Firmy serwisowe: protokoły
Serwisant wypełnia protokół na papierze, klient podpisuje, kartka trafia do biura po kilku dniach, a biuro przepisuje ją do systemu i na fakturę. Część protokołów jest nieczytelna, część niekompletna, a zdjęcia zostają w telefonie serwisanta. Automatyzujemy protokoły: serwisant wypełnia formularz na telefonie, klient podpisuje na ekranie, protokół trafia do klienta i do biura, a faktura jest gotowa do sprawdzenia.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, protokoły opóźniają faktury i rodzą spory.
Firmy serwisowe i instalacyjne
Serwisant otwiera zlecenie na telefonie. Dane klienta, adres i urządzenie są już wpisane. Uzupełnia wykonane prace, użyte części z listy, pomiary, zdjęcia przed i po, uwagi. Opis prac może nagrać głosowo, a AI zamieni go na tekst w protokole.
Klient podpisuje protokół na ekranie telefonu i dostaje go mailem. Protokół trafia do zlecenia w bazie razem ze zdjęciami. Części są odpisywane ze stanu w samochodzie serwisanta.
Na podstawie protokołu i cennika system przygotowuje fakturę w programie do faktur. Biuro ją sprawdza i wysyła, a faktura trafia do KSeF. Zlecenia objęte gwarancją lub umową serwisową są oznaczone i rozliczane według ich zasad.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzajów prac i urządzeń.
Prace, części, pomiary i uwagi, bez instalowania aplikacji.
Klient, adres i urządzenie wpisane automatycznie.
Przed i po, zapisane przy zleceniu.
Notatka głosowa zamieniona na opis prac.
Na ekranie telefonu, z datą i godziną.
Protokół w mailu zaraz po wizycie.
Odpis ze stanu w samochodzie serwisanta.
Z protokołu i cennika, do sprawdzenia przez biuro.
Przykładowe przepływy
Od wizyty do faktury.
Serwisant kończy naprawę
Faktura wychodzi tego samego dnia.
Serwisant zamyka zlecenie gwarancyjne
Dokumenty do rozliczenia gwarancji kompletne od razu.
Przykład z praktyki
Przykład firmy instalacyjnej z kilkoma ekipami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Protokół | DziśPapier. | Po automatyzacjiTelefon i podpis na ekranie. |
| Do biura | DziśPo kilku dniach. | Po automatyzacjiOd razu. |
| Zdjęcia | DziśW telefonie serwisanta. | Po automatyzacjiPrzy zleceniu. |
| Faktura | DziśPo przepisaniu. | Po automatyzacjiZ protokołu, po sprawdzeniu. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Formularz projektujemy z serwisantami, żeby był szybszy niż papier.
Zbieramy wzory protokołów i sprawdzamy, jak dziś powstaje faktura.
Od wasWzory protokołów i cennik.
Projektujemy formularz i testujemy go z serwisantami.
Od wasSerwisanci oceniający formularz.
Łączymy formularz z bazą zleceń i programem do faktur, testujemy na prawdziwych wizytach.
Od wasBiuro sprawdzające faktury testowe.
Włączamy wszystkich serwisantów i rozwijamy formularz.
Od wasUwagi serwisantów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro i serwisantów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od protokołu i wysyłki do klienta.
Dla firm, które chcą skończyć z papierem.
Dla firm, które chcą szybciej fakturować.
Dla firm z magazynem części.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Brak zasięgu u klienta.
Formularz działa bez internetu i wysyła dane po odzyskaniu połączenia.
Błędna faktura.
Faktura trafia do sprawdzenia przez biuro przed wysłaniem.
Serwisant pominie ważne pole.
Pola wymagane są oznaczone, a formularz nie zamknie się bez nich.
Spór o zakres prac.
Zdjęcia, podpis klienta i godzina zamknięcia zapisane przy zleceniu.
FAQ
Protokoły serwisowe na telefonie: pytania i odpowiedzi
Nie. Formularz działa w przeglądarce telefonu.
Tak, dane zapisują się w telefonie i wysyłają po odzyskaniu połączenia.
Dokumentuje akceptację prac przez klienta. Jeśli potrzebujecie innej formy podpisu, dobieramy ją przy wdrożeniu.
Faktura powstaje automatycznie, ale wysyła ją biuro po sprawdzeniu.
Tak. Formularz odwzorowuje wasz wzór i może go uprościć.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęKrajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Serwisant zna urządzenia, ale nie zna na pamięć kilkuset instrukcji i historii każdej naprawy. AI może mu w tym pomóc, w terenie i bez szukania po folderach. Opisujemy, jak to działa, gdzie są granice i od czego zacząć.
Wiele firm serwisowych zaczyna porządkowanie pracy od zakupu programu. Czasem to dobry wybór, czasem po roku firma nadal przepisuje dane, tylko w innym miejscu. Opisujemy, jak podjąć tę decyzję i jak połączyć gotowy program z automatyzacją.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czym zajmuje się wasz serwis, ilu macie serwisantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
