Biura projektowe: dokumentacja
Projekt budowlany w wersji trzeciej, poprawiony rysunek elewacji, nowy opis techniczny po uwagach: dokumentacja w trakcie projektu zmienia się wielokrotnie. Gdy przekazania idą mailem, inwestor i wykonawca pracują na różnych wersjach, a przy sporze trudno wykazać, co i kiedy zostało przekazane. Automatyzujemy obieg dokumentacji: każdy dokument ma wersję w rejestrze, przekazania idą z rejestru z potwierdzeniem, a poprzednie wersje są oznaczone jako zastąpione.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, wersje dokumentacji są źródłem problemów.
Biura projektowe i architektoniczne
Każdy dokument projektu, rysunek, opis, zestawienie, trafia do rejestru z numerem, nazwą według zasad biura, branżą i wersją. Pliki zostają na dysku biura, a rejestr zapisuje ich położenie i historię. Nowa wersja zastępuje poprzednią, która jest oznaczona jako nieaktualna.
Przekazanie dokumentacji inwestorowi, wykonawcy lub branżyście idzie z rejestru: lista dokumentów z wersjami, lista zmian względem poprzedniego przekazania, link do pobrania. Odbiorca potwierdza odbiór, a potwierdzenie trafia do rejestru. AI może przygotować szkic listy zmian na podstawie notatek projektanta.
Po zakończeniu projektu rejestr pokazuje komplet dokumentacji w ostatnich wersjach i historię przekazań. Archiwum projektu powstaje automatycznie, w uporządkowanej strukturze.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzajów projektów i odbiorców.
Numer, nazwa, branża, wersja, położenie pliku.
Spójne nazwy plików według zasad biura.
Nowa wersja zastępuje poprzednią.
Lista dokumentów, wersji i zmian dla odbiorcy.
Zapis w rejestrze.
Szkic z notatek projektanta.
Przyjęte do rejestru z wersją.
Komplet dokumentacji po zakończeniu projektu.
Przykładowe przepływy
Od nowej wersji do potwierdzonego przekazania.
Projektant zapisuje poprawiony rysunek
Każdy w biurze widzi aktualną wersję.
Kierownik przekazuje dokumentację wykonawczą
Biuro ma dowód, co i kiedy przekazało.
Przykład z praktyki
Przykład biura projektującego obiekty wielobranżowe.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przekazania | DziśMaile z załącznikami. | Po automatyzacjiZ rejestru, z potwierdzeniem. |
| Wersje | DziśNiepewne. | Po automatyzacjiAktualna oznaczona. |
| Zmiany | DziśBez listy. | Po automatyzacjiLista zmian przy przekazaniu. |
| Archiwum | DziśNiekompletne. | Po automatyzacjiAutomatyczne. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Zaczynamy od rejestru dokumentów jednego projektu.
Sprawdzamy strukturę dysku, zasady nazw i sposób przekazań.
Od wasDostęp do dysku i przykładowe przekazania.
Ustalamy rejestr, zasady nazw i wersji, treści przekazań.
Od wasAkceptacja zasad.
Uruchamiamy rejestr na kilku projektach.
Od wasProjektanci w teście.
Włączamy wszystkie projekty.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża projektantów i biuro, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od rejestru i przekazań.
Dla biur, które chcą uporządkować wersje.
Dla biur przekazujących dokumentację wielu odbiorcom.
Dla biur, które chcą kompletnych archiwów.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Plik zmieniony bez nowej wersji.
Zasady zapisu i kontrola zmian na dysku, z informacją dla kierownika.
Odbiorca nie potwierdzi odbioru.
Przypomnienie i informacja dla kierownika projektu.
Lista zmian z AI pominie zmianę.
Lista to szkic, który projektant zatwierdza.
Dostęp do dokumentacji dla niewłaściwych osób.
Linki do pobrania z uprawnieniami i terminem ważności.
FAQ
Dokumentacja i wersje: pytania i odpowiedzi
Warto ustalić zasady nazw i folderów. Pliki zostają na dysku biura.
Tak, rejestr korzysta z plików zapisanych na dysku, niezależnie od programu.
Nie. Dostaje link do pobrania i prośbę o potwierdzenie.
Szkic powstaje z notatek projektanta, a projektant go zatwierdza.
Tak, z ostatnich wersji dokumentów i historii przekazań.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
W biurze projektowym projektanci spędzają dużą część czasu poza projektowaniem: na ofertach, terminach, wersjach dokumentacji, uzgodnieniach i rozliczeniach. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Dyskusja o AI w architekturze kręci się zwykle wokół generowania wizualizacji. Tymczasem największa oszczędność czasu leży gdzie indziej: w tekstach, które architekt pisze codziennie. Opisujemy, w czym AI pomaga, czego nie powinno robić i jak korzystać z niego bezpiecznie.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jakie projekty prowadzicie, ilu macie projektantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu poza projektowaniem. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
