Hurtownie: reklamacje i zwroty
Reklamacje w hurtowni przychodzą mailem do handlowców, telefonicznie do biura, czasem przez kierowcę. Każda wymaga dokumentów, decyzji, często reklamacji do dostawcy i korekty faktury. Gdy nie ma wspólnego rejestru, terminy uciekają, a klient dzwoni z pytaniem o status. Automatyzujemy obsługę reklamacji i zwrotów: zgłoszenia trafiają do jednego rejestru, z dokumentami i terminami, a klient i dostawca dostają informacje na każdym etapie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, reklamacje kosztują czas i zaufanie klientów.
Hurtownie i dystrybucja
Klient zgłasza reklamację lub zwrot przez formularz albo mailem. Zgłoszenia mailowe AI porządkuje w ten sam sposób co formularz: rozpoznaje klienta, numer zamówienia lub faktury, produkty i opis problemu. Zgłoszenie trafia do rejestru, powiązane z zamówieniem i dokumentami z ERP, a klient dostaje potwierdzenie z numerem i terminem odpowiedzi.
Osoba prowadząca reklamację widzi komplet informacji: historię zamówienia, dokumenty, zdjęcia od klienta, wcześniejsze reklamacje tego produktu. Decyzję o uznaniu podejmuje człowiek. Po decyzji system przygotowuje odpowiedź dla klienta, korektę faktury w ERP i, jeśli dotyczy, reklamację do dostawcy z dokumentami.
Rejestr pilnuje terminów, a klient i dostawca dostają informacje o zmianach statusu. Raport pokazuje liczbę reklamacji, przyczyny, czas rozpatrzenia i produkty lub dostawców, którzy generują najwięcej problemów.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do procedury reklamacyjnej firmy.
Formularz i maile w jednym rejestrze, z potwierdzeniem dla klienta.
Zamówienie, faktura i dokumenty z ERP przy zgłoszeniu.
Materiały od klienta i magazynu w jednym miejscu.
Termin odpowiedzi pilnowany automatycznie, z przypomnieniami.
Informacja o przyjęciu, decyzji i realizacji.
Zgłoszenie do dostawcy z dokumentami i śledzenie odpowiedzi.
Korekta faktury i przyjęcie zwrotu w ERP po decyzji.
Reklamacje według produktów, dostawców i przyczyn.
Przykładowe przepływy
Od zgłoszenia klienta do zamkniętej sprawy.
Klient wysyła maila ze zdjęciem uszkodzonego towaru
Reklamacja zaczyna się od kompletu danych, a klient wie, co dalej.
Reklamacja uznana z powodu wady fabrycznej
Koszt wady trafia do dostawcy, a nie zostaje w hurtowni.
Przykład z praktyki
Przykład hurtowni z kilkudziesięcioma reklamacjami miesięcznie.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zgłoszenia | DziśU różnych osób, różnymi kanałami. | Po automatyzacjiW jednym rejestrze. |
| Terminy | DziśPilnowane ręcznie. | Po automatyzacjiZ przypomnieniami. |
| Dostawcy | DziśReklamacje zgłaszane za późno lub wcale. | Po automatyzacjiZgłaszane po decyzji, z dokumentami. |
| Klient | DziśDzwoni o status. | Po automatyzacjiDostaje informacje na każdym etapie. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od opisania procedury, a potem ją automatyzujemy.
Sprawdzamy, jak dziś przyjmujecie i rozpatrujecie reklamacje i zwroty.
Od wasRozmowa z osobą od reklamacji i przykładowe sprawy.
Ustalamy formularz, etapy, terminy, treści wiadomości i powiązanie z ERP.
Od wasAkceptacja procedury i treści.
Budujemy rejestr i przepływy, testujemy na bieżących reklamacjach.
Od wasOsoba prowadząca reklamacje w teście.
Włączamy rejestr dla wszystkich klientów i rozwijamy raporty.
Od wasInformacja dla klientów o formularzu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża dział handlowy i obsługę zamówień, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od rejestru, a reklamacje do dostawców dodać później.
Dla firm, które chcą panować nad terminami.
Dla firm, które chcą szybciej zamykać sprawy.
Dla firm, które chcą odzyskiwać koszty od dostawców.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Zgłoszenie zostanie źle powiązane z zamówieniem.
Powiązanie opiera się na numerze dokumentu i kliencie, a niepewne przypadki trafiają do sprawdzenia.
Reklamacja zostanie automatycznie uznana.
Decyzję podejmuje człowiek. System przygotowuje informacje i dokumenty.
Klient nie skorzysta z formularza.
Zgłoszenia mailowe trafiają do tego samego rejestru.
Termin dostawcy minie.
Terminy zgłoszeń do dostawców są pilnowane tak samo jak terminy dla klientów.
FAQ
Reklamacje i zwroty: pytania i odpowiedzi
Nie. Zgłoszenia mailowe AI porządkuje i dodaje do tego samego rejestru.
Nie. Decyzję podejmuje człowiek, a system przygotowuje informacje, dokumenty i dalsze kroki.
Po decyzji system może przygotować korektę w ERP do zatwierdzenia, zależnie od możliwości systemu.
Tak. Zwroty handlowe mogą mieć osobną ścieżkę w tym samym rejestrze.
Tak. Raport reklamacji według dostawców i produktów daje konkretne dane do rozmów o jakości.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługę
W hurtowni sporo czasu handlowców i biura zabiera praca, która nie wymaga wiedzy handlowej: przepisywanie zamówień, składanie ofert, pilnowanie dostaw i płatności. Opisujemy siedem procesów, od których firmy handlowe B2B najczęściej zaczynają automatyzację.
Airtable potrafi zastąpić kilka arkuszy i drogich programów naraz, jeśli jest dobrze zaprojektowany. Pokazujemy sześć zastosowań, które sprawdzają się w małych i średnich firmach, razem z automatyzacjami, które na nich działają.
Zaoszczędzone godziny to tylko część zwrotu z automatyzacji. Pokazujemy, jak policzyć ROI przed wdrożeniem, jakie koszty doliczyć i które wskaźniki śledzić, żeby wynik obronił się przed zarządem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera handlowcom i biuru najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym ERP.
