Biura projektowe: czas pracy
Projektanci uzupełniają czas pracy na koniec miesiąca z pamięci, branżyści przysyłają faktury, a o tym, że projekt przekroczył budżet godzin, biuro dowiaduje się po jego zakończeniu. Wtedy nie da się już porozmawiać z inwestorem o pracach dodatkowych. Automatyzujemy czas pracy: godziny są zapisywane na bieżąco, porównywane z budżetem, a kierownik projektu dostaje ostrzeżenie, zanim budżet się skończy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, biuro nie wie, na czym zarabia.
Biura projektowe i architektoniczne
Projektant zapisuje czas pracy przy projekcie i etapie: w prostym formularzu, z kalendarza albo po zakończeniu dnia pracy z podpowiedzią na podstawie spotkań i plików, nad którymi pracował. Zapis zajmuje chwilę, a dane są aktualne.
Każdy projekt ma budżet godzin z oferty, rozpisany na etapy. System porównuje zapisany czas z budżetem i zaawansowaniem prac, a gdy etap zbliża się do budżetu, kierownik projektu dostaje ostrzeżenie. Prace wykonane na prośbę inwestora poza zakresem mogą być oznaczane jako dodatkowe, do rozmowy o rozliczeniu.
Faktury branżystów, z KSeF lub mailem, są przypisywane do projektów. Raport rentowności pokazuje dla każdego projektu wynagrodzenie, koszt czasu pracy zespołu i koszty branżystów. Dane z zakończonych projektów pomagają wyceniać kolejne.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do sposobu rozliczania projektów.
Formularz, kalendarz lub podpowiedź po zakończeniu dnia pracy.
Czas przypisany do etapów.
Z oferty, rozpisany na etapy.
Gdy etap zbliża się do budżetu.
Oznaczone do rozmowy z inwestorem.
Faktury przypisane do projektów.
Wynagrodzenie, czas i koszty według projektów.
Czas realizacji podobnych projektów.
Przykładowe przepływy
Od zapisu czasu do decyzji.
Etap projektu budowlanego wykorzystał większość budżetu godzin
Rozmowa o pracach dodatkowych w trakcie, a nie po projekcie.
Projekt zakończony
Kolejne oferty oparte na danych.
Przykład z praktyki
Przykład pracowni architektonicznej rozliczającej projekty ryczałtowo.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zapis czasu | DziśNa koniec miesiąca. | Po automatyzacjiNa bieżąco. |
| Budżet | DziśPo projekcie. | Po automatyzacjiW trakcie, z ostrzeżeniami. |
| Prace dodatkowe | DziśNierozliczane. | Po automatyzacjiOznaczone. |
| Rentowność | DziśNieznana. | Po automatyzacjiRaport według projektów. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Zaczynamy od prostego zapisu czasu i budżetu dla kilku projektów.
Sprawdzamy, jak dziś zapisujecie czas i rozliczacie projekty.
Od wasRozmowa z właścicielem i projektantami.
Ustalamy sposób zapisu, etapy i zasady ostrzeżeń.
Od wasAkceptacja zasad.
Testujemy na kilku projektach.
Od wasProjektanci w teście.
Włączamy wszystkie projekty i rozwijamy raporty.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża projektantów i biuro, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od zapisu czasu i budżetu.
Dla biur, które chcą widzieć przekroczenia.
Dla biur, które chcą wiedzieć, na czym zarabiają.
Dla biur, które chcą lepiej wyceniać.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Projektanci nie będą zapisywać czasu.
Zapis zajmuje chwilę, a podpowiedzi z kalendarza go ułatwiają.
Poczucie kontroli w zespole.
Zasady ustalamy z zespołem, a dane służą do planowania projektów, nie do oceny osób.
Błędne przypisanie faktury branżysty.
Niepewne przypisania trafiają do sprawdzenia.
Budżet godzin nieaktualny po zmianie zakresu.
Zmiany budżetu zapisuje się z datą i powodem.
FAQ
Czas pracy i rentowność: pytania i odpowiedzi
Nie. Wystarczy zapis po zakończeniu dnia pracy, z podpowiedziami z kalendarza.
Projektujemy je do planowania i rentowności projektów. Zasady wykorzystania ustala biuro z zespołem.
Tak, i są przypisywane do projektów.
Tak, w raporcie według projektów i rodzajów projektów.
Tak, czas realizacji podobnych projektów jest dostępny przy nowych ofertach.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęKrajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Biuro projektowe może mieć pełny portfel zleceń i słaby wynik, bo część projektów przynosi stratę, o której nikt nie wie do końca roku. Opisujemy, jak liczyć rentowność każdego projektu w trakcie jego trwania, jakich danych do tego potrzeba i jak je zbierać bez dodatkowej pracy projektantów.
Wiele biur projektowych wycenia projekty na wyczucie albo na podstawie ceny z poprzedniej oferty. Efekt widać dopiero po zakończeniu projektu, gdy okazuje się, że godzin było znacznie więcej, niż zakładała oferta. Opisujemy, jak wyceniać prace projektowe na podstawie danych i jak opisać zakres, żeby prace dodatkowe dało się rozliczyć.
W biurze projektowym projektanci spędzają dużą część czasu poza projektowaniem: na ofertach, terminach, wersjach dokumentacji, uzgodnieniach i rozliczeniach. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jakie projekty prowadzicie, ilu macie projektantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu poza projektowaniem. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
