznaczanie faktur przesłanych przez klienta, które są już w KSeF.
Którzy klienci nadali biuru uprawnienia i gdzie występują problemy z dostępem.
Powiadomienie zespołu, gdy pobieranie dla klienta się nie powiodło.
Dane faktur do programu księgowego, jeśli program nie pobiera ich sam.
Informacja dla klienta, jakie faktury biuro widzi za dany miesiąc.
Przykładowe przepływy
Od faktury w KSeF do kompletu dokumentów klienta.
Harmonogram, np. co noc
Rano zespół ma aktualne faktury wszystkich klientów bez logowania się do KSeF.
Klient wysyła mailem fakturę, która jest już w KSeF
Ta sama faktura nie trafia do ksiąg dwa razy.
Przykład z praktyki
Przykład biura obsługującego kilkaset firm, z których większość wystawia i otrzymuje faktury w KSeF.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Pobieranie | DziśLogowanie i pobieranie dla każdego klienta osobno. | Po automatyzacjiAutomatycznie dla wszystkich klientów z uprawnieniami. |
| Dokumenty | DziśKSeF w jednym miejscu, reszta w mailach. | Po automatyzacjiJedno zestawienie dokumentów klienta. |
| Duplikaty | DziśWychodzą przy księgowaniu. | Po automatyzacjiOznaczane przed odczytem. |
| Uprawnienia | DziśSprawdzane, gdy coś przestaje działać. | Po automatyzacjiLista klientów i informacja o problemach. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po sprawdzeniu, co robi wasz program księgowy.
Wdrożenie
Cztery etapy, z testem na grupie klientów przed włączeniem wszystkich.
Sprawdzamy, jak biuro dziś pracuje z KSeF, co robi program księgowy i jak wyglądają uprawnienia klientów.
Od wasRozmowa z osobą odpowiedzialną za KSeF w biurze.
Ustalamy harmonogram pobierania, strukturę folderów, zestawienia i zasady wykrywania duplikatów.
Od wasAkceptacja projektu i sposobu uwierzytelnienia biura w KSeF.
Uruchamiamy pobieranie dla wybranych klientów i porównujemy wyniki z obecnym sposobem pracy.
Od wasWybór klientów do testu i osoba sprawdzająca wyniki.
Włączamy wszystkich klientów i pilnujemy działania, także przy zmianach po stronie KSeF.
Od wasInformowanie nas o nowych klientach i zmianach uprawnień, jeśli nie są automatyczne.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od pobierania faktur, a łączenie z innymi dokumentami dodać później.
Dla biur, które chcą skończyć z ręcznym pobieraniem.
Dla biur, które chcą mieć pełny obraz klienta w jednym miejscu.
Dla biur, które chcą połączyć KSeF, odczyt i program księgowy.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Przerwa w działaniu KSeF lub zmiana jego interfejsu.
Automatyzacja ponawia pobieranie, informuje zespół o problemach, a zmiany po stronie KSeF obejmujemy opieką.
Dostęp do danych klienta, który zakończył współpracę.
Lista klientów i uprawnień jest aktualizowana, a pobieranie dla byłych klientów jest wyłączane.
Dublowanie tego, co robi program księgowy.
Przed projektem sprawdzamy, co program już robi, i automatyzujemy tylko brakujące elementy.
Dane uwierzytelniające w niepowołanych rękach.
Dane dostępowe przechowujemy w zabezpieczonym miejscu, z dostępem ograniczonym do osób, które go potrzebują.
FAQ
KSeF w biurze rachunkowym: pytania i odpowiedzi
Część programów pobiera faktury z KSeF. Sprawdzamy, co robi wasz, i automatyzujemy tylko to, czego brakuje, np. łączenie z dokumentami spoza KSeF, listę uprawnień czy informacje dla klientów.
Na podstawie uprawnień, które klient nadaje biuru w KSeF. Automatyzacja korzysta wyłącznie z tych uprawnień.
Tak, jeśli program ich nie pobiera sam. Przekazujemy je przez import lub API, w formacie, który program obsługuje.
Na serwerze w UE albo w infrastrukturze biura. Faktury zapisujemy w miejscu, którego biuro używa do przechowywania dokumentów.
Tak, jeśli biuro wystawia faktury w imieniu klientów. Zakres ustalamy indywidualnie, bo zależy od sposobu pracy z danym klientem.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
KSeF zmienił sposób, w jaki faktury trafiają do biura, ale nie usunął pracy z dokumentami. Opisujemy, jak zorganizować pracę biura z KSeF dla wielu klientów i które elementy warto zautomatyzować.
W biurze rachunkowym sporo czasu zabiera praca, która nie wymaga wiedzy księgowej. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje biuro i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych klientów.
