Firmy logistyczne: flota i kierowcy
Firma z własną flotą pilnuje dziesiątek terminów: badań i uprawnień kierowców, przeglądów, ubezpieczeń, legalizacji tachografów. Do tego dochodzą zgłoszenia szkód, faktury za paliwo i serwis, dokumenty od kierowców. Często wszystko to jest w arkuszu i w głowie jednej osoby. Automatyzujemy administrację floty: terminy są pilnowane automatycznie, dokumenty mają jedno miejsce, a szkody i koszty są zgłaszane i zbierane bez przepisywania.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, terminy i dokumenty floty zależą od pamięci jednej osoby.
Firmy logistyczne i magazyny
Podstawą jest jedna baza floty: pojazdy, kierowcy i ich dokumenty z terminami ważności. Dane z obecnego arkusza porządkujemy i uzupełniamy, a dokumenty, takie jak polisy czy dowody rejestracyjne, mogą zostać odczytane przez AI, które wyciąga z nich terminy i numery.
Na tej podstawie system pilnuje terminów. Przed końcem ważności badań, uprawnień, przeglądu czy polisy wysyła przypomnienie do osoby odpowiedzialnej i do kierowcy, a po terminie oznacza kierowcę lub pojazd jako wymagający uwagi. Decyzję o dopuszczeniu do pracy podejmuje człowiek, ale z pełną informacją.
Kierowcy zgłaszają szkody, usterki i przesyłają dokumenty przez prosty formularz na telefonie, ze zdjęciami. Zgłoszenie trafia do osoby odpowiedzialnej i do bazy floty. Faktury za paliwo, serwis i opłaty są odczytywane i przypisywane do pojazdów, co pozwala zobaczyć koszt utrzymania każdego z nich.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do wielkości floty i sposobu pracy firmy.
Pojazdy, kierowcy i dokumenty z terminami w jednym miejscu.
Badania, uprawnienia, szkolenia i inne dokumenty z przypomnieniami.
Przeglądy, ubezpieczenia, legalizacje i serwisy z przypomnieniami.
Terminy i numery z polis i innych dokumentów odczytane przez AI.
Formularz na telefon ze zdjęciami i lokalizacją.
Faktury za paliwo, serwis i opłaty przypisane do pojazdów.
Przypomnienia i komunikaty mailem lub SMS-em.
Terminy, szkody i koszty utrzymania pojazdów.
Przykładowe przepływy
Od terminu w bazie do działania na czas.
Do końca ważności polisy lub przeglądu zostało kilka tygodni
Żaden termin nie wygasa niezauważony.
Kierowca wypełnia formularz na telefonie
Zgłoszenie jest kompletne od początku, a nie składane z kilku wiadomości.
Przykład z praktyki
Przykład firmy transportowej z kilkudziesięcioma pojazdami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Terminy | DziśArkusz aktualizowany przez jedną osobę. | Po automatyzacjiBaza z przypomnieniami dla kilku osób. |
| Dokumenty | DziśW komunikatorach i mailach. | Po automatyzacjiW bazie, przy kierowcy lub pojeździe. |
| Szkody | DziśTelefon i zdjęcia w kilku wiadomościach. | Po automatyzacjiJedno zgłoszenie ze zdjęciami. |
| Koszty | DziśTrudne do przypisania. | Po automatyzacjiKoszt każdego pojazdu w raporcie. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Najwięcej pracy wymaga uporządkowanie danych o flocie. Resztę budujemy na nich.
Sprawdzamy, jak dziś pilnujecie terminów, gdzie są dokumenty i jak zgłaszane są szkody.
Od wasObecny arkusz i rozmowa z osobą odpowiedzialną za flotę.
Porządkujemy dane pojazdów i kierowców, uzupełniamy terminy z dokumentów.
Od wasDokumenty i weryfikacja danych.
Budujemy przypomnienia, formularz dla kierowców i przypisanie kosztów.
Od wasKilku kierowców do testu formularza.
Włączamy całą flotę i rozwijamy raporty.
Od wasInformacja o nowych pojazdach i kierowcach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro obsługi klienta, magazyn i dział rozliczeń, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od terminów, a szkody i koszty dodać później.
Dla firm, które chcą panować nad terminami.
Dla firm, które chcą uporządkować kontakt z kierowcami.
Dla firm, które chcą znać koszty floty.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędny termin w bazie.
Terminy odczytane z dokumentów sprawdza osoba odpowiedzialna, a przypomnienia wychodzą z wyprzedzeniem.
Kierowcy nie będą korzystać z formularza.
Formularz jest prosty, działa na telefonie i nie wymaga logowania.
Dane osobowe kierowców w niewłaściwym miejscu.
Dostęp do danych kierowców mają tylko osoby, które ich potrzebują.
Automatyczne wykluczenie kierowcy z pracy.
System oznacza problem, a decyzję podejmuje człowiek.
FAQ
Flota i kierowcy: pytania i odpowiedzi
Nie. System telematyczny śledzi pojazdy i jazdę. My porządkujemy administrację floty: terminy, dokumenty, szkody i koszty. Oba mogą być ze sobą połączone.
Nie. Wystarczy formularz otwierany z linku na telefonie.
Najczęściej w Airtable lub Microsoft 365, jeśli firma już z niego korzysta. Wybór zależy od wielkości floty.
Tak, odczyta numer, okres ubezpieczenia i zakres, które trafiają do bazy do sprawdzenia.
Tak, jeśli korzystacie z bramki SMS.
Automatyzacja procesów
Zamówienia, wysyłki i statusy przesyłek bez ręcznego pilnowania.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęAutomatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
W firmie logistycznej towar porusza się według planu, ale wokół niego biuro przepisuje zlecenia, ustala awizacje, składa raporty i liczy rozliczenia. Opisujemy siedem procesów, od których firmy logistyczne najczęściej zaczynają automatyzację.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Airtable potrafi zastąpić kilka arkuszy i drogich programów naraz, jeśli jest dobrze zaprojektowany. Pokazujemy sześć zastosowań, które sprawdzają się w małych i średnich firmach, razem z automatyzacjami, które na nich działają.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym WMS lub TMS.
