Jedno źródło prawdy

Co to jest jedno źródło prawdy

W wielu firmach te same dane żyją w kilku miejscach. Adres klienta jest w CRM, w programie do faktur, w arkuszu handlowca i w skrzynce mailowej. Gdy klient zmieni adres, poprawia się go w jednym miejscu, a w pozostałych zostaje stary. Po kilku miesiącach nikt nie wie, która wersja jest właściwa.

Zasada jednego źródła prawdy, po angielsku single source of truth, mówi, że dla każdej informacji ustala się jeden system nadrzędny. Tam dane się zmienia, a pozostałe systemy albo pobierają je na bieżąco, albo dostają aktualizację automatycznie.

Jak ustalić, co jest źródłem

Źródłem prawdy nie musi być jeden system dla wszystkiego. Zwykle różne informacje mają różne źródła:

Najważniejsze, żeby ta mapa była spisana i znana zespołowi. Wtedy każdy wie, gdzie poprawić dane, a automatyzacje wiedzą, skąd je pobierać.

Jak automatyzacja pomaga

Gdy źródła są ustalone, integracje przenoszą zmiany w jednym kierunku: z systemu nadrzędnego do pozostałych. Zmiana adresu w CRM automatycznie aktualizuje kontrahenta w programie do faktur. Zmiana ceny w ERP aktualizuje sklep. Nikt nie poprawia danych w kilku miejscach, a raporty pokazują te same liczby. Takie połączenia budujemy w usłudze integracje systemów.

Jak to wygląda w praktyce

To przykład ilustracyjny. W biurze rachunkowym lista klientów jest w programie księgowym, w arkuszu z terminami i w skrzynce każdej księgowej. Po wdrożeniu nadrzędnym rejestrem klientów staje się baza w Airtable. Program księgowy, przypomnienia o dokumentach i raport obciążenia zespołu pobierają dane stamtąd. Nowy klient jest dodawany raz i od razu pojawia się w przypomnieniach.

Jak sprawdzić, czy macie problem

Wybierzcie kilku klientów i porównajcie ich dane w każdym systemie, w którym występują: CRM, program do faktur, arkusze. Jeśli adres, osoba kontaktowa albo warunki płatności różnią się między systemami, macie kilka źródeł prawdy. Taki prosty test w kilkanaście minut pokazuje skalę problemu i pomaga ustalić, od których danych zacząć porządki.

Najczęstsze przeszkody

• Przyzwyczajenia: ludzie wolą swój arkusz. Pomaga to, że nowy system jest wygodniejszy, a nie tylko obowiązkowy.
• Duplikaty: zanim dane trafią do źródła, trzeba je oczyścić, o czym piszemy w haśle deduplikacja danych.
• Brak wspólnych identyfikatorów: bez numeru klienta lub NIP trudno połączyć rekordy z różnych systemów.

Porządkowanie danych przed takimi zmianami opisujemy w artykule porządek w danych przed AI i automatyzacją oraz w usłudze porządkowanie i strukturyzowanie danych.