Co zautomatyzować w firmie szkoleniowej? 7 procesów na początek

Firma szkoleniowa sprzedaje wiedzę trenerów. Ale gdy zapytać opiekunów szkoleń, czym zajmują się na co dzień, odpowiedzi rzadko dotyczą programów i trenerów. Słyszymy o przepisywaniu zgłoszeń do arkusza, sprawdzaniu wpłat, wystawianiu faktur, wysyłaniu przypomnień, robieniu certyfikatów w edytorze tekstu i szukaniu list obecności, o które prosi klient.

Ta praca jest potrzebna, ale nie buduje wartości firmy. A rośnie z każdym nowym szkoleniem. Przy kilku szkoleniach w miesiącu da się ją wykonać ręcznie. Przy kilkudziesięciu opiekunowie przestają nadążać, a firma musi zatrudniać kolejne osoby do administracji zamiast do rozwoju oferty.

Poniżej opisujemy siedem procesów, od których firmy szkoleniowe najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.

Jak wybrać pierwszy proces

Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:

• powtarza się przy każdym szkoleniu lub każdym uczestniku,
• ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku,
• zabiera czas opiekunom, którzy mogliby zajmować się klientami i ofertą.

Przed wyborem warto prześledzić jedno szkolenie od zapytania lub zapisu do rozliczenia trenera. Ile osób go dotyka, ile razy dane są przepisywane, ile czasu mija od szkolenia do certyfikatów i faktury? Jak przygotować taką mapę, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.

1. Zapisy, płatności i faktury

Zgłoszenie z formularza trafia do arkusza, ktoś sprawdza wpłatę, wystawia fakturę, dopisuje uczestnika do listy. Przy kilkudziesięciu zgłoszeniach na szkolenie to godziny pracy. Automatyzacja łączy formularz, płatność, fakturę i listę uczestników w jeden przepływ, a zespół zajmuje się wyjątkami: rabatami, zgłoszeniami firmowymi, rezygnacjami. Szczegóły opisujemy na stronie zapisy i płatności.

2. Organizacja szkoleń

Sala, trener, materiały, catering, informacje dla uczestników, link do szkolenia online. Opiekun pilnuje dziesiątek zadań, a jedno zapomnienie psuje szkolenie. Rejestr szkoleń z listą zadań według szablonu, przypomnieniami i automatycznymi informacjami dla uczestników i trenerów sprawia, że organizacja nie zależy od pamięci. Więcej na stronie organizacja szkoleń.

3. Certyfikaty

Certyfikaty tworzone w edytorze tekstu, jeden po drugim, to jedna z najbardziej uciążliwych czynności po szkoleniu. Lista obecności zamknięta na telefonie lub pobrana z platformy online uruchamia generowanie certyfikatów z szablonu firmy i ich wysyłkę. Duplikat po roku to kilka sekund, bo certyfikaty trafiają do archiwum. Opisujemy to na stronie obecność, certyfikaty i ankiety.

4. Ankiety poszkoleniowe

Większość firm zbiera ankiety, ale niewiele z nich korzysta. Wyniki trafiają do arkusza, którego nikt nie analizuje, a trener nie dostaje informacji zwrotnej. Automatyczna wysyłka ankiet, przypomnienia i podsumowanie z AI dla trenera i opiekuna zmieniają ankiety w narzędzie poprawy jakości. Piszemy o tym w artykule ankieta poszkoleniowa.

5. Zapytania i oferty dla firm

Firma pyta o szkolenie zamknięte, a oferta powstaje kilka dni. W tym czasie klient dostaje oferty od konkurencji. Formularz analizy potrzeb, biblioteka programów i szkic oferty przygotowany przez AI pozwalają wysłać ofertę tego samego dnia, a przypomnienia o follow-upie sprawiają, że żadna oferta nie zostaje bez kontaktu. Więcej na stronie zapytania i oferty dla firm i w artykule sprzedaż szkoleń dla firm.

6. Trenerzy i ich rozliczenia

Dostępność zbierana telefonicznie, informacje dla trenera w ostatniej chwili, rozliczenia w arkuszu na koniec miesiąca. Rejestr trenerów z dostępnością, automatyczne potwierdzenia i informacje oraz rozliczenia według stawek odciążają opiekunów i porządkują współpracę. Szczegóły na stronie trenerzy i rozliczenia.

7. Dokumentacja szkoleń

Klient prosi o listę obecności i ankiety, szkolenie dofinansowane wymaga kompletu dokumentów, audytor chce zobaczyć dokumentację z ostatniego roku. Gdy dokumenty powstają przy szkoleniu i trafiają do jego folderu, a braki są widoczne od razu, komplet można przygotować w kilka minut. Opisujemy to na stronie dokumentacja szkoleń.

Jak policzyć, czy się opłaca

Przed wyborem procesu warto zrobić prosty rachunek. Ile szkoleń prowadzi firma w miesiącu i ilu uczestników na nie przychodzi? Ile czasu zajmuje obsługa jednego zgłoszenia, przygotowanie certyfikatów dla jednej grupy, rozliczenie trenerów? Ile zapytań od firm przychodzi i ile kończy się zamówieniem? Już takie szacunki pokazują, gdzie są największe straty.

W firmie szkoleniowej efekt automatyzacji widać też w jakości: uczestnicy dostają informacje na czas, certyfikaty tego samego dnia, klienci firmowi szybkie oferty i komplet dokumentów. To przekłada się na kolejne zamówienia i polecenia. Jak liczyć efekty, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.

Porównanie procesów

Szkolenia online i hybrydowe

Szkolenia online dodają kolejne zadania: linki do spotkań, dostęp do platformy, nagrania, materiały do pobrania. Gdy szkolenia online są częścią oferty, warto od początku uwzględnić je w automatyzacji. Link trafia do uczestnika w ustalonym czasie, obecność może pochodzić z platformy, a nagranie i materiały są wysyłane po szkoleniu tylko do osób, które się zapisały. Przy szkoleniach hybrydowych system rozróżnia uczestników na sali i online i wysyła każdemu właściwe informacje.

Dobrze ustalić też, co dzieje się z danymi uczestników po szkoleniu: jak długo są przechowywane, kto ma do nich dostęp i kiedy są usuwane. Gdy zapisy, listy i ankiety działają automatycznie, takie zasady łatwo wprowadzić w jednym miejscu.

To także porządek, który docenią klienci firmowi pytający o ochronę danych ich pracowników.

Czego nie automatyzować

Automatyzacja w firmie szkoleniowej ma jasną granicę. System może przyjąć zapis, wysłać przypomnienie, wygenerować certyfikat i przygotować szkic oferty. Nie powinien decydować o programie szkolenia, wyborze trenera do trudnego projektu ani o tym, jak odpowiedzieć niezadowolonemu klientowi. To decyzje, które budują reputację firmy.

Narzędzia, które już macie

Większość firm szkoleniowych ma narzędzia, na których można zbudować automatyzację: formularz lub platformę zapisów, operatora płatności, program do faktur, pakiet biurowy, czasem platformę e-learningową i CRM. Problemem jest zwykle brak połączeń. Automatyzacja łączy te narzędzia, zamiast dokładać kolejne. Szersze podejście opisujemy na stronie automatyzacja firmy szkoleniowej.

Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu

Najlepiej zacząć od jednego procesu i kilku szkoleń, przetestować rozwiązanie przez kilka tygodni i dopiero potem rozszerzyć je na wszystkie szkolenia. Opiekunowie powinni brać udział w projektowaniu, bo to oni wiedzą, gdzie tracą czas. Warto też zaplanować wdrożenie poza okresem największej liczby szkoleń.