Kancelarie prawne: asystent wiedzy
Kancelaria latami gromadzi pisma, opinie, wzory umów i notatki ze spraw. Ta wiedza jest cenna, ale rozproszona w folderach i skrzynkach. Budujemy asystenta AI, który ją odnajduje, streszcza i zawsze wskazuje dokument źródłowy, z dostępem tylko do tego, co wolno zobaczyć danej osobie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są u was codziennością, wiedza kancelarii pracuje dużo słabiej, niż mogłaby.
Kancelarie prawne
Asystent przeszukuje dokumenty kancelarii według znaczenia, a nie tylko po słowach. Na pytanie „czy prowadziliśmy spór o kary umowne w umowie o roboty budowlane” znajdzie właściwe pisma, nawet jeśli użyto w nich innych sformułowań. Następnie przygotowuje krótką odpowiedź i podaje listę dokumentów, z których korzystał.
Technicznie to rozwiązanie nazywa się RAG: model językowy odpowiada wyłącznie na podstawie fragmentów znalezionych w dokumentach kancelarii, a nie ze swojej ogólnej wiedzy. Dzięki temu odpowiedzi można sprawdzić, a ryzyko, że asystent coś wymyśli, jest wyraźnie mniejsze niż w zwykłym czacie AI.
Asystent nie zastępuje baz aktów prawnych i orzecznictwa. Udostępnia to, czego żadna baza nie ma: doświadczenie waszej kancelarii, wasze wzory, argumentację i sposób pracy.
Co robimy
Zakres dobieramy do dokumentów, które kancelaria chce udostępnić, i do sposobu pracy zespołu.
Odnajduje pisma i opinie o podobnym problemie, nawet przy innych sformułowaniach.
Krótka odpowiedź i lista dokumentów, do których można przejść jednym kliknięciem.
Wskazuje obowiązujący wzór pisma lub umowy zamiast jego starszych wersji.
Streszcza znalezione dokumenty, żeby szybko ocenić, czy są przydatne.
Odpowiada na pytania o wewnętrzne zasady, np. obieg dokumentów czy rozliczenia.
Nowi prawnicy i asystenci szybciej poznają sposób pracy kancelarii.
Dokumenty spraw widzą tylko osoby, które mają do nich dostęp w kancelarii.
Asystent w Teams, przeglądarce lub w narzędziu, z którego korzysta kancelaria.
Bezpieczeństwo
Asystent pracuje na najbardziej poufnych dokumentach kancelarii, dlatego bezpieczeństwo projektujemy od pierwszego dnia.
Asystent filtruje wyniki według uprawnień użytkownika, tak jak w systemie kancelarii.
Kancelaria decyduje, które foldery i rodzaje dokumentów trafiają do asystenta.
Indeks dokumentów i przepływy działają na serwerze w UE lub w infrastrukturze kancelarii.
Modele AI w planach, w których przesyłane fragmenty nie służą do trenowania.
Wiadomo, kto, kiedy i o co pytał, co ułatwia kontrolę i audyt.
Dokumenty usunięte z kancelarii znikają także z indeksu asystenta.
Przykład z praktyki
Przykład kancelarii z kilkunastoma prawnikami i wieloletnim archiwum pism w Microsoft 365.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Podobna sprawa | DziśPytanie na komunikatorze do całego zespołu. | Po automatyzacjiAsystent wskazuje pisma z podobnym problemem w kilka sekund. |
| Wzór umowy | DziśKilka wersji w różnych folderach. | Po automatyzacjiWskazanie aktualnego wzoru i jego źródła. |
| Nowa osoba | DziśTygodnie pytań o to, jak robi się rzeczy w kancelarii. | Po automatyzacjiOdpowiedzi na pytania o procedury z dokumentów kancelarii. |
| Weryfikacja | DziśBrak pewności, skąd pochodzi informacja. | Po automatyzacjiKażda odpowiedź z listą dokumentów źródłowych. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej kancelarii.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione.
Ustalamy, które dokumenty trafią do asystenta, jakie są uprawnienia i jakie pytania zadają prawnicy.
Od wasLista folderów i rodzajów dokumentów oraz przykładowe pytania.
Porządkujemy i indeksujemy dokumenty, pomijamy duplikaty i wersje robocze, ustawiamy uprawnienia.
Od wasWskazanie aktualnych wzorów i dokumentów, które trzeba pominąć.
Kilka osób zadaje prawdziwe pytania i ocenia odpowiedzi. Na tej podstawie poprawiamy wyszukiwanie.
Od was2–3 prawników do testów.
Udostępniamy asystenta zespołowi, dbamy o aktualność indeksu i dokładamy kolejne zbiory dokumentów.
Od wasUwagi zespołu i informacja o nowych zbiorach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej zabiera wam czas, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego zbioru dokumentów i rozszerzać go stopniowo.
Dla kancelarii, które chcą zacząć od wiedzy wspólnej dla całego zespołu.
Dla kancelarii, które chcą korzystać z doświadczenia z wcześniejszych spraw.
Dla kancelarii, które nie chcą zajmować się utrzymaniem.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie dokumentów. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Asystent poda odpowiedź, której nie ma w dokumentach.
Odpowiada wyłącznie na podstawie znalezionych fragmentów, wskazuje źródła, a gdy ich brak, mówi, że nie znalazł odpowiedzi.
Ktoś zobaczy dokument sprawy, do której nie ma dostępu.
Wyniki filtrowane według uprawnień użytkownika, testowane przed startem.
Asystent wskaże nieaktualny wzór.
Oznaczamy aktualne wzory i pomijamy wersje robocze. Indeks aktualizuje się razem z dokumentami.
Zespół nie zacznie korzystać z asystenta.
Asystent działa tam, gdzie prawnicy już pracują, a testy z prawnikami pokazują, na jakie pytania ma odpowiadać.
FAQ
Asystent AI dla kancelarii: pytania i odpowiedzi
Zwykły czat AI odpowiada z ogólnej wiedzy modelu. Asystent wiedzy odpowiada na podstawie dokumentów kancelarii, wskazuje źródła i respektuje uprawnienia do spraw.
Nie. Bazy aktów prawnych i orzecznictwa pozostają źródłem przepisów i wyroków. Asystent udostępnia wiedzę samej kancelarii: jej pisma, opinie, wzory i procedury.
Tak, dlatego zawsze podaje źródła. Prawnik może w każdej chwili przejść do dokumentu i sprawdzić, czy odpowiedź jest trafna.
Na dokumentach Word i PDF, mailach, notatkach i stronach w systemach kancelarii, np. w Microsoft 365. Zbiór ustalamy razem z wami.
Tak. Asystent może działać w Teams, w przeglądarce albo w innym narzędziu, z którego korzysta kancelaria.
Pierwsza wersja na wybranym zbiorze dokumentów zwykle kilka tygodni. Kolejne zbiory dokładamy etapami.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada na pytania zespołu na podstawie waszych dokumentów.
Dane i cyfryzacja
Dokumenty i dane uporządkowane tak, żeby AI z nich korzystało.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Modele Anthropic do pracy z długimi dokumentami, wiedzą firmy i tekstem.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Sztuczna inteligencja nie zastąpi dobrze poukładanych procesów, ale potrafi przyspieszyć sortowanie zgłoszeń, notatki ze spotkań, pracę z dokumentami i szukanie odpowiedzi w firmowej wiedzy. Pokazujemy, gdzie zacząć.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje kancelaria i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych.
