Co to jest BPMN
Każdy może narysować proces po swojemu, ale wtedy każdy rysunek trzeba tłumaczyć. BPMN ustala wspólny język: konkretny symbol oznacza zdarzenie, inny czynność, jeszcze inny decyzję. Diagram narysowany w BPMN zrozumie analityk, kierownik działu i osoba, która będzie budować automatyzację.
Podstawowe elementy
| Element | Symbol | Znaczenie |
|---|---|---|
| Zdarzenie | Okrąg | Start, koniec lub coś, co się wydarzyło, np. wpłynęła faktura |
| Czynność | Prostokąt z zaokrąglonymi rogami | Praca do wykonania, np. sprawdź fakturę |
| Bramka | Romb | Decyzja lub rozgałęzienie, np. kwota powyżej limitu |
| Przepływ | Strzałka | Kolejność kroków |
| Tor | Pas na diagramie | Osoba, dział lub system wykonujący czynności |
Pełna notacja ma znacznie więcej symboli, ale do opisania większości procesów w małej i średniej firmie wystarczy tych kilka.
Do czego BPMN przydaje się przy automatyzacji
Zanim zautomatyzuje się proces, trzeba wiedzieć, jak wygląda w rzeczywistości. Diagram BPMN pokazuje, gdzie dane są przepisywane, gdzie sprawa czeka na decyzję, ile razy przechodzi między działami i które kroki mają jasne reguły. Na takim diagramie łatwo zaznaczyć, co przejmie workflow, a co zostanie przy ludziach.
Często rysuje się dwa diagramy: stan obecny i stan docelowy po automatyzacji. Różnica między nimi pokazuje zakres wdrożenia i pozwala oszacować oszczędność czasu.
Jak to wygląda w praktyce
To przykład ilustracyjny. Proces urlopowy w diagramie BPMN ma trzy tory: pracownik, przełożony i kadry. Zdarzenie startowe to złożenie wniosku. Bramka sprawdza, czy pracownik ma wystarczającą liczbę dni. Jeśli tak, wniosek trafia do przełożonego, który akceptuje lub odrzuca. Po akceptacji kadry aktualizują ewidencję. Na diagramie stanu docelowego sprawdzenie dni, powiadomienia i aktualizacja ewidencji przechodzą na system, a przełożony tylko akceptuje. Cały proces opisujemy na stronie wnioski urlopowe.
Typowe błędy przy rysowaniu procesów
Najczęstszy błąd to rysowanie procesu tak, jak opisuje go procedura, a nie tak, jak wygląda w praktyce. Drugi to zbyt duża szczegółowość: diagram z setką elementów nikomu nie pomaga. Trzeci to pominięcie wyjątków, które w rzeczywistości zabierają najwięcej czasu, np. faktur bez zamówienia albo wniosków złożonych po terminie.
Czy zawsze trzeba rysować w BPMN
Nie. Przy prostym procesie wystarczy lista kroków. BPMN przydaje się przy procesach z wieloma działami, wyjątkami i decyzjami, gdzie lista kroków przestaje być czytelna. Ważniejsza od notacji jest rozmowa z osobami, które wykonują proces na co dzień, bo to one wiedzą, jak wygląda w praktyce, a nie w procedurze. Jak przygotować mapę procesu, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.
Mapy procesów przygotowujemy podczas audytu procesów biznesowych i w usłudze doradztwo i optymalizacja procesów.
Powiązane hasła
- WorkflowWorkflow to przepływ pracy: ustalona kolejność kroków, osób i decyzji, przez które przechodzi sprawa od początku do końca, na przykład faktura od wpłynięcia do zapłaty.
- SLASLA to uzgodniony poziom obsługi, czyli zobowiązanie, w jakim czasie i z jaką jakością sprawa zostanie obsłużona, na przykład odpowiedź na zgłoszenie w ciągu 4 godzin roboczych albo naprawa w ciągu 2 dni.
- Wyzwalacz (trigger)Wyzwalacz, po angielsku trigger, to zdarzenie, które uruchamia automatyzację, na przykład nowy mail, wysłany formularz, zmiana statusu w CRM albo określona godzina.
W jakich procesach to wykorzystujemy
Jak możemy pomóc
Najczęściej zadawane pytania
W jakim programie rysuje się BPMN?
Jest wiele narzędzi, od prostych edytorów diagramów w przeglądarce po specjalistyczne programy. Do większości potrzeb wystarczy darmowe narzędzie.
Czy diagram BPMN da się zamienić bezpośrednio na automatyzację?
Niektóre systemy wykonują diagramy BPMN. W małych firmach diagram służy raczej jako plan, według którego buduje się przepływ w narzędziu automatyzacji.
Kto powinien rysować procesy?
Najlepiej osoba prowadząca razem z ludźmi, którzy wykonują proces. Sam diagram bez ich udziału zwykle pokazuje procedurę, a nie rzeczywistość.
