Co to jest ERP
ERP to system, w którym firma prowadzi swoje podstawowe operacje: kartoteki towarów i kontrahentów, zamówienia, dokumenty magazynowe, zakupy, produkcję i księgowość. Zamiast osobnych programów dla każdego działu jest jedna baza danych. Zamówienie przyjęte przez handlowca od razu zmniejsza dostępny stan w magazynie, a wydanie towaru tworzy dokument do faktury.
Na polskim rynku popularne są zarówno systemy dla małych firm, jak i rozbudowane platformy dla dużych przedsiębiorstw. Różnią się zakresem modułów, sposobem wdrożenia i tym, czy działają w chmurze, czy na serwerze firmy.
Typowe moduły
- sprzedaż i zamówienia klientów,
- zakupy i dostawcy,
- magazyn i stany,
- produkcja i planowanie,
- finanse i księgowość,
- kadry i płace, w części systemów.
ERP a CRM
| Cecha | ERP | CRM |
|---|---|---|
| Główny cel | Operacje i finanse | Relacje z klientami i sprzedaż |
| Typowe dane | Towary, stany, dokumenty, księgowość | Kontakty, szanse, aktywności |
| Główni użytkownicy | Magazyn, zakupy, księgowość, produkcja | Handlowcy, marketing, obsługa |
Wiele firm ma oba systemy, a problemy zaczynają się, gdy nie są połączone: handlowiec nie widzi w CRM należności klienta, a ERP nie wie o ustaleniach z klientem.
Automatyzacja wokół ERP
ERP rzadko obejmuje wszystko, co dzieje się w firmie. Zamówienia przychodzą mailem, faktury kosztowe w PDF, klienci pytają o status przez telefon. Automatyzacja łączy ERP z resztą świata przez API albo, gdy go brak, przez import plików lub RPA. Przykłady:
- zamówienia z maili odczytane przez AI trafiają do ERP bez przepisywania, o czym piszemy na stronie przyjmowanie zamówień,
- stany i ceny z ERP aktualizują sklep internetowy,
- dane z ERP zasilają raporty i pulpity zarządu.
Wybór ERP a automatyzacja
Przy wyborze nowego systemu ERP pytania o funkcje zwykle przesłaniają pytania o wymianę danych. Tymczasem to, czy ERP ma udokumentowane API, czy pozwala na import i eksport w czytelnych formatach i czy obsługuje powiadomienia o zdarzeniach, decyduje o kosztach każdej późniejszej integracji. Warto zapisać te pytania w zapytaniu ofertowym do dostawców.
Jak to wygląda w praktyce
To przykład ilustracyjny. Zakład produkcyjny ma ERP, ale reklamacje, zgłoszenia awarii i dokumentacja techniczna są poza nim. Zamiast kupować kolejny moduł, zakład buduje lekkie rejestry obok ERP, które pobierają z niego dane o wyrobach, partiach i klientach. ERP zostaje jednym źródłem prawdy dla danych podstawowych. Takie podejście opisujemy na stronie automatyzacja zakładu produkcyjnego.
Łączeniem ERP z innymi systemami zajmujemy się w usłudze integracje systemów.
Powiązane hasła
- CRMCRM to system do zarządzania relacjami z klientami, w którym firma prowadzi kontakty, szanse sprzedaży, historię rozmów i zadania handlowców, tak żeby nic nie ginęło w mailach i notatkach.
- APIAPI to uzgodniony sposób, w jaki jeden program może pobrać dane z innego programu albo zlecić mu wykonanie operacji, bez udziału człowieka i bez klikania w interfejs.
- Jedno źródło prawdyJedno źródło prawdy to zasada, że każda informacja w firmie, na przykład dane klienta, cena czy stan zamówienia, ma jedno nadrzędne miejsce, a pozostałe systemy pobierają ją stamtąd zamiast prowadzić własne kopie.
- MPK (miejsce powstawania kosztów)MPK, czyli miejsce powstawania kosztów, to oznaczenie działu, projektu lub obszaru firmy, do którego przypisuje się koszt, żeby wiedzieć, gdzie powstają wydatki i ile kosztuje dana część działalności.
W jakich procesach to wykorzystujemy
Jak możemy pomóc
Najczęściej zadawane pytania
Czy mała firma potrzebuje ERP?
Nie zawsze. Mała firma usługowa często wystarczy program do faktur, CRM i dobrze połączone rejestry. ERP przydaje się zwłaszcza przy magazynie i produkcji.
Czy można połączyć ERP z innymi programami?
Tak, jeśli ERP ma API albo import i eksport danych. Przed zakupem systemu warto zapytać, jak wygląda wymiana danych.
Czy automatyzacja wymaga wymiany ERP?
Zwykle nie. Automatyzację buduje się obok ERP i łączy się z nim tam, gdzie to możliwe.
