Firmy logistyczne: zlecenia od klientów
Każdy klient operatora logistycznego przysyła zlecenia inaczej: jeden plikiem Excel, drugi w PDF, trzeci w treści maila, czwarty ze swojego systemu. Biuro obsługi klienta przepisuje je do WMS lub TMS, a każdy błąd wychodzi dopiero na magazynie albo u odbiorcy. Automatyzujemy tę pracę: zlecenia są odczytywane w dowolnym formacie, sprawdzane i tworzone w systemie, a klient dostaje potwierdzenie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są codziennością, biuro obsługi klienta pracuje jako przepisywacz danych.
Firmy logistyczne i magazyny
Zlecenia trafiają do systemu tymi kanałami, którymi przychodzą dziś: na wspólny adres mailowy, przez portal albo bezpośrednio z systemu klienta. Dla klientów, którzy przysyłają pliki w stałym formacie, budujemy stałe odczytanie. Dla pozostałych model AI odczytuje zlecenie z maila, Excela lub PDF niezależnie od układu: pozycje, indeksy, ilości, adresy dostawy, terminy i uwagi.
Odczytane dane przechodzą kontrolę: czy indeksy istnieją w WMS, czy jest towar, czy adres jest kompletny, czy zlecenie nie jest duplikatem. Zlecenia bez problemów są tworzone w WMS lub TMS automatycznie, a te z wątpliwościami trafiają na listę wyjątków dla biura, z zaznaczonym problemem.
Klient dostaje potwierdzenie przyjęcia zlecenia, a jeśli czegoś brakuje, prośbę o uzupełnienie. Biuro zajmuje się wyjątkami i kontaktem z klientami, a nie przepisywaniem.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do klientów, formatów i systemów firmy.
Zlecenia z poczty, portalu i systemów klientów w jednym miejscu.
Pozycje, indeksy, ilości, adresy i terminy z dowolnego formatu.
Stałe odczytanie dla klientów, którzy przysyłają pliki w tym samym układzie.
Indeksy, dostępność, adresy i duplikaty sprawdzone przed utworzeniem zlecenia.
Zlecenia w WMS lub TMS bez przepisywania.
Zlecenia wymagające sprawdzenia z opisem problemu.
Informacja dla klienta o przyjęciu zlecenia lub brakach.
Liczba zleceń, wyjątków i czas przyjęcia według klientów.
Przykładowe przepływy
Od pliku klienta do zlecenia na magazynie.
Mail z plikiem Excel od klienta
Zlecenia są na magazynie kilka minut po wysłaniu pliku przez klienta.
Indeks z pliku nie istnieje w WMS
Błąd jest wyjaśniony przed kompletacją, a nie po reklamacji odbiorcy.
Przykład z praktyki
Przykład magazynu kontraktowego obsługującego kilkunastu klientów z różnymi formatami zleceń.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przyjęcie | DziśPrzepisywanie plików do WMS. | Po automatyzacjiOdczyt i utworzenie zleceń automatycznie. |
| Błędy | DziśWychodzą na magazynie. | Po automatyzacjiWychwycone przy kontroli danych. |
| Szczyt | DziśZlecenia czekają w skrzynce. | Po automatyzacjiZlecenia na magazynie bez opóźnień. |
| Klient | DziśDzwoni, żeby potwierdzić przyjęcie. | Po automatyzacjiDostaje potwierdzenie automatycznie. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od jednego klienta z dużą liczbą zleceń, a potem dodajemy kolejnych.
Sprawdzamy formaty zleceń najważniejszych klientów i możliwości WMS lub TMS.
Od wasPrzykładowe zlecenia od kilku klientów i informacja o systemach.
Ustalamy zakres danych, kontrole, zasady wyjątków i treść potwierdzeń.
Od wasAkceptacja zasad.
Budujemy przepływ i testujemy go na zleceniach wybranego klienta, równolegle z dotychczasowym sposobem.
Od wasOsoba z biura porównująca wyniki.
Włączamy kolejnych klientów i pilnujemy zmian w ich formatach.
Od wasInformacja o nowych klientach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro obsługi klienta, magazyn i dział rozliczeń, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego klienta i rozszerzać zakres.
Dla firm, które chcą sprawdzić automatyzację na największym kliencie.
Dla firm, które chcą obsłużyć wszystkie formaty.
Dla firm, które chcą odciążyć biuro także od kontaktu z klientami.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
AI źle odczyta ilość lub indeks.
Kontrola z danymi w WMS i oznaczanie pozycji z niepewnym odczytem do sprawdzenia.
Klient zmieni format pliku.
AI radzi sobie ze zmianami układu, a nietypowe pliki trafiają do wyjątków zamiast do WMS.
Duplikat zlecenia trafi na magazyn.
Kontrola duplikatów po numerze zlecenia klienta i zawartości.
Przestój automatyzacji w szczycie.
Monitoring działania i możliwość przejścia na ręczne przyjmowanie bez utraty zleceń.
FAQ
Zlecenia od klientów: pytania i odpowiedzi
Tak, także skany i pliki z nietypowym układem. Dane przed utworzeniem zlecenia przechodzą kontrolę z WMS.
Dla największych klientów warto zbudować bezpośrednie połączenie systemów, jeśli ich systemy na to pozwalają. Dla pozostałych wystarcza odczyt z maili i plików.
Tak, przez API lub import plików, zależnie od możliwości systemu. Sprawdzamy to przy przeglądzie.
Trafia na listę wyjątków z opisem problemu, a klient może dostać prośbę o wyjaśnienie. Po poprawce zlecenie tworzy się automatycznie.
Tak. Zlecenia transportowe mogą trafiać do TMS w ten sam sposób jak zlecenia magazynowe do WMS.
Automatyzacja procesów
Zamówienia, wysyłki i statusy przesyłek bez ręcznego pilnowania.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
W firmie logistycznej towar porusza się według planu, ale wokół niego biuro przepisuje zlecenia, ustala awizacje, składa raporty i liczy rozliczenia. Opisujemy siedem procesów, od których firmy logistyczne najczęściej zaczynają automatyzację.
O AI w logistyce mówi się najczęściej w kontekście prognoz i planowania tras. Tymczasem w wielu firmach najszybszy efekt daje AI w pracy biura: przy zleceniach, dokumentach i obsłudze klientów. Opisujemy, co działa, gdzie AI się myli i od czego zacząć.
WMS porządkuje pracę magazynu, ale rzadko obejmuje wszystko, co dzieje się wokół niego. Wyjaśniamy, czego zwykle brakuje, jak łączyć WMS z pocztą, systemami klientów, TMS i księgowością i kiedy zmiana systemu ma sens.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym WMS lub TMS.
