Firmy serwisowe: planowanie wizyt
Rano grafik jest gotowy, o dziesiątej przychodzi pilna awaria, o jedenastej klient odwołuje wizytę, a serwisant utknął w korku. Dyspozytor przestawia wszystko ręcznie i dzwoni do klientów. Automatyzujemy planowanie wizyt: system podpowiada terminy według pilności, umiejętności i lokalizacji serwisantów, klienci potwierdzają wizyty sami, a zmiany trafiają do wszystkich zainteresowanych.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, dyspozytor gasi pożary zamiast planować.
Firmy serwisowe i instalacyjne
Każdy serwisant ma w systemie swoje umiejętności, uprawnienia, obszar pracy i kalendarz. Każde zlecenie ma pilność, przewidywany czas, wymagane umiejętności i adres. Na tej podstawie system podpowiada dyspozytorowi, kto i kiedy może pojechać, uwzględniając odległości między wizytami.
Klient dostaje propozycję terminów i potwierdza jeden z nich, a dzień wcześniej przypomnienie z informacją, kto przyjedzie. Rano serwisant ma listę zleceń z adresami, danymi urządzeń i historią.
Gdy pojawia się pilna awaria albo klient odwołuje wizytę, system podpowiada zmiany, a po akceptacji dyspozytora informuje serwisanta i klientów, których zmiana dotyczy. Ostateczny grafik zawsze ustala dyspozytor.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do liczby serwisantów i rodzaju zleceń.
Umiejętności, uprawnienia, obszar i kalendarz.
Według pilności, umiejętności i odległości.
Klient potwierdza jeden z proponowanych terminów.
Dzień wcześniej, z informacją, kto przyjedzie.
Lista zleceń z adresami, urządzeniami i historią.
Podpowiedzi przy awariach i odwołaniach.
Klient dostaje wiadomość, gdy serwisant się spóźnia.
Zlecenia i czas pracy według serwisantów.
Przykładowe przepływy
Od zlecenia do wizyty.
Zgłoszenie gotowe do zaplanowania
Termin ustalony bez kilku telefonów.
Zgłoszenie oznaczone jako pilne
Zmiana w grafiku bez dzwonienia do wszystkich.
Przykład z praktyki
Przykład firmy z kilkunastoma serwisantami w jednym województwie.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Grafik | DziśArkusz i telefony. | Po automatyzacjiPodpowiedzi i akceptacja dyspozytora. |
| Dojazdy | DziśPrzez całe miasto. | Po automatyzacjiWizyty pogrupowane według okolicy. |
| Klienci | DziśZapominają o wizycie. | Po automatyzacjiPotwierdzenie i przypomnienie. |
| Zmiany | DziśTelefon do każdego. | Po automatyzacjiAutomatyczne informacje po akceptacji. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od profili serwisantów i przypomnień dla klientów.
Sprawdzamy, jak dziś powstaje grafik i jakie zasady stosuje dyspozytor.
Od wasRozmowa z dyspozytorem.
Przygotowujemy profile serwisantów i zasady planowania.
Od wasWeryfikacja profili.
Budujemy podpowiedzi i powiadomienia, testujemy je z częścią zespołu.
Od wasDyspozytor i serwisanci w teście.
Włączamy cały zespół i dopracowujemy zasady.
Od wasUwagi dyspozytora.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro i serwisantów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od potwierdzeń i przypomnień.
Dla firm, które chcą ograniczyć nieudane wizyty.
Dla firm z wieloma serwisantami.
Dla firm z dużą liczbą pilnych zleceń.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Podpowiedź pominie ważną okoliczność.
Ostateczny grafik ustala dyspozytor, który zna sytuację.
Klient nie potwierdzi terminu.
Przypomnienie, a potem telefon dyspozytora.
Serwisanci poczują się kontrolowani.
Zasady i zakres danych ustalamy z zespołem, a lokalizacji nie śledzimy bez potrzeby i zgody.
Zbyt optymistyczne czasy wizyt.
Czasy uczymy się na podstawie protokołów i korygujemy.
FAQ
Planowanie wizyt serwisantów: pytania i odpowiedzi
Podpowiada terminy i zmiany. Ostateczny grafik zatwierdza dyspozytor.
Nie jest to konieczne. Wystarczy adres zlecenia i plan dnia. Jeśli firma korzysta z lokalizacji, robimy to zgodnie z zasadami i zgodą pracowników.
Tak, spośród terminów zaproponowanych przez system i zatwierdzonych przez firmę.
Tak, plan dnia może trafiać do kalendarzy, z których korzystacie.
Tak, raport pokazuje zlecenia i czas pracy według serwisantów.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Wiele firm serwisowych zaczyna porządkowanie pracy od zakupu programu. Czasem to dobry wybór, czasem po roku firma nadal przepisuje dane, tylko w innym miejscu. Opisujemy, jak podjąć tę decyzję i jak połączyć gotowy program z automatyzacją.
W firmie serwisowej pieniądze zarabia się u klienta, a traci w biurze: na telefonach, przestawianiu grafiku, przepisywaniu protokołów i fakturach wystawianych po tygodniu. Opisujemy siedem procesów, od których serwisy i firmy instalacyjne najczęściej zaczynają automatyzację.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czym zajmuje się wasz serwis, ilu macie serwisantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
