Firmy serwisowe: zgłoszenia
Klient dzwoni, że urządzenie nie działa. Nie zna modelu, nie pamięta, kiedy był przegląd, a objawy opisuje po swojemu. Dyspozytor dopytuje, zapisuje na kartce, a serwisant jedzie bez części. Automatyzujemy przyjmowanie zgłoszeń: klient zgłasza usterkę przez prosty formularz ze zdjęciem, system łączy zgłoszenie z urządzeniem i historią, ocenia pilność, a klient dostaje potwierdzenie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, dyspozytor spędza dzień na telefonie.
Firmy serwisowe i instalacyjne
Klient zgłasza usterkę przez formularz na stronie, z linku w wiadomości lub z kodu QR na urządzeniu: opis objawów, zdjęcie urządzenia i tabliczki znamionowej, dostępność. Zgłoszenia mailem i SMS-em trafiają do tego samego miejsca, a AI porządkuje ich treść według tych samych pól.
System łączy zgłoszenie z klientem i urządzeniem: model, data montażu, ostatni przegląd, wcześniejsze naprawy, umowa serwisowa. AI może odczytać model ze zdjęcia tabliczki i ocenić pilność z opisu, np. odróżnić brak ogrzewania zimą od głośnej pracy urządzenia.
Pilne zgłoszenia trafiają od razu do dyspozytora, także SMS-em. Pozostałe czekają na zaplanowanie w kolejce. Klient dostaje potwierdzenie przyjęcia z informacją, kiedy może spodziewać się kontaktu.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzaju urządzeń i klientów.
Objawy, zdjęcia i dostępność, ze strony, linku lub kodu QR.
Zgłoszenia z maili i SMS-ów w tym samym miejscu.
Model i numer seryjny, także ze zdjęcia tabliczki.
Montaż, przeglądy i naprawy przy zgłoszeniu.
Ocena z opisu, pilne od razu do dyspozytora.
Informacja, czy zgłoszenie jest objęte umową lub gwarancją.
Klient wie, że zgłoszenie dotarło i co dalej.
Zgłoszenia według urządzeń, klientów i rodzajów usterek.
Przykładowe przepływy
Od zgłoszenia do zlecenia.
Klient wypełnia formularz o 21:00
Pilna sprawa nie czeka do rana.
Firma zgłasza usterkę klimatyzacji w biurze
Dyspozytor widzi, że obowiązuje termin z umowy.
Przykład z praktyki
Przykład firmy serwisującej kotły i pompy ciepła.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Kanały | DziśTelefon, mail, SMS. | Po automatyzacjiJedno miejsce. |
| Dane urządzenia | DziśDopytywanie. | Po automatyzacjiZe zdjęcia tabliczki. |
| Historia | DziśW papierach. | Po automatyzacjiPrzy zgłoszeniu. |
| Klient | DziśDzwoni z pytaniem. | Po automatyzacjiDostaje potwierdzenie. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od formularza i rejestru zgłoszeń.
Sprawdzamy kanały zgłoszeń i informacje, których brakuje serwisantom.
Od wasRozmowa z dyspozytorem i serwisantem.
Projektujemy formularz, zasady pilności i treści wiadomości.
Od wasAkceptacja projektu.
Budujemy formularz i przepływy, testujemy je na nowych zgłoszeniach.
Od wasDyspozytor oceniający zgłoszenia.
Rozwijamy zasady i raporty.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro i serwisantów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od formularza i potwierdzeń.
Dla firm, które chcą dostawać komplet informacji.
Dla firm z bazą urządzeń klientów.
Dla firm z dużą liczbą zgłoszeń.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Pilna awaria zostanie uznana za zwykłą.
Klient może sam oznaczyć zgłoszenie jako pilne, a lista objawów awaryjnych zawsze trafia do dyspozytora.
Klient nie skorzysta z formularza.
Telefony i maile trafiają do tego samego rejestru.
Błędnie odczytany model.
Odczyt sprawdza dyspozytor lub serwisant.
Zgłoszenie zginie po godzinach.
Dyżury i powiadomienia SMS dla pilnych spraw.
FAQ
Zgłoszenia serwisowe: pytania i odpowiedzi
Nie. Wystarczy formularz w przeglądarce, z linku lub kodu QR na urządzeniu.
Dyspozytor wpisuje zgłoszenie do tego samego formularza, a dalsze kroki działają tak samo.
Może ocenić pilność i podpowiedzieć możliwe przyczyny. Diagnozę stawia serwisant.
Z bazy zleceń i protokołów. Jeśli jej nie ma, budujemy ją razem z wdrożeniem.
Tak. System pokazuje termin reakcji z umowy i przypomina, gdy się zbliża.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada klientom na stronie i w Messengerze o każdej porze.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęAutomatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
W firmie serwisowej pieniądze zarabia się u klienta, a traci w biurze: na telefonach, przestawianiu grafiku, przepisywaniu protokołów i fakturach wystawianych po tygodniu. Opisujemy siedem procesów, od których serwisy i firmy instalacyjne najczęściej zaczynają automatyzację.
Serwisant zna urządzenia, ale nie zna na pamięć kilkuset instrukcji i historii każdej naprawy. AI może mu w tym pomóc, w terenie i bez szukania po folderach. Opisujemy, jak to działa, gdzie są granice i od czego zacząć.
Wiele firm serwisowych zaczyna porządkowanie pracy od zakupu programu. Czasem to dobry wybór, czasem po roku firma nadal przepisuje dane, tylko w innym miejscu. Opisujemy, jak podjąć tę decyzję i jak połączyć gotowy program z automatyzacją.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czym zajmuje się wasz serwis, ilu macie serwisantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
