Relacyjna baza danych

Co to jest relacyjna baza danych

W arkuszu wszystko trafia zwykle do jednej, coraz szerszej tabeli. Przy każdym zamówieniu powtarza się nazwa klienta, adres i NIP. Gdy klient zmieni adres, trzeba go poprawić w wielu wierszach, a często w kilku plikach. Relacyjna baza danych działa inaczej. Klienci są w jednej tabeli, zamówienia w drugiej, produkty w trzeciej. Zamówienie nie przechowuje adresu klienta, tylko odwołanie do klienta. Adres zmienia się w jednym miejscu i od razu jest aktualny wszędzie.

Podstawowe pojęcia

• Tabela: zbiór rekordów jednego rodzaju, np. klienci.
• Rekord: jeden wiersz, np. jeden klient.
• Pole: jedna informacja o rekordzie, np. NIP.
• Klucz: niepowtarzalny identyfikator rekordu, np. numer klienta.
• Relacja: powiązanie między tabelami, np. zamówienie należy do klienta, a klient ma wiele zamówień.

Baza danych a arkusz

Arkusz świetnie sprawdza się w analizie i jednorazowych obliczeniach. Gdy staje się systemem, w którym zespół prowadzi klientów, zlecenia czy dokumenty, zaczyna sprawiać problemy. Więcej o tej granicy piszemy w artykule Airtable czy Excel.

Jak to wygląda w praktyce

To przykład ilustracyjny. Firma serwisowa prowadzi zlecenia w arkuszu. Ten sam klient występuje pod trzema nazwami, urządzenia są wpisywane tekstem, a historii serwisu nie da się łatwo odtworzyć. Po przeniesieniu do bazy powstają tabele: klienci, lokalizacje, urządzenia, zlecenia, protokoły. Przy zgłoszeniu serwisant od razu widzi historię urządzenia, a automatyzacja może przypomnieć o przeglądzie, bo wie, które urządzenie należy do którego klienta.

Jak zaprojektować pierwszą bazę

Zacznijcie od spisania obiektów, z którymi pracujecie: klienci, zlecenia, faktury, pracownicy. Dla każdego zapiszcie, jakie informacje są potrzebne i jak obiekty się łączą, np. jeden klient ma wiele zleceń, jedno zlecenie ma wiele faktur. Taka kartka papieru jest już projektem bazy. Dopiero potem wybiera się narzędzie i przenosi dane.

Jakie narzędzie wybrać

Relacyjne bazy danych są wbudowane w większość systemów firmowych, jak ERP czy CRM. Gdy potrzebny jest własny rejestr dopasowany do procesu, dobrym wyborem jest Airtable, który łączy bazę z wygodnym interfejsem. Przy większej skali i wymaganiach technicznych sprawdza się klasyczna baza, np. PostgreSQL, z aplikacją lub narzędziem no-code jako interfejsem.

Bez względu na narzędzie najważniejszy jest dobry projekt tabel i powiązań. Zajmujemy się tym w usłudze projektowanie baz danych, a przeniesieniem danych z arkuszy w usłudze migracja danych.