Firmy budowlane: podwykonawcy
Na budowie pracuje kilkunastu podwykonawców, a każdy ma umowę, polisę, uprawnienia pracowników, protokoły odbioru i faktury. Biuro zbiera to mailem, polisy wygasają niezauważone, a faktura czasem zostaje zapłacona bez protokołu. Automatyzujemy pracę z podwykonawcami: dokumenty trafiają do jednego rejestru, braki i wygasające terminy są widoczne, a faktura przechodzi do akceptacji tylko z kompletem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, firma ryzykuje płatności i odpowiedzialność.
Firmy budowlane
Każdy podwykonawca ma w rejestrze swoją kartę: umowy na poszczególnych budowach, wartość, zakres, polisę, uprawnienia, dokumenty pracowników wymagane na budowie. Podwykonawca przesyła dokumenty mailem lub przez prosty formularz, a system przypisuje je do karty. Braki i wygasające terminy są widoczne i trafiają do podwykonawcy jako przypomnienie.
Protokoły odbioru prac tworzy kierownik budowy na telefonie albo z szablonu. Faktura podwykonawcy, przesłana mailem lub odebrana z KSeF, jest odczytywana i łączona z umową i protokołem. Jeśli protokołu brakuje, faktura nie trafia do akceptacji.
Kierownik akceptuje fakturę jednym kliknięciem, a biuro widzi stan umowy: wartość, zafakturowane, zapłacone, pozostało. Przy rozliczeniu z inwestorem dokumenty podwykonawców są w jednym miejscu.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do liczby podwykonawców i wymagań inwestorów.
Umowy, polisy, uprawnienia i kontakty.
Przesyłane mailem lub formularzem, przypisane do karty.
Przypomnienia o brakach i wygasających dokumentach.
Z telefonu kierownika lub z szablonu.
Odczyt i połączenie z umową i protokołem.
Kierownik akceptuje fakturę w jednym miejscu.
Wartość, zafakturowane, zapłacone, pozostało.
Dokumenty podwykonawców na żądanie.
Przykładowe przepływy
Od umowy do zapłaty.
Podpisanie umowy
Podwykonawca wchodzi na budowę z kompletem dokumentów.
Faktura w skrzynce lub KSeF
Żadna faktura nie zostaje zapłacona bez protokołu.
Przykład z praktyki
Przykład generalnego wykonawcy z kilkunastoma podwykonawcami na budowie.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dokumenty | DziśW mailach. | Po automatyzacjiW karcie podwykonawcy. |
| Terminy | DziśNikt nie pilnuje. | Po automatyzacjiPrzypomnienia. |
| Faktury | DziśCzasem bez protokołu. | Po automatyzacjiTylko z protokołem. |
| Stan umowy | DziśW arkuszu. | Po automatyzacjiNa bieżąco. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od rejestru i listy wymaganych dokumentów.
Sprawdzamy, jakich dokumentów wymagacie i jak dziś obiegają faktury.
Od wasLista dokumentów i wzory protokołów.
Budujemy rejestr i przenosimy dane obecnych podwykonawców.
Od wasWeryfikacja danych.
Łączymy rejestr z pocztą i programem do faktur, testujemy na jednej budowie.
Od wasKierownik i biuro w teście.
Włączamy kolejne budowy.
Od wasInformacja o zmianach wymagań.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro i kierowników budów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od rejestru dokumentów.
Dla firm, które chcą panować nad dokumentami.
Dla firm, które chcą kontrolować płatności.
Dla generalnych wykonawców.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Podwykonawca nie prześle dokumentów.
Przypomnienia i informacja dla kierownika przed wejściem na budowę.
Faktura przypisana do złej umowy.
Niepewne przypisania trafiają do sprawdzenia.
Dane osobowe pracowników podwykonawców.
Dostęp tylko dla osób, które ich potrzebują, i przechowywanie przez wymagany czas.
Płatność bez kontroli.
System przygotowuje akceptację, a przelewy zatwierdza osoba upoważniona.
FAQ
Podwykonawcy i ich dokumenty: pytania i odpowiedzi
Nie. Przesyłają dokumenty mailem lub przez prosty formularz.
Tak. Faktury z KSeF mają dane w uporządkowanej formie, którą łatwo połączyć z umową.
Faktura bez protokołu nie trafia do akceptacji. Decyzję o płatności zawsze podejmuje człowiek.
Tak, rejestr może zawierać listę dokumentów wymaganych przez inwestora i przygotowywać zestawienia.
Tak. Podwykonawca ma jedną kartę z umowami na różnych budowach.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęAutomatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
W wielu firmach budowlanych wynik budowy jest znany dopiero po jej zakończeniu. Opisujemy, jak zorganizować kontrolę kosztów tak, żeby przekroczenia były widoczne w trakcie realizacji, kiedy jeszcze można zareagować.
W firmie budowlanej informacje krążą między budową a biurem przez telefony, maile i komunikatory, a część z nich ginie po drodze. Opisujemy siedem procesów, od których firmy budowlane najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jakie budowy prowadzicie, ilu macie kierowników i podwykonawców i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
