Kancelarie prawne: obsługa klienta
Potencjalny klient często wybiera kancelarię, która odpowie pierwsza. Automatyzujemy drogę od zapytania do rozpoczęcia sprawy: zapis zapytania, wstępną kwalifikację, sprawdzenie konfliktu interesów, umówienie konsultacji, umowę i pełnomocnictwo. Prawnik zajmuje się rozmową z klientem, a nie administracją.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie te sytuacje, część zapytań prawdopodobnie trafia do innych kancelarii.
Kancelarie prawne
Zapytanie z formularza, maila lub od recepcji trafia do jednej bazy razem z danymi stron. System od razu potwierdza klientowi przyjęcie zapytania i proponuje terminy konsultacji z kalendarza właściwego prawnika.
Zanim dojdzie do rozmowy, system porównuje dane stron z bazą klientów i spraw kancelarii i oznacza możliwy konflikt interesów. Ostateczną ocenę zawsze robi prawnik, ale ma potrzebne informacje przed spotkaniem, a nie po nim.
Po konsultacji, gdy kancelaria przyjmuje sprawę, z tych samych danych powstaje umowa z klientem, pełnomocnictwo i sprawa w systemie. Klient dostaje dokumenty do podpisu i informację o kolejnych krokach.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do tego, jak kancelaria pozyskuje klientów i jakich narzędzi używa.
Formularz, mail i wpisy recepcji w jednej bazie, z danymi stron i opisem sprawy.
AI porządkuje opis sprawy i proponuje dziedzinę prawa oraz prawnika do konsultacji.
Porównanie stron z bazą klientów i spraw, z wynikiem do oceny prawnika.
Wolne terminy z kalendarzy prawników, potwierdzenia i przypomnienia dla klienta.
Dokumenty startowe wypełniane danymi klienta i sprawy, gotowe do podpisu.
Sprawa w systemie, foldery i zespół tworzone po przyjęciu sprawy.
Wiadomość powitalna z kolejnymi krokami i danymi kontaktowymi zespołu.
Liczba zapytań według źródeł i dziedzin oraz to, ile z nich zamienia się w sprawy.
Przykładowe przepływy
Od zapytania do pierwszych dokumentów w sprawie.
Formularz kontaktowy kancelarii
Klient dostaje odpowiedź od razu, a prawnik ma komplet informacji przed rozmową.
Prawnik oznacza sprawę jako przyjętą po konsultacji
Sprawa startuje tego samego dnia, bez przepisywania danych.
Przykład z praktyki
Przykład kancelarii adwokackiej prowadzącej sprawy rodzinne i cywilne, z kilkoma adwokatami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zapytanie | DziśMail czeka, aż adwokat wróci z sądu. | Po automatyzacjiPotwierdzenie i propozycja terminów od razu. |
| Konflikt interesów | DziśSprawdzany ręcznie, czasem po rozmowie. | Po automatyzacjiWynik sprawdzenia przed konsultacją. |
| Dokumenty | DziśUmowa i pełnomocnictwo pisane od zera. | Po automatyzacjiDokumenty z danych klienta gotowe do podpisu. |
| Wiedza o klientach | DziśBrak danych o źródłach zapytań. | Po automatyzacjiRaport zapytań i przyjętych spraw. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej kancelarii.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione.
Sprawdzamy, skąd przychodzą zapytania, jak przydzielacie sprawy i jak sprawdzacie konflikt interesów.
Od wasRozmowa z partnerem i osobą z sekretariatu.
Projektujemy formularz, zasady przydziału, sprawdzanie konfliktu i wzory dokumentów startowych.
Od wasWzory umowy i pełnomocnictwa oraz zasady przydziału spraw.
Łączymy formularz, kalendarze, bazę klientów i dokumenty. Testujemy na przykładowych zapytaniach.
Od wasDostęp do kalendarzy i bazy klientów.
Uruchamiamy nową obsługę zapytań i dopracowujemy ją w pierwszych tygodniach.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej zabiera wam czas, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od samych zapytań i konsultacji.
Dla kancelarii, które chcą szybciej odpowiadać klientom.
Dla kancelarii, które chcą uporządkować całą drogę klienta.
Dla kancelarii z dużą liczbą zapytań.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
System przeoczy konflikt interesów.
Sprawdzenie uwzględnia warianty nazw i NIP, a wynik zawsze ocenia prawnik. System wspiera, ale nie zastępuje procedury kancelarii.
Automatyczna odpowiedź zostanie odebrana jako porada.
Automatyczne wiadomości dotyczą tylko organizacji: potwierdzenia, terminy, dokumenty. Porad udziela wyłącznie prawnik.
Dane z zapytań trafią do zbyt wielu osób.
Dostęp do zapytań mają tylko wskazane osoby, a dane osób, które nie zostały klientami, są usuwane według ustalonych zasad.
Wybrane sprawy wymagają dodatkowej weryfikacji klienta.
Jeśli kancelaria ma takie obowiązki przy niektórych czynnościach, proces zbiera wymagane informacje i przekazuje je do oceny osobie odpowiedzialnej.
FAQ
Obsługa klienta kancelarii: pytania i odpowiedzi
Tak, w sprawach organizacyjnych: godziny, terminy konsultacji, potrzebne dokumenty. Nie udziela porad prawnych. Każde pytanie merytoryczne trafia do prawnika.
System porównuje dane stron z bazą klientów i spraw kancelarii, z uwzględnieniem wariantów nazw i numerów identyfikacyjnych, i pokazuje możliwe kolizje. Ocenę zawsze robi prawnik.
Tak. Dokumenty startowe mogą trafić do podpisu elektronicznego. Rodzaj podpisu dobieramy do wymagań dokumentu, a przy pełnomocnictwach uwzględniamy wymogi formy.
Tak. Pracujemy z kalendarzami Microsoft 365 i Google oraz z popularnymi narzędziami do rezerwacji spotkań.
Niekoniecznie. Wystarczy baza klientów i spraw, którą już macie, albo prosta baza, którą przygotujemy. CRM ma sens przy dużej liczbie zapytań.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada klientom na stronie i w Messengerze o każdej porze.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Zapytanie od klienta traci wartość z każdą godziną bez odpowiedzi. Pokazujemy, jak poukładać drogę leada od formularza do rozmowy handlowej, żeby nic nie ginęło, a handlowcy nie tracili czasu na przepisywanie.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje kancelaria i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych.
