Kancelarie prawne: terminy i sprawy
Pisma przychodzą różnymi kanałami, a od każdego może biec termin. Automatyzujemy drogę od pisma do kalendarza: pismo trafia do właściwej sprawy, system proponuje termin, prawnik go zatwierdza, a przypomnienia i zastępstwa działają same.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Terminy w kancelarii to obszar, w którym błąd kosztuje najwięcej. Te sygnały oznaczają, że ich bezpieczeństwo zależy od pamięci ludzi.
Kancelarie prawne
Gdy do kancelarii trafia pismo, niezależnie od kanału, system zapisuje je w jednym miejscu i przypisuje do sprawy na podstawie sygnatury, stron lub numeru sprawy. AI streszcza pismo i rozpoznaje jego rodzaj, np. wezwanie do uzupełnienia braków, odpowiedź na pozew czy postanowienie.
Na tej podstawie system proponuje termin i datę, od której biegnie. Prawnik prowadzący dostaje powiadomienie, sprawdza propozycję i zatwierdza ją albo poprawia. Dopiero zatwierdzony termin trafia do kalendarza sprawy, prawnika i osoby zastępującej.
To podejście jest celowo ostrożne. System nigdy samodzielnie nie ustala terminu procesowego, bo odpowiedzialność za jego obliczenie zawsze ponosi pełnomocnik. Automatyzacja ma sprawić, że żadne pismo nie zostanie przeoczone, a termin zostanie sprawdzony od razu.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzaju spraw i narzędzi kancelarii.
Pisma z maili, skanów i pobrane z portali zapisane w jednym miejscu.
Pismo łączone ze sprawą po sygnaturze, stronach lub numerze wewnętrznym.
AI rozpoznaje rodzaj pisma i przygotowuje krótkie streszczenie.
Termin i data, od której biegnie, do zatwierdzenia przez prawnika.
Zatwierdzone terminy w kalendarzu sprawy i prawnika, z przypomnieniami z wyprzedzeniem.
Terminy osoby nieobecnej widoczne i przypominane zastępcy.
Terminy i sprawy całego zespołu w jednym zestawieniu dla partnerów.
Etap sprawy i ostatnie zdarzenia widoczne dla zespołu i gotowe do informacji dla klienta.
Przykładowe przepływy
Od pisma do zatwierdzonego terminu i przypomnienia.
Pismo trafia do kancelarii
Pismo jest w sprawie, a termin w kalendarzu tego samego dnia.
Ustalona liczba dni przed terminem
Termin pilnują system i co najmniej dwie osoby.
Przykład z praktyki
Przykład kancelarii radcowskiej prowadzącej kilkaset spraw sądowych dla klientów biznesowych.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Pisma | DziśRozproszone w skrzynkach poszczególnych osób. | Po automatyzacjiW jednym miejscu, przypisane do spraw. |
| Terminy | DziśLiczone i wpisywane ręcznie. | Po automatyzacjiProponowane przez system i zatwierdzane przez prawnika. |
| Urlopy | DziśZastępca nie wie, jakie terminy ma kolega. | Po automatyzacjiTerminy osoby nieobecnej przypominane zastępcy. |
| Partnerzy | DziśBrak jednego widoku terminów. | Po automatyzacjiZestawienie terminów i spraw całego zespołu. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej kancelarii.
Wdrożenie
Wdrażamy etapami i testujemy równolegle z dotychczasowym sposobem pilnowania terminów.
Sprawdzamy, którymi kanałami przychodzą pisma, gdzie są sprawy i jak dziś pilnujecie terminów.
Od wasRozmowa z partnerem i osobą z sekretariatu.
Ustalamy rodzaje pism, zasady przypisywania do spraw, przypomnienia i zastępstwa.
Od wasLista rodzajów spraw i zasady zastępstw.
Budujemy przepływy i przez kilka tygodni działają równolegle z dotychczasowym sposobem, żeby porównać wyniki.
Od wasOsoba porównująca terminy z obu sposobów.
Przełączamy kancelarię na nowy sposób pracy i pilnujemy działania.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej zabiera wam czas, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od pism i przypomnień, a propozycje terminów z AI dodać później.
Dla kancelarii, które chcą przede wszystkim uporządkować pisma.
Dla kancelarii z dużą liczbą spraw sądowych.
Dla kancelarii, które chcą informować klientów o postępach.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędnie zaproponowany termin.
System nigdy nie wpisuje terminu sam. Propozycja trafia do prawnika, który ją zatwierdza lub poprawia, a do czasu zatwierdzenia pismo jest oznaczone jako wymagające uwagi.
Pismo przypisane do złej sprawy.
Niepewne przypisania trafiają do ręcznego sprawdzenia, a każde pismo ma widoczne źródło.
Pismo z kanału, który nie jest obsłużony.
Na starcie spisujemy wszystkie kanały, a pisma spoza nich można dodać jednym ruchem do tego samego obiegu.
Awaria systemu w ważnym momencie.
Monitoring, kopie zapasowe i zestawienie terminów dostępne także poza systemem.
FAQ
Terminy i sprawy: pytania i odpowiedzi
System proponuje termin na podstawie rodzaju pisma i daty, ale nigdy nie wpisuje go sam. Każdy termin zatwierdza prawnik, bo to on odpowiada za jego prawidłowe obliczenie.
Pisma pobrane z portali i skrzynek doręczeń elektronicznych trafiają do tego samego obiegu co pozostałe. Sposób ich pobierania ustalamy indywidualnie, zależnie od dostępnych możliwości.
Zwykle nie. Jeśli macie system spraw, łączymy się z nim. Jeśli nie, przygotujemy prostą bazę spraw, np. w Airtable lub Microsoft 365.
Terminy osoby nieobecnej trafiają do zastępcy, a partner widzi zadania, które zbliżają się do terminu i nie zostały zamknięte.
Zwykle kilka tygodni pracy równoległej z dotychczasowym sposobem. Dopiero gdy wyniki są zgodne, kancelaria przechodzi na nowy sposób.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Zanim zautomatyzujesz cokolwiek, musisz wiedzieć, jak proces wygląda w praktyce, a nie jak powinien wyglądać. Pokazujemy, jak przeprowadzić mapowanie w jeden warsztat i dojść do konkretnej decyzji.
Pierwsze wdrożenie automatyzacji ustawia nastawienie firmy na lata. Jeśli skończy się chaosem, kolejny projekt będzie trudno obronić. Oto siedem błędów, które widzimy najczęściej, i sposoby, żeby ich uniknąć.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje kancelaria i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych.
