Workflow

Co to jest workflow

Workflow, po polsku przepływ pracy, opisuje, jak sprawa przechodzi przez firmę. Ma początek, czyli zdarzenie, które go uruchamia, kolejne kroki wykonywane przez ludzi lub systemy, punkty decyzji i koniec. Workflow istnieje w każdej firmie, nawet jeśli nikt go nie zapisał: faktura przychodzi mailem, ktoś ją sprawdza, ktoś zatwierdza, ktoś płaci.

W narzędziach do automatyzacji słowo workflow oznacza też konkretny, zbudowany przepływ, na przykład w n8n, Make czy Power Automate. Taki przepływ składa się z wyzwalacza, który go uruchamia, i z kolejnych kroków: pobierz dane, sprawdź warunek, zapisz w systemie, wyślij powiadomienie.

Z czego składa się workflow

• Zdarzenie startowe: nowy mail, formularz, zmiana statusu, termin w kalendarzu.
• Kroki: czynności wykonywane po kolei, przez system albo przez człowieka.
• Decyzje: rozgałęzienia, np. faktura powyżej określonej kwoty idzie do dodatkowej akceptacji.
• Role: kto wykonuje lub zatwierdza dany krok.
• Wynik: stan końcowy, np. faktura zaksięgowana i opłacona.

Jak to wygląda w praktyce

To przykład ilustracyjny. Faktura kosztowa przychodzi na wspólną skrzynkę. Workflow odczytuje z niej dane, sprawdza, czy dostawca jest w bazie, przypisuje fakturę do MPK i wysyła ją do akceptacji kierownika działu. Po akceptacji faktura trafia do księgowości i do kolejki płatności. Gdy kierownik nie zatwierdzi faktury w ustalonym czasie, dostaje przypomnienie. Cały proces opisujemy na stronie obieg faktur kosztowych.

Workflow a proces

Te słowa często używa się zamiennie. Proces to szersze pojęcie: opisuje cel i całą pracę wokół niego, łącznie z tym, czego nie da się zautomatyzować. Workflow to konkretna ścieżka kroków. Jeden proces może mieć kilka workflow, na przykład osobny dla faktur zwykłych i osobny dla faktur z zaliczki. Do rysowania procesów używa się często notacji BPMN.

Jak dokumentować workflow

Każdy zbudowany przepływ powinien mieć krótki opis: co go uruchamia, co robi, kto jest jego właścicielem i co się dzieje przy błędzie. Opis może być w tym samym narzędziu, w którym działa przepływ, albo we wspólnym rejestrze automatyzacji. Bez tego po kilku miesiącach nikt nie pamięta, dlaczego przepływ działa tak, a nie inaczej, a każda zmiana w procesie staje się ryzykowna.

Jak zacząć automatyzować workflow

Najpierw trzeba opisać, jak przepływ wygląda dziś: kto co robi, gdzie sprawa czeka najdłużej i gdzie dane są przepisywane ręcznie. Dopiero na takiej mapie widać, które kroki warto oddać systemowi. Jak przygotować mapę, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.

Dobra zasada: automatyzujemy przenoszenie danych, przypomnienia i powtarzalne decyzje według jasnych reguł, a ludziom zostawiamy oceny, wyjątki i kontakt z klientem. Pomagamy w tym w usłudze doradztwo i optymalizacja procesów.