Agencje marketingowe: projekty i rentowność
W wielu agencjach retainery i budżety projektów są ustalone, ale nikt na bieżąco nie zestawia ich z czasem pracy zespołu. Przekroczenia wychodzą na koniec miesiąca albo wcale, a właściciel nie wie, którzy klienci są rentowni. Automatyzujemy tę kontrolę: czas pracy jest zestawiany z retainerami i budżetami, account dostaje alert przed przekroczeniem, a rentowność klientów jest widoczna na bieżąco.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, agencja może pracować więcej, niż klienci płacą.
Agencje marketingowe
Punktem wyjścia jest czas pracy. Jeśli agencja używa narzędzia do ewidencji, łączymy się z nim. Jeśli czas zapisuje się nieregularnie, proponujemy prosty sposób zapisu i przypomnienia, żeby dane były aktualne. Każdy wpis jest przypisany do klienta i projektu lub retainera.
System zestawia czas pracy z budżetami: liczbą godzin w retainerze, budżetem projektu, etapami. Account widzi, ile budżetu zostało, a gdy zbliża się próg, dostaje alert. Może wtedy porozmawiać z klientem o zakresie, zanim agencja zacznie dokładać do projektu. Prace poza zakresem są oznaczane do rozliczenia.
Na tej podstawie właściciel agencji widzi rentowność klientów: przychód zestawiony z kosztem czasu zespołu. Faktury za retainery i projekty powstają w programie do faktur według ustaleń, a prace dodatkowe trafiają na fakturę po akceptacji accounta.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do modeli rozliczeń i narzędzi agencji.
Połączenie z narzędziem do ewidencji albo prosty zapis z przypomnieniami.
Retainery, budżety projektów i etapów w jednym miejscu.
Czas pracy wobec budżetu dla każdego klienta i projektu.
Informacja dla accounta przed przekroczeniem budżetu.
Oznaczenie prac poza zakresem do rozliczenia.
Przychód wobec kosztu czasu zespołu dla każdego klienta.
Retainery, projekty i prace dodatkowe w programie do faktur.
Rentowność, obciążenie zespołu i należności.
Przykładowe przepływy
Od czasu pracy do decyzji i faktury.
Wykorzystanie godzin w retainerze przekracza próg
Agencja wie o przekroczeniu, zanim stanie się stratą.
Zamknięcie okresu rozliczeniowego
Faktury wychodzą szybko, a właściciel widzi wyniki klientów.
Przykład z praktyki
Przykład agencji z kilkudziesięcioma klientami na retainerach i projektach.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Czas pracy | DziśUzupełniany z pamięci na koniec miesiąca. | Po automatyzacjiZapisywany na bieżąco, z przypomnieniami. |
| Budżety | DziśPrzekroczenia widoczne po fakcie. | Po automatyzacjiAlerty przed przekroczeniem. |
| Prace dodatkowe | DziśCzęsto niezafakturowane. | Po automatyzacjiOznaczone i rozliczane. |
| Rentowność | DziśNieznana bez liczenia. | Po automatyzacjiWidoczna na bieżąco. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej agencji.
Wdrożenie
Najważniejsze jest aktualne zapisywanie czasu pracy. Resztę budujemy na tych danych.
Sprawdzamy modele rozliczeń, sposób zapisu czasu pracy i narzędzia.
Od wasRozmowa z właścicielem i accountami.
Ustalamy budżety, progi alertów, sposób oznaczania prac dodatkowych i raporty.
Od wasZestawienie retainerów i budżetów projektów.
Budujemy zestawienia i alerty, testujemy je przez jedno zamknięcie miesiąca.
Od wasOsoba porównująca wyniki z dotychczasowymi wyliczeniami.
Włączamy wszystkich klientów i rozwijamy raporty.
Od wasInformacja o nowych klientach i zmianach budżetów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co zabiera zespołowi czas poza pracą kreatywną, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od czasu pracy i alertów.
Dla agencji, które chcą wiedzieć o przekroczeniach wcześniej.
Dla agencji, które chcą fakturować wszystko, co robią.
Dla właścicieli, którzy chcą zarządzać agencją na danych.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Zespół nie będzie zapisywać czasu.
Prosty sposób zapisu, przypomnienia i pokazanie zespołowi, po co te dane są potrzebne.
Rentowność policzona na złych kosztach.
Koszt godziny ustalamy z właścicielem i aktualizujemy przy zmianach.
Za dużo alertów dla accountów.
Progi ustalamy z zespołem i korygujemy po pierwszych tygodniach.
Zespół odbierze to jako kontrolę.
Dane służą do rozmów o zakresie z klientami i planowania pracy, a nie do oceny pojedynczych osób.
FAQ
Projekty, czas pracy i rentowność: pytania i odpowiedzi
Nie zawsze. Jeśli je macie, łączymy się z nim. Jeśli nie, proponujemy prosty zapis czasu z przypomnieniami w narzędziu, którego już używacie.
Jako przychód od klienta wobec kosztu czasu zespołu, według kosztu godziny ustalonego z właścicielem agencji, oraz kosztów bezpośrednich, jeśli je uwzględniamy.
Nie. Alerty trafiają do accounta, który decyduje, czy i jak porozmawiać z klientem.
Tak. Faktura powstaje w waszym programie do faktur, który wysyła ją do KSeF, albo przez bezpośrednie połączenie z KSeF.
Tak. Budżet godzinowy projektu ryczałtowego pozwala sprawdzić, czy wycena była trafna, i lepiej wyceniać kolejne projekty.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęAutomatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Wiele agencji nie wie, na których klientach zarabia, a na których dokłada, bo czas pracy nie jest zestawiany z przychodami. Opisujemy, jak liczyć rentowność klientów, jakie są typowe pułapki i jak zautomatyzować zbieranie danych.
W agencji marketingowej sporo czasu zespołu idzie na pracę, za którą klient nie płaci wprost: raporty, briefy, akceptacje, rozliczanie godzin. Opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje agencja i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak bezpiecznie korzystać z AI.
