Hurtownie: zakupy u dostawców
Dział zakupów w hurtowni pracuje na dziesiątkach dostawców i tysiącach indeksów. Zamówienia przygotowuje się z raportów stanów, potwierdzenia przychodzą mailem w różnych formatach, a terminy dostaw pilnuje się w arkuszu. Gdy dostawca się spóźnia, handlowcy dowiadują się od klientów. Automatyzujemy tę pracę: propozycje zamówień powstają z danych, potwierdzenia są odczytywane, terminy pilnowane, a opóźnienia zgłaszane od razu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są codziennością, zakupy działają reaktywnie, a klienci odczuwają braki.
Hurtownie i dystrybucja
Na podstawie stanów, sprzedaży, zamówień klientów w drodze i minimów magazynowych system przygotowuje propozycje zamówień do dostawców, z uwzględnieniem minimów logistycznych i terminów dostaw. Osoba z zakupów przegląda propozycję, koryguje ją i zatwierdza. Zamówienie trafia do dostawcy w jego formacie.
Potwierdzenia od dostawców są odczytywane, także z PDF z pomocą AI, i porównywane z zamówieniem: ilości, ceny, terminy. Różnice trafiają do osoby z zakupów, a potwierdzone terminy do ERP, gdzie widzą je handlowcy. Gdy termin się zbliża, a dostawy nie ma, system przypomina dostawcy i informuje zakupy i handlowców, których klienci czekają na towar.
Faktury zakupowe, z KSeF i spoza niego, są porównywane z zamówieniem i przyjęciem. Rozbieżności w cenach i ilościach trafiają do wyjaśnienia przed płatnością.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do dostawców i ERP firmy.
Na podstawie stanów, sprzedaży, minimów i terminów dostaw.
Zamówienie do dostawcy w jego formacie, po akceptacji.
Potwierdzenia z maili i PDF odczytane i porównane z zamówieniem.
Potwierdzone terminy w ERP, widoczne dla handlowców.
Przypomnienia dla dostawcy i informacja dla zakupów i handlowców.
Porównanie z zamówieniem i przyjęciem, z KSeF i spoza niego.
Zmiany cen odczytane i przekazane do decyzji.
Terminowość, kompletność i zgodność cen w raporcie.
Przykładowe przepływy
Od propozycji zamówienia do zapłaconej faktury.
Stan towaru spada poniżej minimum
Zamówienia powstają na czas, a nie wtedy, gdy ktoś zauważy brak.
Dostawca potwierdza mniejszą ilość lub późniejszy termin
Handlowcy wiedzą o opóźnieniu, zanim klient zapyta.
Przykład z praktyki
Przykład hurtowni z kilkudziesięcioma dostawcami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zamówienia | DziśPrzygotowywane z raportów stanów. | Po automatyzacjiPropozycje do akceptacji. |
| Potwierdzenia | DziśW mailach, bez porównania. | Po automatyzacjiOdczytane i porównane z zamówieniem. |
| Terminy | DziśW arkuszu. | Po automatyzacjiW ERP, z przypomnieniami. |
| Faktury | DziśRóżnice wychodzą przypadkiem. | Po automatyzacjiPorównane przed płatnością. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od kilku największych dostawców, a potem dodajemy kolejnych.
Sprawdzamy, jak powstają zamówienia, jak przychodzą potwierdzenia i jakie dane są w ERP.
Od wasRozmowa z działem zakupów i przykładowe potwierdzenia.
Ustalamy zasady propozycji zamówień, porównań i przypomnień.
Od wasAkceptacja zasad i parametry minimów.
Budujemy przepływy i testujemy je na wybranych dostawcach.
Od wasOsoba z zakupów oceniająca propozycje.
Włączamy kolejnych dostawców i dopracowujemy propozycje.
Od wasUwagi działu zakupów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża dział handlowy i obsługę zamówień, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od potwierdzeń i terminów, a propozycje zamówień dodać później.
Dla firm, które chcą panować nad dostawami.
Dla firm, które chcą kontrolować koszty zakupu.
Dla firm, które chcą ograniczyć braki i nadmiary.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Propozycja zamówienia nie uwzględni sezonu lub promocji.
Propozycja jest punktem wyjścia, a osoba z zakupów koryguje ją przed zatwierdzeniem.
Błędny odczyt potwierdzenia.
Różnice trafiają do sprawdzenia, a terminy w ERP aktualizują się po kontroli.
Za dużo przypomnień do dostawców.
Częstotliwość i treść ustalacie sami, z rozróżnieniem dostawców.
Słabe dane o minimach magazynowych.
Na początku propozycje obejmują tylko indeksy z uporządkowanymi parametrami.
FAQ
Zakupy u dostawców: pytania i odpowiedzi
Nie. Przygotowuje propozycję, którą osoba z zakupów sprawdza i zatwierdza.
Tak, także w różnych układach. Odczytane dane są porównywane z zamówieniem, a różnice trafiają do sprawdzenia.
Tak. Potwierdzone terminy trafiają do ERP, a handlowcy mogą je sprawdzić na telefonie.
Tak. Faktury z KSeF i spoza niego są porównywane z zamówieniem i przyjęciem.
Część ERP ma moduły zakupów. Sprawdzamy, co robi wasz, i automatyzujemy brakujące elementy, np. odczyt potwierdzeń czy informacje dla handlowców.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
W hurtowni sporo czasu handlowców i biura zabiera praca, która nie wymaga wiedzy handlowej: przepisywanie zamówień, składanie ofert, pilnowanie dostaw i płatności. Opisujemy siedem procesów, od których firmy handlowe B2B najczęściej zaczynają automatyzację.
Hurtownie pracują na tysiącach produktów i ogromnej liczbie maili, a to dokładnie ten rodzaj pracy, w którym AI daje dziś wyraźny efekt. Opisujemy, gdzie AI pomaga w handlu B2B, gdzie się myli i jak zacząć z niego korzystać.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera handlowcom i biuru najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym ERP.
