Hurtownie: obsługa zamówień
Biuro obsługi zamówień w hurtowni codziennie przepisuje zamówienia z maili, PDF i notatek z rozmów telefonicznych, zgaduje, o który produkt chodzi klientowi, sprawdza dostępność i odpisuje z terminem. Automatyzujemy tę drogę: zamówienia są odczytywane i dopasowywane do indeksów, sprawdzane z ERP, wprowadzane po kontroli, a klient dostaje potwierdzenie z terminem realizacji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są codziennością, biuro obsługi zamówień przepisuje zamiast obsługiwać klientów.
Hurtownie i dystrybucja
Zamówienia trafiają do systemu z poczty, a zamówienia telefoniczne z prostego formularza wypełnianego przez handlowca lub biuro. Model AI odczytuje z nich pozycje, ilości, dane klienta, adres dostawy i uwagi, niezależnie od układu dokumentu. Następnie dopasowuje nazwy i kody klienta do indeksów w ERP, korzystając z historii wcześniejszych zamówień tego klienta.
Odczytane zamówienie przechodzi kontrolę: czy indeksy istnieją, czy ceny zgadzają się z warunkami klienta, czy towar jest dostępny, czy klient nie przekroczył limitu kupieckiego. Zamówienia bez zastrzeżeń trafiają do ERP automatycznie, a te z wątpliwościami na listę dla biura, z opisem problemu.
Klient dostaje potwierdzenie z dostępnością i terminem realizacji, a w przypadku braków propozycję częściowej realizacji lub zamiennika do decyzji handlowca. Handlowcy widzą dostępność i terminy dostaw na telefonie, bez dzwonienia do biura. Szerzej o samym procesie przyjmowania zamówień piszemy na stronie procesu.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do kanałów zamówień i ERP firmy.
Zamówienia z poczty, formularza i plików w jednym miejscu.
Pozycje, ilości, dane klienta i uwagi z dowolnego układu.
Nazwy i kody klienta dopasowane do indeksów na podstawie historii.
Indeksy, ceny, dostępność i limity kupieckie sprawdzone przed ERP.
Zamówienia bez zastrzeżeń w ERP automatycznie.
Dostępność i termin realizacji dla klienta po wprowadzeniu zamówienia.
Stany i terminy dostaw dostępne na telefonie.
Zamówienia wymagające decyzji z opisem problemu.
Przykładowe przepływy
Od maila klienta do potwierdzenia.
Mail z zamówieniem w PDF
Klient dostaje potwierdzenie w kilka minut, a biuro nie przepisuje dokumentu.
Część pozycji jest niedostępna
Klient wie od razu, co dostanie i kiedy, a handlowiec ma pełną informację.
Przykład z praktyki
Przykład hurtowni, do której codziennie przychodzi kilkadziesiąt zamówień mailowych.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Wprowadzenie | DziśPrzepisywanie pozycja po pozycji. | Po automatyzacjiOdczyt i wprowadzenie po kontroli. |
| Nazwy produktów | DziśSzukanie indeksów po nazwie klienta. | Po automatyzacjiDopasowanie na podstawie historii. |
| Potwierdzenia | DziśWysyłane z opóźnieniem. | Po automatyzacjiZ terminem, kilka minut po zamówieniu. |
| Dostępność | DziśHandlowiec dzwoni do biura. | Po automatyzacjiInformacja w telefonie handlowca. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Jakość odczytu i dopasowania sprawdzamy na waszych zamówieniach, zanim rozwiązanie trafi do zespołu.
Sprawdzamy odczyt i dopasowanie na zanonimizowanej próbce zamówień od kilku klientów.
Od wasKilkadziesiąt przykładowych zamówień i dostęp do danych produktów.
Ustalamy kontrole, zasady wyjątków, treść potwierdzeń i połączenie z ERP.
Od wasAkceptacja zasad.
Budujemy przepływ i testujemy go na zamówieniach wybranych klientów równolegle z obecnym sposobem.
Od wasOsoba z biura porównująca wyniki.
Włączamy kolejnych klientów i pilnujemy jakości dopasowania.
Od wasUwagi biura.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża dział handlowy i obsługę zamówień, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od zamówień największych klientów.
Dla firm, które chcą skończyć z przepisywaniem.
Dla firm, które chcą szybciej informować klientów.
Dla firm, które chcą odciążyć także handlowców.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po teście na waszych zamówieniach. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Zły produkt w zamówieniu.
Dopasowania z niską pewnością trafiają do biura, a poprawki są uwzględniane przy kolejnych zamówieniach klienta.
Błędna cena w zamówieniu klienta.
Kontrola z warunkami klienta w ERP i oznaczanie rozbieżności do wyjaśnienia.
Zamówienie klienta z zaległościami trafi do realizacji.
Kontrola limitu kupieckiego i decyzja handlowca lub działu finansów.
Przestój automatyzacji.
Monitoring i możliwość przejścia na ręczne wprowadzanie bez utraty zamówień.
FAQ
Obsługa zamówień i dostępność: pytania i odpowiedzi
Nie. Platforma B2B obsługuje klientów, którzy z niej korzystają. Automatyzacja obsługuje zamówienia, które przychodzą mailem, telefonicznie i w plikach.
Tak, na podstawie historii zamówień klienta i danych produktów. Niepewne dopasowania trafiają do sprawdzenia.
Tak, przez API, import plików lub bazę danych, zależnie od możliwości systemu. Sprawdzamy to przy przeglądzie.
Handlowiec lub biuro wypełnia prosty formularz, a zamówienie przechodzi tę samą kontrolę i trafia do ERP.
Strona procesu opisuje przyjmowanie zamówień w każdej firmie. Tu opisujemy obsługę zamówień w hurtowni, z dopasowaniem produktów, dostępnością i pracą handlowców.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Wiele hurtowni wdraża platformę B2B, a i tak dostaje dużą część zamówień mailem. Wyjaśniamy, kiedy platforma B2B jest dobrym wyborem, kiedy lepiej sprawdzi się automatyzacja zamówień z maili i jak połączyć oba rozwiązania.
Hurtownie pracują na tysiącach produktów i ogromnej liczbie maili, a to dokładnie ten rodzaj pracy, w którym AI daje dziś wyraźny efekt. Opisujemy, gdzie AI pomaga w handlu B2B, gdzie się myli i jak zacząć z niego korzystać.
W hurtowni sporo czasu handlowców i biura zabiera praca, która nie wymaga wiedzy handlowej: przepisywanie zamówień, składanie ofert, pilnowanie dostaw i płatności. Opisujemy siedem procesów, od których firmy handlowe B2B najczęściej zaczynają automatyzację.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera handlowcom i biuru najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym ERP.
